O que é uma auditoria de licença de software? Por que ela é importante e como se preparar

Uma auditoria de licença de software é uma análise formal de como uma organização usa seu software para garantir que ele esteja alinhado com os termos de seus contratos de licenciamento. Simplificando, ela compara o que a empresa tem direito de usar (suas licenças adquiridas) com o que está realmente usando.

E essa não é uma situação rara. As auditorias de software estão se tornando mais frequentes a cada ano. De fato, 62% das empresas foram auditadas por um grande fornecedor de software em 2024, um aumento acentuado em relação aos 40% do ano anterior (Unisphere Research).

Com os fornecedores reforçando os controles e os ambientes digitais se tornando mais complexos, manter a conformidade tornou-se uma parte essencial do Gerenciamento de Ativos de TI.

Benefícios de realizar uma auditoria de licença de software

Embora as auditorias de software sejam normalmente conduzidas por fornecedores ou auditores externos, as organizações podem (e devem) adotar uma abordagem proativa por meio de autoauditorias.

Ao revisar regularmente o uso de suas próprias licenças, as empresas podem ficar à frente dos problemas de conformidade e evitar surpresas de última hora. Aqui estão alguns dos principais benefícios de realizar uma autoauditoria:

1. Evitar penalidades caras - Em 2024, 32% das organizações auditadas tiveram que pagar mais de US$ 1 milhão em obrigações relacionadas a licenças, em comparação com apenas 10% no dois anos anteriores. Uma autoauditoria ajuda a identificar problemas de conformidade antes que os fornecedores o façam.
   
   
2. Otimizar o uso e os gastos com licenças - A otimização de licenças de software por meio de autoauditorias pode revelar licenças não utilizadas ou subutilizadas, permitindo que as organizações reduzam o desperdício e realoquem recursos com mais eficiência.
   
   
3. Estar pronto para auditorias de fornecedores - A realização de revisões internas regulares garante que a documentação esteja em ordem e que o uso de licenças esteja correto, tornando as auditorias muito menos estressantes.
   
   
4. Comprovar a conformidade legal e normativa - Em setores com estruturas normativas rígidas, poder demonstrar a conformidade com o licenciamento de software é essencial para auditorias, certificações e para evitar riscos legais.

O processo de auditoria de licenças de software: passo a passo

A realização de uma auditoria de licença de software pode parecer intimidadora, mas não precisa ser. Embora possa ser feita manualmente (especialmente em ambientes menores), o uso de uma ferramenta de auditoria de licenças de software é agora a maneira mais inteligente de automatizar tarefas repetitivas, reduzir erros humanos e economizar tempo.

Se estiver se preparando para uma auditoria externa ou apenas fazendo uma autoverificação proativa, veja a seguir como fazer isso.

1: Defina o escopo da auditoria

Comece determinando exatamente o que a auditoria abrangerá. Você está se concentrando em departamentos específicos, aplicativos em nuvem ou em todo o seu ambiente de software? A definição clara do escopo ajuda a manter as coisas organizadas e evita que o processo se torne desgastante.

2: Crie seu inventário de software

Liste todos os softwares instalados em sua organização. Isso inclui aplicativos de desktop, serviços baseados em nuvem e qualquer coisa usada em ambientes de produção, teste ou desenvolvimento. Não se esqueça de incluir detalhes como números de versão, número de dispositivos e tipos de licença.

3: Reúna a documentação da licença

Agora é hora de comparar o que está instalado com o que você realmente tem direito de usar. Isso significa coletar contratos de licença, registros de compra, faturas e contratos de renovação. Ter tudo isso em um só lugar facilita muito as próximas etapas.

4: Compare o uso com os direitos

Esse é o ponto central da auditoria. Analise o número de usuários ou instalações que cada licença cobre e compare-o com o seu uso real. Quaisquer lacunas (como usar mais licenças do que você possui ou licenças instaladas, mas nunca usadas) devem ser sinalizadas.

5: Identifique os riscos e corrija as lacunas

Depois de identificar as inconsistências, tome providências. Isso pode significar a desinstalação de software não utilizado, a compra de licenças adicionais ou a revisão de como determinadas ferramentas são implementadas. Se você estiver usando excessivamente um determinado produto, talvez seja hora de renegociar seu contrato ou mudar para um modelo de licença diferente.

6: Documente tudo em um relatório de conformidade

Crie um relatório simples que descreva suas descobertas, as medidas tomadas e seu status atual de conformidade. Esse relatório é incrivelmente útil se você enfrentar uma auditoria de fornecedor e é um ponto de referência sólido para auditorias futuras e planejamento de orçamento.

7: Repita o processo regularmente

Trate as auditorias de licenças como parte das rotinas de boas práticas de TI. A execução regular de uma autoauditoria ajuda a evitar surpresas, a manter os custos sob controle e a estar preparado para tudo o que os fornecedores lhe oferecerem.

Boas práticas de auditoria de licenças de software

Depois de passar pelo processo de auditoria, a próxima etapa é incorporar alguns bons hábitos em suas operações. Essas boas práticas recomendadas o ajudarão a manter a conformidade, reduzir os custos desnecessários e estar totalmente preparado para qualquer auditoria de fornecedor que surgir em seu caminho.

1. Mantenha seu inventário de software atualizado

Seus dados de licença são tão bons quanto o seu inventário. Certifique-se de que a sua lista de softwares instalados e de usuários ativos seja atualizada regularmente para refletir novas implementações, desinstalações e mudanças de função em toda a organização.

2. Centralize o Gerenciamento de Licenças

Evite permitir que cada equipe ou departamento gerencie suas próprias licenças em silos. A centralização das compras de software e do rastreamento de licenças ajuda a obter visibilidade, reduzir a duplicação e garantir a conformidade consistente em toda a empresa.

3. Analise cuidadosamente os contratos de licença

Não confie em suposições. Os termos de licenciamento podem variar drasticamente entre os fornecedores (até mesmo entre as versões do mesmo produto). Leia sempre as letras miúdas, especialmente quando se trata de virtualização, definições de usuário e políticas de atualização.

4. Realize autoauditorias regularmente

Não espere que um fornecedor bata em sua porta. A execução de auditorias internas a cada trimestre ou duas vezes por ano ajuda a detectar problemas antecipadamente, otimizar o uso e criar uma trilha de auditoria clara caso você venha a ser formalmente auditado.

5. Use a ferramenta certa para o trabalho

Embora você possa gerenciar as licenças de software manualmente, é muito mais eficiente usar uma ferramenta dedicada de auditoria de licenças de software.

Melhor ainda? Uma solução completa de Gestão de Ativos de TI (ITAM),como a InvGate Asset Management, permite que você gerencie não apenas as licenças, mas toda a sua infraestrutura de TI. Com rastreamento automatizado, insights de conformidade e relatórios centralizados, você pode lidar com as auditorias com confiança e melhorar a visibilidade geral da TI ao mesmo tempo.

O que é um software de auditoria de licenças de software?

O software de auditoria de licenças de software é uma ferramenta desenvolvida para ajudar as organizações a rastrear, gerenciar e manter a conformidade com suas licenças de software. Em vez de verificar manualmente o que está instalado e compará-lo com o que foi adquirido, esse tipo de ferramenta automatiza o processo e mantém tudo organizado em um só lugar.

A solução certa deve tornar as auditorias mais rápidas, tranquilas e menos estressantes. E, o que é mais importante, ela deve ajudá-lo a evitar problemas de conformidade antes que eles aconteçam.

Principais recursos a serem procurados

• Descoberta automática de software - Detecta todos os softwares instalados em sua rede.
• Rastreamento de licenças - Mantém o controle de quantas licenças foram adquiridas e quantas estão sendo usadas.
• Monitoramento de uso - Mostra com que frequência diferentes aplicativos estão sendo realmente usados, para que você possa identificar ferramentas não utilizadas ou subutilizadas.
• Alertas e notificações de conformidade - Avisa quando você corre o risco de uso excessivo ou não conformidade.
• Relatórios prontos para auditoria - Gera relatórios claros com os dados de que você precisa para responder a auditorias de fornecedores com rapidez e precisão.
• Integração com dados de ativos de TI - Para obter visibilidade total do seu cenário de hardware e software.

Se você quiser dar um passo adiante, uma plataforma ITAM como a InvGate Asset Management pode lhe oferecer tudo isso (e muito mais). Ela foi projetada para ajudá-lo a gerenciar todo o seu ambiente de TI, não apenas as licenças, para que você possa manter a conformidade, reduzir o desperdício e fazer um planejamento mais inteligente em todos os aspectos.

Considerações finais

As auditorias de licenças de software não precisam ser uma fonte de estresse. Com as práticas e ferramentas corretas, elas podem se tornar uma oportunidade de limpar seu ambiente de TI, cortar custos desnecessários e ficar à frente dos riscos de conformidade.

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