Os escritórios de advocacia gerenciam a Gestão de Ativos de TI (ITAM) em ambientes onde os riscos são excepcionalmente altos. Os dispositivos atribuídos a advogados que estão deixando o escritório precisam ser recuperados e documentados. As licenças de software para plataformas de pesquisa jurídica, ferramentas de e-discovery e aplicações de prática jurídica precisam ser rastreadas em relação ao uso ativo. E estruturas de conformidade como a ISO 27001 e a SOC 2 exigem um registro rastreável de cada atribuição de ativo. Sem uma plataforma estruturada, o melhor software de Gestão de Ativos para escritórios de advocacia não consegue responder a nenhuma dessas questões de forma confiável.
Este artigo aborda o software de Gestão de Ativos para a infraestrutura tecnológica de escritórios de advocacia: hardware, software e licenças. Ele não aborda plataformas de Gerenciamento de Prática Jurídica (gerenciamento de processos, faturamento, gerenciamento de documentos), que atendem a uma finalidade operacional diferente.
O que torna a Gestão de Ativos de TI particularmente desafiadora no ambiente de um escritório de advocacia?
Advogados e equipe de suporte se deslocam entre escritórios e trabalham remotamente, o que significa que os dispositivos se deslocam constantemente e os registros de ativos ficam fora de sincronia a cada transição. Quando alguém deixa o escritório, o risco não é apenas um laptop perdido. É uma licença não revogada, um dispositivo não recuperado com dados de clientes e uma lacuna na cadeia de custódia que pode vir à tona em uma auditoria de conformidade.
O software acrescenta outra camada de complexidade. Os escritórios de advocacia utilizam stacks densas de software: Microsoft 365, Adobe, plataformas de pesquisa jurídica como Westlaw e LexisNexis, ferramentas de e-discovery, cada uma com seu próprio modelo de licenciamento. Sem visibilidade sobre o que está instalado em comparação com o que é usado ativamente, os escritórios pagam a mais nas renovações ou ficam expostos a riscos de conformidade quando os fornecedores realizam auditorias.
As 5 melhores opções de software de Gestão de Ativos para escritórios de advocacia
1. InvGate Asset Management
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O InvGate Asset Management oferece às equipes de TI de escritórios de advocacia um inventário único e continuamente atualizado de hardware, software e recursos em nuvem. Cada atribuição de ativo é registrada, proporcionando uma cadeia de custódia completa para os dispositivos atribuídos a advogados e funcionários durante todo o tempo em que permanecem no escritório.
O módulo de Conformidade de Software mostra o status de conformidade de cada contrato de licença, comparando as licenças adquiridas com o software detectado em uso. As políticas de autorização complementam isso ao classificar o software como aprovado, em análise ou proibido, com instalações não autorizadas sinalizadas automaticamente.
A Marval O'Farrell Mairal, um dos principais escritórios de advocacia da América Latina, com 650 funcionários e mais de 300 advogados em 25 áreas de atuação, utiliza o InvGate para garantir a conformidade com a norma ISO 27001. Os fluxos de trabalho de devolução de ativos, integrados ao InvGate Asset Management, oferecem rastreabilidade completa nas transferências de dispositivos quando os advogados deixam o escritório. Leia o caso de sucesso completo.
A plataforma está disponível na nuvem (SaaS) e on-premise, com os mesmos recursos em ambos os modelos. Comece uma avaliação gratuita de 30 dias ou fale com a equipe de Vendas para encontrar o plano certo.
2. ServiceNow Hardware Asset Management
De acordo com o site oficial da ServiceNow, o ServiceNow Hardware Asset Management (HAM) automatiza o ciclo de vida do hardware, desde a aquisição até o descarte, utilizando o CMDB (Banco de Dados de Gerenciamento de Configuração) como fonte única de verdade. Cada ação do fluxo de trabalho, aprovação e alteração no estado dos ativos é registrada em um registro imutável, atendendo diretamente aos requisitos de documentação de conformidade que os escritórios de advocacia enfrentam de acordo com as normas ISO 27001 e SOC 2. Para escritórios que já utilizam a ServiceNow para ITSM, o HAM amplia a visibilidade dos ativos para o mesmo ambiente.
O ServiceNow HAM foi projetado para organizações corporativas que já operam na plataforma ServiceNow. Os preços não são divulgados publicamente e exigem uma cotação personalizada.
3. Flexera One
De acordo com o site oficial da Flexera, o Flexera One IT Asset Management reconcilia os direitos de licença de software com os dados reais de instalação e uso para produzir uma posição de licença efetiva (ELP) defensável. A plataforma é certificada pela IBM e verificada pela Oracle. Para escritórios de advocacia que gerenciam stacks complexas que incluem Microsoft, Adobe e ferramentas especializadas de pesquisa jurídica, o Flexera One oferece um nível de otimização de licenças que as ferramentas de ITAM de uso geral não conseguem igualar.
O Flexera One não divulga publicamente seus preços. Os clientes em potencial são orientados a entrar em contato com a equipe de vendas para obter um orçamento.
4. ManageEngine AssetExplorer
De acordo com o site oficial do ManageEngine AssetExplorer, o AssetExplorer abrange o rastreamento de ativos de hardware e software desde a aquisição até o descarte, com descoberta automatizada, Gerenciamento de Licenças de software, rastreamento de ordens de compra e alertas de vencimento de contratos. Ele oferece suporte à implantação na nuvem e no local, o que é importante para empresas com requisitos de residência de dados ou políticas internas de segurança.
De acordo com a página oficial de preços da ManageEngine, a versão na nuvem custa a partir de US$ 1.245 por ano para 250 ativos, e a versão local, US$ 955 por ano. Está disponível uma versão de avaliação gratuita de 30 dias.
5. Lansweeper
De acordo com o site oficial do Lansweeper, o Lansweeper é uma plataforma de inteligência de ativos cibernéticos que descobre e inventaria automaticamente ativos de TI por meio de varredura de rede sem agentes. Para escritórios de advocacia com vários escritórios ou ambientes de trabalho híbridos, ela identifica dispositivos em toda a rede sem exigir agentes em cada terminal, mantendo o inventário atualizado à medida que o ambiente muda. O registro de garantias e o acompanhamento do fim da vida útil estão integrados a cada registro de ativo.
De acordo com a página de preços do Lansweeper, o plano Starter custa a partir de US$ 239 por mês, cobrados anualmente, e inclui 2.000 ativos. Está disponível um período de teste gratuito de 14 dias, sem necessidade de cartão de crédito.
Escolhendo o melhor software de Gestão de Ativos para escritórios de advocacia
O melhor software de Gestão de Ativos para escritórios de advocacia depende do tamanho, das obrigações de conformidade e da complexidade do software.
Escritórios de grande porte que já utilizam a ServiceNow se beneficiam da integração GRC do HAM e dos registros imutáveis. Escritórios com estruturas complexas de licenciamento e sujeitos a auditorias de fornecedores considerarão o Flexera One essencial. Escritórios de médio porte que buscam acompanhamento do ciclo de vida e do software sem preços corporativos encontrarão no ManageEngine AssetExplorer uma opção sólida.
Para escritórios de advocacia que precisam de adoção comprovada no setor jurídico, cadeia de custódia documentada, conformidade de licenças de software e implantação flexível, o InvGate Asset Management atende a todos esses requisitos.
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