Automação do desligamento de funcionários: 12 etapas para implementar [+ modelo de fluxo de trabalho]

A automação do procedimento de desligamento de funcionários é um processo essencial para qualquer empresa. Mas sejamos honestos: sem automação, esse processo pode ser demorado, tedioso e propenso a erros. Imagine ter que desativar manualmente o acesso ao sistema, recuperar os ativos da empresa, conduzir entrevistas de desligamento e muito mais, para cada funcionário que está saindo.

Já falamos sobre a integração automatizada de funcionários e agora é hora de falar sobre a automação do desligamento de funcionários. Embora possa ser um pouco negligenciado, o processo de desligamento, também conhecido como offboarding, é igualmente crucial para os departamentos de Recursos Humanos (RH) (e, portanto, para as empresas), principalmente por motivos econômicos e de segurança.

Felizmente, você pode automatizá-lo com o InvGate Service Management e garantir que haja um processo de desligamento estabelecido no caso de um funcionário sair ou ser demitido, e você pode acionar esse protocolo com apenas um clique. Com a nossa solução, você pode criar fluxos de trabalho de desligamento que simplificam a comunicação, automatizam as principais tarefas e garantem a conformidade. Como? É o que estamos prestes a descobrir!

Além disso, criamos um modelo para download gratuito que o guiará ainda mais pelo processo.

O que é offboarding?

O offboarding de funcionários, ou desligamento de funcionários, consiste em formalizar o fim de um relacionamento comercial com um funcionário ou prestador de serviços, o que pode ocorrer como resultado da saída de um funcionário devido a rescisão, demissão ou dispensa. Normalmente, envolve papelada, atividades de gerenciamento de dados e notificações a outros departamentos de sua empresa. É aí que o InvGate Service Management (e sua integração com o InvGate Asset Management) faz a diferença.

Basicamente, durante o processo de desligamento do funcionário a empresa se certifica de que ele não tenha mais acesso aos ativos, sistemas, ferramentas e dados da empresa. Portanto, é uma medida de segurança crítica para proteger as informações de sua empresa contra o acesso não autorizado.

Mas antes de prosseguirmos, é importante mencionar que há outro cenário em que o desligamento de funcionários é essencial: a troca de funções ou de departamentos. A demissão não é o único motivo pelo qual um funcionário pode precisar que suas permissões e equipamentos sejam alterados. As promoções ou qualquer outra mudança no status de um funcionário podem desencadear um processo de desativação (e talvez um processo de integração também).

O que é automação de desligamento de funcionários?

A automação do offboarding de funcionários é o processo de usar a tecnologia para simplificar e automatizar as tarefas envolvidas na saída de um funcionário de uma empresa. Isso pode incluir tarefas como a revogação do acesso ao sistema, a recuperação de ativos da empresa e a notificação dos departamentos de folha de pagamento. Ao automatizar essas tarefas, as empresas podem reduzir o risco de violações de dados, melhorar a conformidade e aumentar a eficiência.

Quando um funcionário sai, o processo de offboarding envolve várias etapas essenciais para garantir uma transição tranquila e proteger a segurança dos dados da organização. As ferramentas de automação podem ajudar a gerenciar essas tarefas com eficiência, garantindo que nada seja esquecido. Por exemplo, o acesso ao sistema pode ser revogado imediatamente e os ativos da empresa, como laptops e licenças de software, podem ser recuperados sem demora. Isso não apenas protege as informações confidenciais, mas também garante que a empresa permaneça em conformidade com as políticas internas e as regulamentações externas.

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Benefícios do procedimento de desligamento de funcionários

A esta altura, você deve estar se perguntando por que seria relevante gastar tempo e recursos com funcionários que estão deixando a empresa. Bem, aqui estão alguns benefícios do desligamento de funcionários a serem considerados:

1. Aumenta a segurança dos dados

Quando os funcionários saem, eles geralmente têm acesso a dados confidenciais da empresa, como registros de clientes, propriedade intelectual e muito mais. Sem um processo adequado de desligamento, esses dados podem estar em risco de exposição.

A automatização do processo de desligamento de funcionários garante que o acesso ao sistema seja revogado imediatamente, reduzindo o risco de violações de dados e de acesso não autorizado. Ao proteger a segurança dos dados da organização, as empresas podem minimizar as chances de perda de dados e proteger informações confidenciais mesmo após a saída de um funcionário.

2. Protege a propriedade intelectual

Durante o período em que um funcionário trabalha na empresa, ele pode criar ou ter acesso a propriedade intelectual (PI) valiosa. A proteção dessa PI é vital para qualquer empresa.

A automação do desligamento de funcionários garante que os ex-funcionários não possam mais acessar aplicativos ou arquivos corporativos que contenham propriedade intelectual. Essa medida protege seus ativos e garante que as informações confidenciais da empresa permaneçam dentro da organização.

3. Limita o acesso a sistemas e software

Um dos principais benefícios da automação do offboarding é que ela limita o acesso a sistemas e softwares. Quando um funcionário deixa a empresa, é essencial revogar seu acesso a informações e sistemas confidenciais para evitar violações de dados e acesso não autorizado. As ferramentas de automação podem ajudar a garantir que esse processo seja concluído de forma rápida e eficiente, reduzindo o risco de ameaças à segurança.

Além de revogar o acesso, a automação pode ajudar a gerenciar a devolução de ativos da empresa, como laptops, dispositivos móveis e licenças de software. Isso garante que toda a propriedade da empresa seja contabilizada e possa ser reatribuída ou desativada conforme necessário. De modo geral, a automação do procedimento de desligamento aumenta a segurança e garante que não haja pontas soltas quando um funcionário sai da empresa.

4. Garante um processo padronizado

Um processo de offboarding bem definido é fundamental para a conformidade, a segurança e as transições tranquilas. A automação desse processo garante que ele seja padronizado, com acionadores de fluxo de trabalho que ativam etapas específicas com base em condições como a data de saída de um funcionário, minimizando o erro humano.

Com a automação, todo o processo de offboarding é tratado de forma consistente, garantindo uma experiência adequada e completa. Não há mais tarefas perdidas ou inconsistências entre departamentos, a automação traz uniformidade a essa importante função.

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A importância de um processo de desligamento tranquilo

Um processo de desligamento tranquilo é crucial para manter um relacionamento positivo com os ex-funcionários e proteger a segurança dos dados da organização. Quando um funcionário deixa a empresa, é essencial garantir que ele seja devidamente desligado para evitar possíveis riscos à segurança. Um processo de desligamento tranquilo também pode ajudar a melhorar a experiência geral do funcionário e reduzir o risco de críticas ou comentários negativos. É por isso que um processo de desligamento tranquilo é fundamental:

1. Empatia pelo funcionário

Gerenciar adequadamente a saída de um funcionário envolve mais do que apenas revogar o acesso ao sistema e recuperar os ativos da empresa. Trata-se também de garantir que o funcionário que está deixando a empresa se sinta respeitado e valorizado, mesmo quando está deixando a organização. Isso pode ter um impacto significativo na reputação da empresa e pode influenciar a forma como os ex-funcionários falam sobre sua experiência com a empresa.

2. Proteção de dados

Além disso, esse processo também ajuda a proteger a segurança dos dados da organização, garantindo que todos os pontos de acesso sejam fechados e que as informações confidenciais sejam protegidas. Ele também garante a conformidade com políticas internas e normas externas, reduzindo o risco de problemas legais.

Ao automatizar o processo de desligamento, as empresas podem garantir que todas as etapas necessárias sejam concluídas de forma eficiente e eficaz, proporcionando uma transição perfeita tanto para o funcionário que está saindo quanto para a organização.

Como automatizar o desligamento de funcionários?

Como em qualquer processo que envolva pessoas, fazê-lo manualmente pode ser desnecessariamente demorado e propenso a erros humanos. Portanto, a automação é uma maneira inteligente de evitar ambos.

Pesquisas sugerem que apenas 32% das organizações têm um processo de desligamento parcialmente automatizado e apenas 5% têm um procedimento de saída de funcionários totalmente automatizado.

Ao automatizar o processo de desligamento de funcionários, você poderá:

• Simplificar o processo.
• Garantir que todas as etapas sejam concluídas correta e prontamente.
• Melhorar a conformidade com as políticas de segurança interna e as normas externas.
• Proteger os dados da sua empresa e garantir uma transição tranquila para os funcionários que estão saindo.

Gerenciamento de Serviços Corporativos e automação de desligamento de funcionários

Não há nada mais irritante para os demais funcionários do que perceber que o funcionário que está saindo esqueceu de compartilhar um documento ou as credenciais de uma plataforma. Além disso, pode ser muito caro descobrir que um funcionário não entregou o equipamento da empresa após sua saída. Mas, ao automatizar todo o processo, tudo isso pode ser facilmente resolvido.

Portanto, a melhor maneira de automatizar a integração de funcionários (ou qualquer outro processo em uma empresa) é por meio do Enterprise Service Management (ESM). O ESM estende as práticas do Gerenciamento de Serviços de TI a outros departamentos, como o de RH. Essa abordagem agiliza o processo e garante que as equipes de RH não percam uma única etapa ao fazer a integração dos funcionários.

Existem softwares específicos para o offboarding de funcionários e ferramentas de automação disponíveis para otimizar o processo de forma eficiente. Mas, aqui está a questão: você pode facilmente expandir o InvGate Service Management do departamento de TI para o departamento de RH (e implementar uma abordagem ESM) para que a equipe possa criar seus próprios fluxos de trabalho de RH. Dessa forma, eles poderão automatizar não apenas o desligamento, mas também a integração e vários outros processos. Ao fazer isso, toda vez que um funcionário deixar a organização (seja para sempre ou para passar para outra função), o mesmo processo será acionado:

• Fazer toda a papelada necessária (seguro de saúde, indenização, etc.).
• Encerrar os usuários, liberar as licenças de software e recuperar as credenciais.
• Restringir o acesso aos escritórios, se necessário.
• Recuperar qualquer equipamento que a empresa tenha fornecido anteriormente.

Benefícios da experiência automatizada para o funcionário

1. Transição suave para funcionários que estão saindo

A automação garante que os funcionários que estão deixando a empresa tenham uma transição tranquila. Desde entrevistas de saída rápidas até a comunicação clara sobre a devolução de ativos de hardware e software, todas as etapas são levadas em conta.

2. Economia de tempo e esforço para as equipes de RH

O desligamento manual é demorado e trabalhoso. A automação economiza o tempo das equipes de RH ao automatizar as tarefas repetitivas, permitindo que elas se concentrem em atividades mais estratégicas, em vez de rastrear os laptops dos ex-funcionários ou garantir que o acesso ao sistema tenha sido revogado.

3. Garantia de conformidade com as políticas da empresa

Garantir a conformidade com as políticas internas e os requisitos legais é fundamental durante o processo de desligamento. Os fluxos de trabalho automatizados garantem que nenhuma etapa seja perdida e que a conformidade seja mantida em todos os estágios, desde a revogação do acesso ao sistema até o preenchimento de toda a documentação necessária.

4. Redução dos riscos de segurança

A automação do processo de offboarding limita o risco de erro humano, reduzindo as chances de falhas nas tarefas que poderiam resultar em violações de segurança. Isso inclui a revogação automática do acesso a sistemas confidenciais, a prevenção da perda de dados e a garantia de que nenhuma informação confidencial seja deixada acessível aos ex-funcionários, protegendo assim a segurança dos dados da organização.

Desafios comuns no desligamento de funcionários

O desligamento de funcionários pode ser um processo complexo e demorado, e há vários desafios comuns que as empresas podem enfrentar. Esses desafios podem incluir:

1. Garantir que todos os ativos da empresa sejam recuperados e contabilizados

O rastreamento e a recuperação de todos os equipamentos e licenças de software de propriedade da empresa podem ser desafiadores, especialmente se o funcionário trabalhava remotamente.

2. Revogar o acesso ao sistema e evitar violações de dados

Garantir que o funcionário que está saindo não tenha mais acesso a nenhum sistema ou dado da empresa é fundamental para proteger informações confidenciais.

3. Gerenciar o processo de desligamento de vários funcionários ao mesmo tempo

Lidar com o processo de desligamento de vários funcionários ao mesmo tempo pode ser desgastante e aumentar o risco de erros.

4. Garantir a conformidade com as leis e os regulamentos relevantes

As empresas devem garantir que o processo de desligamento esteja em conformidade com as políticas internas e as regulamentações externas para evitar problemas legais.

5. Manter um relacionamento positivo com os ex-funcionários

Garantir que o funcionário que está saindo se sinta respeitado e valorizado pode afetar a reputação da empresa e influenciar a maneira como os ex-funcionários falam sobre sua experiência.

Faça o download gratuito do seu modelo de fluxo de trabalho de desligamento de funcionários

Estamos fornecendo um modelo gratuito de fluxo de trabalho de desligamento de funcionários para ajudá-lo a iniciar seu processo sem esforço. Esse modelo foi criado para orientá-lo em cada etapa essencial, garantindo que sua experiência de desligamento seja perfeita e eficaz.

Automatizando o processo de desligamento de funcionários com o InvGate Service Management

O fluxo de trabalho de desligamento de funcionários é projetado para garantir uma transição segura e eficiente quando um funcionário deixa a organização. Esse processo envolve os principais departamentos, como RH, TI e instalações, para garantir que todas as tarefas administrativas, devoluções de equipamentos e revogações de acesso sejam tratadas sem problemas.

Ao seguir esse fluxo de trabalho, a empresa protege as informações confidenciais e garante que todos os ativos sejam contabilizados, ao mesmo tempo em que proporciona uma experiência estruturada de offboarding para o funcionário que está deixando a empresa.

1. Início: o processo começa quando um funcionário é identificado para a transferência. Isso pode ser acionado pela demissão, rescisão ou término do contrato do funcionário.

2. RH - Entrevista de saída: a equipe de RH agenda e conduz uma entrevista de saída com o funcionário. Isso proporciona uma oportunidade de coletar feedback sobre sua experiência e discutir quaisquer questões pendentes, como remuneração final ou benefícios.

3. RH - Tarefas administrativas: após a entrevista de saída, o RH executa várias tarefas administrativas, como atualizar os registros dos funcionários, gerenciar a rescisão dos benefícios e preparar o processamento final da folha de pagamento.

4. Etapa condicional administrativa: segue-se uma etapa condicional para determinar se o funcionário ainda tem acesso aos escritórios. Se o funcionário tiver acesso ao escritório, o fluxo de trabalho continua a revogar seu acesso ao edifício. Se nenhum acesso físico for concedido, prossiga diretamente para as próximas etapas de segurança de TI.

5. Segurança das instalações - Revogar o acesso ao edifício: a equipe de instalações garante que o acesso do funcionário ao edifício seja revogado. Isso inclui a desativação dos crachás de entrada ou a remoção do nome do funcionário das listas de acesso de segurança.

6. Segurança de TI - Desativar contas: a segurança de TI é responsável por desativar as contas digitais do funcionário, como e-mail, sistemas internos e quaisquer ferramentas externas vinculadas à empresa. Essa etapa é essencial para manter a segurança dos dados da empresa.

7. Excluir a conta do Azure AD: a conta do Azure Active Directory do funcionário é excluída, removendo seu acesso aos serviços baseados na nuvem.

8. TI - Recuperar ativos: o departamento de TI inicia o processo de recuperação dos ativos da empresa. Eles garantem que todos os bens da empresa sejam contabilizados e devolvidos em condições aceitáveis.

9. Aprovação - Devolução de equipamentos: os gerentes de TI analisam e aprovam a devolução de qualquer equipamento emitido pela empresa, como laptops, telefones ou cartões-chave.

• Aprovada: a devolução do equipamento é aprovada e o processo passa para a próxima etapa.
• Rejeitada: a devolução do equipamento é negada, as ações necessárias são tomadas e o funcionário é notificado.
• Cancelada: se a solicitação for cancelada, nenhuma outra ação será necessária.

10. Doc - Devolução do equipamento: depois que o equipamento é devolvido, a documentação do ativo é registrada no InvGate Asset Management, observando sua condição e status atual.

11. Ativos: Editar proprietário, status e localização: os detalhes dos ativos devolvidos são atualizados no sistema do InvGate Asset Management, incluindo a propriedade, o status e a localização.

12. E-mail para o gerente de linha: um e-mail automático é enviado ao gerente de linha do funcionário, informando-o de que o processo de desligamento foi concluído e que o funcionário não tem mais acesso aos sistemas ou instalações da empresa.

Esse fluxo de trabalho de desligamento de funcionários garante uma transição tranquila e, ao mesmo tempo, protege os recursos e as informações da empresa, envolvendo RH, TI e instalações em todas as etapas necessárias.

Conclusão

Com a implementação da automação do desligamento de funcionários em sua organização você poderá simplificar e agilizar todo o processo e garantir que todos os funcionários sejam tratados com respeito, justiça e profissionalismo quando saírem. Isso ajudará a sua empresa a proteger seus ativos e dados e, ao mesmo tempo, criará uma boa reputação com funcionários atuais e antigos.

Além disso, você permitirá que o departamento de RH use melhor o seu tempo, especialmente porque 73% do tempo deles é gasto em tarefas administrativas. Nesse contexto, automatizar a integração de funcionários é a maneira mais inteligente de:

• Diminuir a quantidade de papelada.
• Garantir que o processo seja concluído e que a empresa recupere todos os dispositivos, informações e credenciais que lhe pertencem.
• Cumprir as normas de segurança.
• Proteger sua propriedade intelectual.

Por fim, ao usar o InvGate Service Management e o InvGate Asset Management, você terá um software robusto que lhe permitirá automatizar vários processos de RH. Além disso, como ele é integrado a outras áreas da empresa, você não precisará recorrer a outras plataformas para concluir as etapas necessárias do offboarding. E não vamos nos esquecer do dinheiro que você pode economizar com a devolução do software e do hardware do funcionário desligado!

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Perguntas frequentes (FAQs)

1. O que é automação de desligamento de funcionários?

A automação do desligamento de funcionários usa ferramentas para automatizar tarefas como a revogação do acesso ao sistema e a recuperação de ativos da empresa quando um funcionário sai.

2. Por que a segurança dos dados é importante no desligamento de funcionários?

A segurança dos dados é crucial para evitar violações de dados e acesso não autorizado a informações confidenciais após a saída de um funcionário.

3. Como a automação pode proteger a propriedade intelectual?

A automação garante que os ex-funcionários não possam mais acessar sistemas que contenham propriedade intelectual confidencial, protegendo os ativos da empresa.

4. Quais são os benefícios de usar o InvGate Service Management para o procedimento de desligamento de funcionários?

O InvGate Service Management agiliza o processo de desligamento, garantindo que o acesso ao sistema seja revogado, os ativos sejam recuperados e a conformidade seja mantida, tudo a partir de uma única plataforma.

5. Como a automação melhora o processo de desligamento?

A automação padroniza o processo, reduz o erro humano, economiza tempo e garante que todas as etapas necessárias sejam seguidas durante o desligamento.