O que é um fluxo de trabalho de Gestão de Ativos de TI? Etapas, exemplos, modelo

Um fluxo de trabalho de Gestão de Ativos de TI (ou fluxo de trabalho ITAM) é um processo passo a passo e repetível que define como os ativos de TI são tratados ao longo de seu ciclo de vida.

Independentemente de como são construídos ou quantos você tem em sua empresa, todos os fluxos de trabalho ITAM têm o mesmo objetivo: manter seus recursos de tecnologia organizados, eficientes, em conformidade com regulamentos internos e externos e livres de custos desnecessários ou inesperados.

Fluxo do processo de Gestão de Ativos de TI

Iniciação – Acione o fluxo de trabalho por meio de uma solicitação ou evento.
Autorização – Aprove a ação de acordo com a política ou o orçamento.
Execução – Realize tarefas de provisionamento, atualizações ou descarte.
Documentação – Registre todas as ações no sistema ITAM ou CMDB.
Validação – Verifique a precisão, a conformidade e a funcionalidade.
Encerramento – Conclua a transferência e colete feedback.

Fluxo de trabalho do processo de Gestão de Ativos de TI x Ciclo de vida dos ativos

Um fluxo de trabalho do processo de Gestão de Ativos de TI define as etapas específicas seguidas para concluir uma tarefa específica. Por exemplo, quando um novo funcionário é contratado, o RH solicita um laptop, a TI o aprova, prepara e registra no sistema antes de entregá-lo. Esse é um fluxo de trabalho.

O ciclo de vida do ativo, por outro lado, descreve toda a jornada de um ativo, desde a aquisição até o descarte. Ele mostra o que acontece com o ativo ao longo do tempo: planejamento, compra, uso, manutenção e aposentadoria. No mesmo exemplo, o ciclo de vida do laptop começa quando ele é comprado, continua durante seu uso e atualizações e termina quando ele é desativado ou substituído.

Etapas principais do fluxo de trabalho de ativos de TI

O projeto de um fluxo de trabalho de ITAM começa com o mapeamento das etapas exatas pelas quais um ativo passará do início ao fim.

Embora os fluxos de trabalho variem dependendo do processo, eles normalmente seguem a mesma estrutura básica alinhada com o ciclo de vida dos ativos de TI. Para ilustrar, vamos percorrer as etapas usando como exemplo um fluxo de trabalho de provisionamento de ativos para novos funcionários.

1. Iniciação

A etapa de iniciação é o ponto de partida de qualquer fluxo de trabalho de ITAM. É o momento em que um evento, solicitação ou condição específica aciona o processo.

Pode ser uma solicitação manual enviada por um membro da equipe, um alerta automatizado da sua plataforma de ITAM ou uma tarefa recorrente programada como parte das operações regulares. O importante aqui é definir um ponto de entrada claro e consistente para que o fluxo de trabalho sempre comece da maneira certa e no momento certo.

2. Autorização

Qualquer fluxo de trabalho de aprovação de ITAM inclui esta etapa específica. A etapa de autorização garante que todas as ações do fluxo de trabalho sejam aprovadas pela pessoa ou departamento certo antes de prosseguir.

Esta etapa ajuda a controlar custos, garantir a conformidade com políticas internas e impedir alterações não autorizadas no ambiente de TI. As aprovações podem ser manuais (por e-mail ou formulários) ou automatizadas dentro de uma plataforma de ITAM, onde regras predefinidas encaminham as solicitações para o aprovador apropriado.

3. Execução

A etapa de execução é onde as atividades principais do fluxo de trabalho ocorrem.

É quando as ações planejadas são realizadas, seja provisionamento, configuração, reparo, atualização ou descarte de um ativo.

4. Documentação

A etapa de documentação garante que todas as ações realizadas durante o fluxo de trabalho sejam registradas com precisão no sistema de Gestão de Ativos de TI, uma plataforma centralizada que ajuda a gerenciar seus ativos de TI de ponta a ponta. Isso inclui detalhes como ID do ativo, especificações, usuário atribuído, localização, datas de garantia e qualquer configuração ou manutenção realizada.

Em muitos casos, uma ferramenta ITAM inclui uma Base de Dados de Gerenciamento de Configuração (CMDB), que não apenas armazena informações importantes sobre Itens de Configuração (CIs), mas também mapeia as relações entre eles. Isso é essencial para realizar diagnósticos precisos quando surgem problemas e para permitir respostas mais rápidas e informadas.

5. Validação

A etapa de validação é onde o trabalho concluído é revisado para confirmar se atende a todos os requisitos e padrões de qualidade.

Essa etapa ajuda a detectar erros antecipadamente, garante a conformidade com as políticas de segurança e verifica se o ativo está totalmente funcional antes de ser entregue ou colocado em uso. A validação pode ser uma lista de verificação rápida ou uma inspeção mais detalhada, dependendo do ativo e do processo.

6. Encerramento

A etapa de encerramento marca o fim oficial do fluxo de trabalho. Nesse ponto, todas as ações foram concluídas, verificadas e documentadas, e o ativo está pronto para ser entregue ou operado.

Essa etapa pode incluir notificar as partes interessadas, atualizar registros de status e coletar feedback para melhorar fluxos de trabalho futuros. Um encerramento adequado garante transparência, responsabilidade e uma trilha de auditoria clara de todo o processo.

Fluxos de trabalho de Gestão de Ativos de Hardware (HAM)

No cenário de ITAM, os fluxos de trabalho HAM se concentram nos componentes físicos do seu ambiente de TI. Eles ajudam as organizações a rastrear, manter e retirar equipamentos de forma eficiente, garantindo que todos os dispositivos sejam contabilizados e estejam em conformidade ao longo de seu ciclo de vida.

Esses fluxos de trabalho abrangem tudo o que acontece com um ativo de hardware. O objetivo é melhorar a visibilidade, reduzir perdas e manter os dados precisos e atualizados.

Aqui estão alguns dos fluxos de trabalho HAM mais comuns:

Aquisição e etiquetagem – Abrange o processo de compra e o registro inicial dos ativos, incluindo a etiquetagem com códigos de barras ou códigos QR para rastreabilidade.
Implantação e atribuição – Garante que os dispositivos sejam configurados, documentados e atribuídos ao usuário ou departamento correto.
Manutenção e Gerenciamento de Garantia – Lida com a manutenção programada, solicitações de reparo e acompanhamento da garantia para garantir a manutenção oportuna e a conformidade do fornecedor.
Reatribuição ou realocação – Atualiza a propriedade e a localização quando o hardware muda de usuário, equipe ou escritório.
Aposentadoria e descarte – Gerencia a remoção segura, a limpeza de dados e o descarte ambientalmente compatível de equipamentos em fim de vida.

Juntos, esses fluxos de trabalho criam um processo estruturado e rastreável que maximiza a utilização do hardware, reduz os riscos de conformidade e mantém suas operações de TI funcionando perfeitamente.

Fluxos de trabalho de Gestão de Ativos de Software (SAM)

Enquanto o HAM se concentra em dispositivos físicos, os fluxos de trabalho SAM lidam com tudo relacionado a ativos digitais, desde a aquisição de licenças até a conformidade e renovação.

Esses fluxos de trabalho otimizam a forma como o software é adquirido, implantado, monitorado e aposentado em todo o seu ambiente. O objetivo é manter a visibilidade sobre licenças, uso e direitos, garantindo a conformidade com os contratos dos fornecedores.

Aqui estão alguns dos fluxos de trabalho SAM mais comuns:

Aquisição e registro de licenças – Gerencia a compra e o registro de novas licenças de software, vinculando-as a usuários, departamentos ou dispositivos.
Implantação e configuração – Abrange a instalação, configuração e atribuição de software aos usuários ou máquinas apropriados.
Monitoramento e otimização do uso – Rastreia como o software é usado para identificar licenças subutilizadas, eliminar redundâncias e otimizar custos.
Conformidade e preparação para auditoria – Garante que o uso da licença corresponda aos direitos e prepara a documentação para auditorias internas ou de fornecedores.
Renovação e desativação – Lida com renovações de licenças, atualizações de versão ou desativação de software que não é mais necessário.

Juntos, esses fluxos de trabalho formam uma estrutura SAM completa que ajuda as organizações a reduzir custos, melhorar a conformidade e tomar decisões mais inteligentes sobre investimentos em software.

KPIs de ITAM a serem monitorados

Para avaliar a eficácia dos seus fluxos de trabalho de Gestão de Ativos de TI, você precisa de métricas que vão além da contagem de ativos. Os KPIs a seguir ajudam a medir a eficiência, a precisão e o desempenho geral do processo em todo o ciclo de vida do ITAM.

Tempo de ciclo (fluxo de trabalho) – Mede quanto tempo leva para concluir um fluxo de trabalho do início ao fim. Tempos de ciclo mais curtos geralmente significam processos mais tranquilos e melhor colaboração entre as equipes.
Tempo de aprovação – Rastreia o tempo médio que leva para as solicitações serem aprovadas. Um tempo de aprovação crescente geralmente indica gargalos ou etapas manuais desatualizadas.
% de registros concluídos – Monitora a qualidade dos dados, mostrando quantos registros de ativos incluem todos os detalhes necessários (como proprietário, localização e status). Quanto maior a porcentagem, mais confiáveis serão seus relatórios.
Exceções de auditoria – Conta o número de discrepâncias ou informações ausentes encontradas durante as auditorias. Menos exceções indicam dados mais limpos e uma disciplina de fluxo de trabalho mais forte.
Provisionamento pontual – Avalia a frequência com que os ativos são entregues e estão prontos quando os usuários precisam deles, como antes da data de início de um novo funcionário. É uma medida fundamental da confiabilidade do fluxo de trabalho.
Prazo de descarte – Mede o tempo médio entre a marcação de um ativo para aposentadoria e seu descarte real. Manter esse prazo curto ajuda a reduzir os custos de armazenamento e os riscos de conformidade.

Erros comuns de ITAM (e soluções rápidas)

Mesmo fluxos de trabalho de Gestão de Ativos de TI bem projetados podem falhar se não forem executados corretamente. De etapas ignoradas a dados desatualizados, esses erros comuns podem atrasar você e adicionar riscos desnecessários. Aqui estão alguns para você ficar atento:

Usar as ferramentas erradas – Gerenciar fluxos de trabalho por meio de planilhas ou e-mails muitas vezes leva à perda de aprovações, registros desatualizados e visibilidade limitada. Uma plataforma ITAM dedicada é uma das maneiras mais eficazes de centralizar dados, automatizar atualizações e manter a conformidade.
Pular a fase de planejamento – Lançar fluxos de trabalho sem funções, pontos de verificação ou documentação definidos cria confusão e dificulta as auditorias. Sempre mapeie o processo antes de implementá-lo.
Visibilidade insuficiente do inventário – Dados incompletos ou inconsistentes impedem o rastreamento preciso e podem levar a compras duplicadas ou ativos não gerenciados. A descoberta automatizada e as auditorias regulares ajudam a manter as informações confiáveis.
Ignorar o gerenciamento do fim da vida útil – Deixar de planejar o descarte seguro, a exclusão de dados ou a reciclagem muitas vezes resulta em problemas de conformidade, exposição de dados e desperdício de espaço de armazenamento.

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