Como criar um fluxo de trabalho de onboarding de funcionários impecável [+ modelo gratuito]

A integração de funcionários, também conhecido como onboarding, pode ser um pesadelo logístico se o processo não for bem planejado. Para isso, é fundamental criar um fluxo de trabalho de integração eficiente. Afinal de contas, você quer que seus novos contratados permaneçam na empresa e prosperem, e não que fujam para as colinas.

Para ajudar nesse processo, este artigo aborda as nuances do desenvolvimento de um processo de integração eficaz, utilizando especificamente os recursos do InvGate Service Management.

Aqui, você descobrirá como configurar e personalizar seus processos de integração para garantir que eles sejam contínuos, diretos e sem estresse.

Vamos ao que interessa.

Employee Onboarding Automation: How to Set up an HR Workflow

Tabela de conteúdo

• O que é integração de funcionários?
• Por que você precisa de um fluxo de trabalho de integração?
• Baixe seu modelo gratuito de fluxo de trabalho de integração.
• Projetando seu processo de integração

O que é o onboarding de funcionários?

O onboarding de funcionários é um processo estruturado que consiste em integrar um novo funcionário em uma organização e prepará-lo para começar a trabalhar. Inclui o estabelecimento das ferramentas, informações e relacionamentos necessários para que os novos contratados comecem a trabalhar com eficiência.

Um ótimo processo de onboarding faz mais do que apenas mostrar a eles o caminho a seguir. Ele aumenta a satisfação dos funcionários, reduz as taxas de rotatividade e aumenta a produtividade. Porque quando os novos contratados se sentem verdadeiramente bem-vindos, valorizados e preparados, eles ficam animados para contribuir e ansiosos para se destacar.

E, o que é mais importante, isso ajuda a cultivar um senso de pertencimento e propriedade desde o início. É isso que transforma um novato em um ativo de longo prazo.

Por que você precisa de um fluxo de trabalho de onboarding?

Um fluxo de trabalho de onboarding é crucial para garantir a integração perfeita dos novos funcionários aos sistemas, processos e cultura de sua organização. Basicamente, ele fornece um caminho estruturado para que os novos contratados se familiarizem com suas funções, responsabilidades e ferramentas que usarão, acelerando sua produtividade e autonomia.

Isso também ajuda a promover uma experiência positiva para os funcionários, melhorando as taxas de retenção e o desempenho organizacional geral.

Por outro lado, um fluxo de trabalho de onboarding facilita a conformidade com as políticas organizacionais e as normas do setor, reduzindo o risco de erros e garantindo a consistência das operações.

Por tudo isso, é importante contar com uma plataforma sem código que permita a você obter esses resultados poderosos sem uma curva de aprendizado acentuada. Vamos ser realistas por um momento. Você está no RH porque é bom no que faz (ou seja, gerenciar pessoas, não códigos). Provavelmente, você não imaginou que seu trabalho exigiria lidar com softwares complicados apenas para colocar um novo funcionário em funcionamento.

Com isso em mente, o InvGate Service Management foi projetado com uma interface simples de arrastar e soltar que permite criar, modificar e implementar fluxos de trabalho de integração com facilidade. Abaixo, você encontrará um modelo com as etapas padrão do fluxo de trabalho de onboarding e, com o designer visual do fluxo de trabalho da ferramenta, todos os campos personalizados, alterações e atualizações podem ser implementados rapidamente e sem nenhuma dor de cabeça de programação.

Benefícios da implementação de um fluxo de trabalho de onboarding

Um bom fluxo de trabalho de onboarding é imprescindível se você quer mesmo integrar novos funcionários de forma suave e eficaz em sua organização. Veja como um fluxo de trabalho de onboarding pode fazer uma grande diferença:

• Consistência e confiabilidade: esse fluxo de trabalho de onboarding servirá como o modelo que mantém todos, do RH à TI, no caminho certo. Não há mais variações dependendo de quem cuida do processo. Todos os novos contratados recebem a mesma introdução completa e acolhedora à sua organização, o que significa que todos começam em pé de igualdade, totalmente informados e prontos para trabalhar. Isso estabelece um padrão imediato que diz: "Somos profissionais e nos importamos".
  
  
• Diga adeus aos erros e ao desperdício de tempo: a falta de etapas cruciais, como documentos legais ou configurações de TI, pode atrapalhar o primeiro dia de qualquer pessoa e, francamente, é embaraçoso para todos os envolvidos. Com etapas predefinidas e tarefas automatizadas, a probabilidade de erros diminui drasticamente. Além disso, a automação realmente libera seu tempo. Deixe que o sistema cuide das coisas rotineiras e você poderá se concentrar em fazer com que os novos contratados se sintam em casa.
  
  
• Manter todos informados: não há nada pior do que uma falha de comunicação. Com um fluxo de trabalho de integração bem definido, todas as pessoas relevantes, desde o RH até o gerente direto do novo contratado, são automaticamente informadas. As notificações automatizadas garantem que ninguém perca o que precisa fazer, assegurando que seu novo colega de trabalho tenha todo o apoio necessário desde o início. Você quer garantir uma passagem de bastão tranquila, não um jogo de telefone sem fio.
  
  
• Melhorar os primeiros dias: as primeiras impressões são importantes. Os primeiros dias em um novo emprego podem fazer com que o funcionário tenha uma visão positiva ou negativa da sua empresa. Um processo de onboarding simplificado e intuitivo faz mais do que apenas preencher formulários e configurar e-mails, ele dá boas-vindas calorosas aos novos contratados e os prepara para o sucesso desde o primeiro dia. Esse nível de organização mostra aos novos funcionários que eles são valorizados e que a empresa tem um bom desempenho, o que é crucial para seu envolvimento e satisfação.
  
  
• Aceleração rápida: ninguém contrata apenas para preencher uma vaga. Você precisa de membros ativos e produtivos na equipe, e precisa que eles estejam prontos rapidamente. Um fluxo de trabalho de integração abrangente garante que todos os aspectos administrativos, técnicos e sociais estejam em ordem, de modo que os novos contratados não estejam apenas esquentando os bancos, mas contribuindo significativamente para suas metas sem atrasos indevidos.

Baixe seu modelo de fluxo de trabalho de onboarding

É hora de fazer o download gratuito do seu modelo de fluxo de trabalho de onboarding! Este documento reflete uma versão estática do processo incorporado no InvGate Service Management, fornecendo uma estrutura confiável que você pode personalizar de acordo com as necessidades específicas da sua organização.

O modelo descreve cada etapa do processo de onboarding e serve como um guia prático para implementar um programa eficaz.

Projetando seu processo de onboarding em 13 etapas

Com o InvGate Service Management, a configuração de um fluxo de trabalho de onboarding envolve vários componentes-chave, cada um projetado para simplificar e automatizar o máximo possível do processo.

Vamos detalhar os principais passos para complementar seu modelo:

1. Início:
   O processo é iniciado quando um novo funcionário é formalmente contratado. Esse gatilho pode vir de um módulo de recrutamento dentro do mesmo sistema ou de um gatilho externo, como uma atualização do sistema de RH que confirma a contratação.
   
   
2. Gerente de linha:
   O gerente de linha preenche um formulário que captura informações essenciais sobre o novo contratado, como especificações do cargo, alocação da equipe e necessidades de acesso inicial. Essa etapa garante que todos os dados relevantes necessários para configurar o espaço de trabalho e o acesso do funcionário sejam coletados no início do processo.
   
   
3. Aprovação do RH:
   Ponto de decisão em que o RH analisa as informações enviadas pelo gerente de linha para garantir que estejam em conformidade com as políticas da empresa e as necessidades do cargo. Eles têm autoridade para:
   

   Aprovar: seguir em frente com a integração.

   Rejeitar/Cancelar: interromper o processo de integração se houver discrepâncias ou se a contratação precisar ser reavaliada.

4. Enviar dados para a ADP (serviço web):
   Após a aprovação do RH, as informações do funcionário são automaticamente enviadas à ADP para registro na folha de pagamento e nos benefícios. Essa etapa usa uma integração de serviço da Web para transferir dados de forma segura e precisa, garantindo que todas as configurações legais e relacionadas à remuneração sejam tratadas com eficiência.
   
   
5. Tarefas de registro do RH:
   O RH é encarregado de várias ações de acompanhamento, como finalizar contratos de trabalho, inscrever o novo contratado em programas de benefícios e inseri-lo nos sistemas internos de RH. Cada tarefa é rastreada até a conclusão para manter a supervisão e garantir que nada seja esquecido.
   
   
6. Envio de informações de TI (formulário):
   O departamento de TI ou o novo funcionário envia informações críticas de configuração tecnológica por meio de um formulário. Isso inclui preferências de hardware, necessidades de software e requisitos especiais de acesso para garantir que o ambiente de TI esteja preparado antes de o funcionário começar a trabalhar.
   
   
7. Criar conta do Azure AD (serviço web):
   Cria automaticamente uma conta do Azure Active Directory para o novo funcionário. Essa etapa é crucial, pois fornece ao funcionário uma identidade exclusiva no ecossistema de tecnologia da organização, facilitando o acesso a e-mail, recursos de rede e aplicativos.
   
   
8. Tarefas de integração de TI:
   A TI executa uma série de tarefas para preparar o espaço de trabalho digital do novo funcionário. Isso inclui a instalação do software necessário, a configuração do hardware e a garantia de que o acesso à rede e aos dados esteja em conformidade com as políticas de segurança.
   
   
9. Criar evento de calendário (serviço web):
   Agenda automaticamente as reuniões iniciais, como apresentações, sessões de treinamento e outros eventos importantes da primeira semana no calendário da empresa. Isso ajuda a estruturar os primeiros dias do novo contratado e garante que todas as partes relevantes sejam informadas.
   
   
10. Nova contratação:
    Confirmar o recebimento do equipamento:
    Depois que a configuração do equipamento estiver concluída, o novo contratado (ou seu gerente) deverá confirmar que todo o equipamento fornecido está em boas condições e atende aos requisitos do trabalho.

    Aprovado: o processo continua.

    Rejeitado/Cancelado: aciona uma tarefa para que a TI analise e corrija quaisquer problemas com o equipamento.

11. Ativo:
    Atribuir proprietário, status e localização:
    Essa etapa envolve o registro do novo equipamento com o nome do novo funcionário no sistema de Gestão de Ativos e a atualização do status como ativo. Se houver problemas com o equipamento, um incidente é registrado e ações são tomadas para resolvê-lo.
    
    
12. Enviar e-mail ao gerente de linha após a conclusão:
    Envia um e-mail automatizado para o gerente de linha para confirmar que o processo de integração foi concluído ou para notificá-lo sobre qualquer problema pendente que possa atrasar o início efetivo da nova contratação.
    
    
13. Fim:
    Essa etapa final significa o fim do fluxo de trabalho de integração. Nesse ponto, o novo funcionário é considerado totalmente integrado aos sistemas da empresa e pronto para começar a exercer sua função.

Em resumo

Até agora, você deve ter uma compreensão clara de por que um fluxo de trabalho de onboarding bem definido é essencial para a integração bem-sucedida do funcionário. Um processo robusto não apenas garante uma introdução tranquila para os novos contratados, mas também prepara o terreno para o sucesso e a satisfação futuros deles em sua empresa.

O InvGate Service Management lhe permite personalizar e automatizar seus fluxos de trabalho, alinhando-os perfeitamente com suas necessidades organizacionais. O uso da ferramenta não só simplifica a criação desses fluxos de trabalho, mas também garante que eles sejam eficientes e eficazes.

Ao aproveitar esse modelo gratuito, você pode simplificar ainda mais a configuração do seu fluxo de trabalho de onboarding. Ele foi projetado para ajudá-lo a padronizar o processo de integração, garantindo consistência e eficiência em toda a linha.

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