Os 9 melhores fluxos de trabalho de TI: otimizando seus processos de negócios [+ modelos gratuitos para download].

A maioria das equipes de TI enfrenta o mesmo problema: muito a fazer e pouco tempo para realizá-lo. Isso geralmente leva a gargalos que prejudicam a produtividade. Trabalhar com fluxos de trabalho e automações de TI é a solução perfeita para esse desafio.

Quando projetada adequadamente, a automação do fluxo de trabalho simplifica os processos, reduz os erros e garante que as tarefas sejam concluídas com precisão e dentro do prazo. A implementação de fluxos de trabalho pode ajudar as organizações a aumentarem a eficiência e criarem um ambiente de trabalho mais produtivo.

Neste artigo, exploraremos os fluxos de trabalho essenciais de TI, incluindo a integração e o desligamento de funcionários, solicitações de mudança, Gerenciamento de Projetos e muito mais, com dicas sobre as etapas a serem seguidas e como implementá-las.

Além disso, você encontrará modelos gratuitos para download para cada um deles, para que possa usá-los e personalizá-los de acordo com as necessidades da sua organização!

Vamos começar!

O que são fluxos de trabalho de TI?

Os fluxos de trabalho de TI são sequências definidas de tarefas ou processos que as organizações seguem para atingir objetivos específicos.

Você pode criar muitas atividades em fluxos de trabalho, desde o tratamento de solicitações de serviço até o Gerenciamento de Liberação. Cada fluxo de trabalho inclui várias etapas, cada uma contribuindo para o processo geral, e geralmente envolve a colaboração entre diferentes equipes ou integrações com vários sistemas.

Por que implementar fluxos de trabalho de TI?

A implementação de fluxos de trabalho de TI estruturados ajuda as organizações a simplificarem as operações e aumentarem a eficiência. Veja a seguir alguns motivos pelos quais eles são essenciais:

• Consistência: os fluxos de trabalho fornecem uma abordagem padronizada aos processos, garantindo que as tarefas sejam sempre concluídas de maneira uniforme.
• Responsabilidade: ao definir claramente as funções e responsabilidades em um fluxo de trabalho, as organizações podem aumentar a responsabilidade e reduzir a confusão.
• Eficiência: os processos simplificados reduzem a redundância e minimizam o tempo gasto em tarefas repetitivas, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades mais importantes.
• Visibilidade: os fluxos de trabalho permitem um melhor rastreamento de tarefas e processos, fornecendo informações sobre métricas de desempenho e áreas de melhoria.
• Escalabilidade: os fluxos de trabalho bem projetados podem ser dimensionados à medida que a organização cresce, adaptando-se ao aumento da demanda sem comprometer a qualidade.

Você também pode gostar

10 exemplos de fluxo de trabalho de help desk para implementar imediatamente

Ler artigo

Uso de editores de fluxos de trabalho sem código

Os editores de fluxos de trabalho sem código, como o que oferecemos com o InvGate Service Management, permitem que as organizações criem e personalizem os fluxos de trabalho sem a necessidade de um amplo conhecimento de programação. Essas plataformas permitem que os usuários:

• Projetar rapidamente os fluxos de trabalho: as interfaces de arrastar e soltar facilitam a criação e a modificação dos fluxos de trabalho de acordo com as necessidades específicas.
• Automatizar processos: a automação de tarefas repetitivas ajuda a reduzir erros humanos e a liberar recursos para iniciativas mais estratégicas.
• Integrar-se aos sistemas existentes: as soluções sem código geralmente podem se conectar a outras ferramentas e sistemas já em uso, simplificando os processos entre plataformas.
• Aprimorar a colaboração: os membros da equipe podem trabalhar juntos no projeto e na implementação do fluxo de trabalho, promovendo uma cultura de colaboração e propriedade compartilhada.

E você não precisa começar do zero! Com o InvGate Service Management, você pode acessar uma biblioteca completa de modelos de fluxo de trabalho.

Esses modelos lhe poupam tempo na configuração inicial com todos os passos essenciais. Além disso, eles são uma base sólida que pode ser personalizada para atender às necessidades específicas de sua organização.

Lista de fluxos de trabalho de TI a serem implementados

A tecnologia evolui rapidamente, assim como sua abordagem para gerenciar as operações de TI. Esses fluxos de trabalho representam soluções inteligentes e direcionadas que abordam os desafios do mundo real enfrentados pelas equipes de TI modernas.

Abaixo, listamos alguns fluxos de trabalho que você pode implementar imediatamente: práticos, adaptáveis e projetados para atender a necessidades organizacionais específicas.

Fluxos de trabalho de RH

As pessoas são o ativo mais valioso de uma organização, e a forma como você gerencia a jornada delas é importante. Os fluxos de trabalho de RH são uma ótima maneira de aumentar a eficiência organizacional e as jornadas individuais dos funcionários, desde o primeiro dia de integração até as etapas finais de desligamento.

Integração de funcionários

O fluxo de trabalho de integração de funcionários prepara o terreno para o sucesso de uma nova contratação. Um processo de integração bem estruturado não apenas faz com que os novos funcionários se sintam bem-vindos, mas também os ajuda a se adaptarem à cultura da empresa e às suas funções.

Etapas:

• Colete informações pessoais e documentação (por exemplo, identificação, formulários de impostos).
• Configure as contas necessárias (e-mail, sistemas internos).
• Atribuia materiais de treinamento e agende sessões de orientação.
• Forneça equipamentos (laptop, telefone, crachás de acesso).

Ao personalizar o fluxo de trabalho de integração, considere adaptar a lista de verificação a diferentes funções ou departamentos, garantindo que cada novo contratado receba informações relevantes. Além disso, a integração de ciclos de feedback para os novos contratados pode melhorar o processo de integração ao longo do tempo.

A integração eficaz pode reduzir significativamente as taxas de rotatividade e melhorar o envolvimento dos funcionários desde o primeiro dia.

Desligamento de funcionários

Um fluxo de trabalho eficaz de desligamento de funcionários pode ajudá-lo a manter uma reputação positiva da empresa e a proteger informações confidenciais.

Etapas:

• Agende uma entrevista de saída para obter feedback.
• Recupere os bens da empresa (laptop, cartões de acesso).
• Desative o acesso a sistemas e contas.
• Forneça a documentação necessária (último contracheque, informações sobre benefícios).

Para o fluxo de trabalho de desligamento, talvez você também queira automatizar lembretes para as próximas tarefas de desligamento, o que também pode garantir a execução oportuna de todas as etapas necessárias.

Um processo de desligamento estruturado promove a boa vontade e aprimora a marca do empregador, mesmo quando os funcionários deixam a empresa.

Solicitação de treinamento

Garantir que sua força de trabalho tenha acesso ao treinamento necessário é crucial para o crescimento individual e organizacional.

Com o fluxo de trabalho de solicitações de treinamento, você pode gerenciar o processo de envio, aprovação e agendamento de solicitações de treinamento de funcionários.

Etapas:

• Permita que os funcionários enviem solicitações de treinamento por meio de um formulário on-line.
• Analise as solicitações quanto à relevância e à aprovação orçamentária.
• Agende sessões de treinamento e comunique os detalhes aos participantes.
• Acompanhe a participação e colete feedback sobre a eficácia do treinamento.

A implementação desse fluxo de trabalho garante que os funcionários recebam o treinamento necessário para desempenhar suas funções com eficiência. Ele também ajuda as organizações a monitorarem os custos de treinamento e o ROI.

Você também pode gostar

Solicitações de treinamento: 7 etapas para agilizar seu fluxo de trabalho de aprovação [+ modelo gratuito]

Ler artigo

Fluxos de trabalho de Gestão de Projetos

Os fluxos de trabalho de Gestão de Projetos fornecem uma estrutura para o planejamento, a execução e o monitoramento de projetos. Esses fluxos de trabalho ajudam as equipes a se manterem alinhadas, acompanharem o progresso e gerenciarem os recursos de forma eficaz.

Solicitação de mudança

Supervisione o processo de criação, revisão e aprovação do processo de mudança organizacional para garantir que todas as mudanças sejam avaliadas quanto ao seu impacto e implementadas de forma controlada.

Etapas:

• Envie uma solicitação de mudança detalhando a mudança proposta e a justificativa.
• Avalie o impacto da mudança nos processos e recursos existentes.
• Analise a solicitação com as partes interessadas para obter feedback e aprovação.
• Implemente a mudança e monitore seus efeitos após a implementação.

Para aprimorar o fluxo de trabalho da solicitação de mudança, você pode definir limites de aprovação com base na escala da mudança, o que pode ajudar a simplificar o processo. A inclusão de uma etapa de avaliação de risco para identificar possíveis problemas também pode levar a uma tomada de decisão mais informada.

Gerenciamento de Liberação

O Gerenciamento de Liberação de software na TI é fundamental para manter a qualidade do serviço e minimizar as interrupções.

Um fluxo de trabalho permite que você supervisione todo o processo de liberação, garantindo que todas as etapas, aprovações e verificações de qualidade necessárias sejam concluídas antes do lançamento. Ter um fluxo de trabalho claro de Gerenciamento de Liberação minimiza os riscos associados às atualizações de software e aumenta a confiabilidade geral do sistema.

Etapas:

• Planeje o cronograma de lançamento e aloque recursos.
• Realize testes e verificações de garantia de qualidade.
• Obtenha as aprovações finais das partes interessadas relevantes.
• Lance o produto e monitore o desempenho para detectar quaisquer problemas imediatos.

Para personalizar ainda mais o fluxo de trabalho de Gerenciamento de Liberação, você pode usar uma lista de verificação para verificações de qualidade específicas para diferentes tipos de produtos. Além disso, a implementação de um processo de coleta de feedback após o lançamento pode apoiar os esforços de melhoria contínua.

Você também pode gostar

Processo de Gerenciamento de Liberação: 11 passos fáceis [+ modelo gratuito]

Ler artigo

Fluxos de trabalho internos de TI

Os fluxos de trabalho internos de TI são cruciais para manter a eficiência operacional nos departamentos de TI. Esses fluxos de trabalho abrangem várias tarefas que dão suporte às operações diárias de TI.

Empréstimo de ativos

Implemente o processo para solicitar, obter aprovação e rastrear empréstimos de ativos de TI.

Etapas:

• Envio de solicitações: os funcionários enviam solicitações de ativos de TI (por exemplo, laptops, projetores) por meio de um portal on-line, fornecendo os detalhes necessários, como a finalidade e a duração do empréstimo.
• Revisão e aprovação: a equipe de TI analisa as solicitações com base na disponibilidade dos ativos e nas políticas organizacionais. Se a solicitação atender aos critérios, ela é aprovada; caso contrário, é fornecido um feedback.
• Rastreamento de ativos: depois de aprovados, os ativos são atribuídos aos funcionários e o rastreamento é iniciado. A TI deve registrar a condição e o número de série do ativo no momento do empréstimo.
• Processo de devolução: defina lembretes para a devolução dos ativos. Após a devolução, os ativos devem ser inspecionados quanto a danos e a devolução deve ser registrada no sistema.

Ao personalizar o fluxo de trabalho de empréstimo de ativos, considere a implementação de um sistema de classificação para a condição dos ativos devolvidos para ajudar a gerenciar o inventário de forma eficaz. Além disso, a automação de notificações para prazos de devolução pode ajudar a evitar ativos atrasados e melhorar a responsabilidade.

Solicitação de software

Gerencie suas solicitações de implantação de software e defina limites de avaliação de compatibilidade, conformidade e necessidade.

Etapas:

• Envio de solicitações: os funcionários enviam solicitações de software por meio de uma plataforma centralizada, detalhando seus requisitos e justificando a necessidade do software.
• Verificação de compatibilidade: a TI analisa a compatibilidade do software solicitado com os sistemas existentes, verificando possíveis conflitos ou problemas.
• Avaliação de conformidade: avalia a conformidade do software com os padrões legais e organizacionais, incluindo contratos de licenciamento e normas de privacidade de dados.
• Aprovação e instalação: se a solicitação for aprovada em ambas as avaliações, o software será aprovado para instalação. A TI deve instalar o software e notificar o solicitante sobre a conclusão.

Para aprimorar o fluxo de trabalho de solicitação de software, mantenha uma biblioteca de opções de software pré-aprovadas que os funcionários possam consultar. Além disso, considere a possibilidade de configurar fluxos de trabalho automatizados para solicitações comuns a fim de tornar o processo mais rápido e menos dependente de intervenções manuais.

Você também pode gostar

Processo de Solicitação de Software: 5 etapas fáceis [+ modelo gratuito]

Ler artigo

Fluxos de trabalho de documentação

Os fluxos de trabalho de documentação garantem que informações importantes sejam criadas, atualizadas e mantidas de forma eficaz.

Criação de artigos de conhecimento

Você pode usar um fluxo de trabalho para revisar e aprovar artigos propostos para sua base de conhecimento.

Etapas:

• Coletar contribuições de especialistas no assunto.
• Revisar o artigo para verificar sua precisão e relevância.
• Formatar o artigo para maior clareza e facilidade de acesso.
• Publicar o artigo e promovê-lo na organização.

Para aprimorar o fluxo de trabalho de criação de artigos de conhecimento, estabelecer um processo de revisão por pares para as contribuições aumentará a precisão. E lembre-se de incorporar etiquetas ou categorias para facilitar a navegação na base de conhecimento. Isso pode melhorar significativamente a experiência do usuário.

Atualização do artigo de conhecimento

Manter sua base de conhecimento atualizada é tão importante quanto ter novos conteúdos nela. Para melhorar esse processo, você pode usar um fluxo de trabalho para enviar e aprovar alterações nos artigos da base de conhecimento e, em seguida, republicar o conteúdo diretamente.

Etapas:

• Monitore os artigos em busca de informações desatualizadas ou solicitações de atualização.
• Revise as alterações propostas quanto à precisão e clareza.
• Atualize o artigo e publique-o novamente pelo sistema.
• Notifique os usuários sobre atualizações significativas para manter o envolvimento.

Para o fluxo de trabalho de atualização de artigos de conhecimento, considere a possibilidade de definir um cronograma para revisões regulares de artigos para garantir a relevância contínua. Permitir que os usuários enviem sugestões de atualizações ou novos artigos com base em suas necessidades pode aumentar ainda mais a eficácia da base de conhecimento.

Palavras finais

Compreender e implementar os melhores fluxos de trabalho de TI pode melhorar significativamente a eficiência organizacional e a satisfação dos funcionários. Das solicitações de treinamento ao Gerenciamento do Conhecimento, cada fluxo de trabalho tem um grande potencial para simplificar as operações e promover uma cultura de melhoria contínua.

Com esses fluxos de trabalho essenciais, as organizações podem aprimorar seus processos, tornando-os mais eficazes e responsivos às necessidades em constante mudança. Considere a possibilidade de avaliar seus processos atuais para identificar as áreas em que você deve definir fluxos de trabalho e adicionar automação.

Se você está pronto para começar, o InvGate Service Management tem tudo o que você precisa com o seu módulo de fluxos de trabalho sem código! Confira-o com uma avaliação gratuita de 30 dias.