Marquage des actifs informatiques : Comment étiqueter les logiciels et le matériel

L'étiquetage des biens informatiques consiste à leur attribuer des identifiants uniques afin de les suivre et de les gérer tout au long de leur cycle de vie. Dans le cadre de la gestion des actifs informatiques (ITAM), l'étiquetage des actifs informatiques est essentiel pour améliorer la visibilité, la sécurité et la conformité. Sans cela, le suivi du matériel, des logiciels et des autres actifs informatiques peut rapidement devenir chaotique.

Dans cet article, nous allons voir comment étiqueter efficacement les actifs informatiques et pourquoi cela change la donne pour la gestion informatique. Entrons dans le vif du sujet.

Qu'est-ce que le marquage des biens informatiques ?

Le marquage des biens informatiques est le processus d'étiquetage des biens informatiques avec des identifiants uniques qui stockent des détails essentiels tels que leur type, leur propriétaire, leur statut, leur emplacement et l'historique de leur utilisation. Ces étiquettes peuvent être physiques ou numériques, ce qui facilite le suivi et la gestion des biens tout au long de leur cycle de vie.

Qu'est-ce qu'une étiquette informatique ?

Cela peut sembler évident, mais il est important d'établir une définition claire pour éviter toute confusion. Un tag informatique est une étiquette -physique ou numérique - qui identifie de manière unique un bien informatique et fournit des informations essentielles à son sujet. Elles sont spécifiques aux biens technologiques, tels que les ordinateurs portables, les serveurs ou les licences logicielles, et constituent un sous-ensemble des étiquettes de biens.

Types de marqueurs de biens informatiques

Il existe deux types d'étiquettes pour les biens informatiques : physiques et numériques. Les étiquettes physiques, comme les numéros de série, les codes-barres ou les codes QR, se fixent directement sur les biens pour en faciliter l'identification. Un technicien peut par exemple scanner un code QR sur un ordinateur portable pour accéder instantanément à sa garantie, à l'historique de sa maintenance et à l'affectation de l'utilisateur.

Les étiquettes numériques existent dans les systèmes ITAM et permettent de classer les biens en fonction de leur état afin d'améliorer le suivi et la maintenance. Un exemple d'étiquette numérique serait un système ITAM étiquetant automatiquement les appareils d'une succursale et alertant le service informatique lorsque des mises à jour sont nécessaires, garantissant ainsi la conformité et la sécurité.

Comment procéder au marquage des biens informatiques

Le marquage des actifs informatiques est un processus. Cela signifie que pour le réaliser correctement, vous devez suivre une série d'étapes. Bien que chaque étape suive un cadre structuré, elles ne sont pas rigides : vous pouvez adapter le processus à vos objectifs et à vos ressources.

Voici comment procéder au marquage des actifs informatiques :

1. Définir les normes d'étiquetage - Déterminer les informations que chaque étiquette doit contenir, telles que le type de bien, le numéro de série, les informations relatives à la propriété et les codes de suivi.
   
   
2. Sélectionner le bon type d'étiquette - Choisir entre des étiquettes physiques ou numériques en fonction du type d'actif et de vos besoins en matière d'ITAM.
   
   
3. Appliquer les étiquettes - Attachez des étiquettes physiques au matériel ou attribuez des étiquettes numériques dans votre système ITAM.
   
   
4. S'intégrer au logiciel ITAM - Assurez-vous que les étiquettes sont reliées à votre outil ITAM pour un suivi régulier et une gestion des actifs.
   
   
5. Mettre à jour et auditer régulièrement les étiquettes - Effectuer des contrôles de routine pour vérifier l'exactitude des étiquettes, mettre à jour les informations sur les biens et retirer les étiquettes des biens mis hors service.

Comment procéder au marquage physique des biens informatiques ?

L'étiquetage physique des biens matériels est un élément central de la gestion de l'inventaire du matériel. Il consiste à apposer des étiquettes d'identification sur les différents biens matériels. Voici un guide sur la manière de le faire avec InvGate Asset Management.

Pour commencer, voyons les différents types d'étiquettes qui peuvent être utilisés pour l'étiquetage des biens matériels :

• Codes QR - Codes-barres bidimensionnels qui peuvent stocker de grandes quantités d'informations. Ils peuvent être facilement scannés à l'aide de smartphones ou d'appareils de lecture spécialisés, ce qui permet d'accéder rapidement aux détails du matériel.
  
  
• Codes-barres - Lignes verticales de différentes largeurs qui représentent des données, généralement codées par des chiffres. Les lecteurs de codes-barres sont nécessaires pour lire et décoder les informations.
  
  
• Étiquettes RFID - Les étiquettes d'identification par radiofréquence (RFID) utilisent des ondes radio pour transmettre des données sans fil. Elles sont couramment utilisées pour le suivi des biens dans les environnements à grande échelle, car les lecteurs RFID peuvent capturer des informations provenant de plusieurs étiquettes simultanément.

Lors de l'étiquetage des biens matériels, il convient d'inclure le nom ou le nom de l'inventaire - qui doit contenir le type de bien et un numéro distinctif, le code de l'étiquette et tout autre détail pertinent permettant d'identifier et de suivre le bien.

Bien que les étiquettes physiques soient généralement créées avec des outils tiers, InvGate Asset Management vous permet de générer des codes QR directement à partir de votre instance. De cette façon, vous pouvez accéder aux profils des biens dès que vous les scannez, ce qui vous donne la possibilité d'effectuer diverses actions telles que la modification de son état, la mise à jour de ses données ou la création d'un ticket connexe par le biais de l'intégration de InvGate Service Management.

Comment procéder à l'étiquetage des biens informatiques numériques ?

Le marquagenumérique des biens informatiques est utilisé pour gérer les biens informatiques en y attachant des balises numériques (ou métadonnées) dans le logiciel de gestion des biens informatiques.

Les balises les plus courantes que vous pouvez utiliser sur InvGate Asset Management sont les suivantes :

1. Catégories - Les biens peuvent être étiquetés en fonction des classifications établies par l'organisation. Il s'agit généralement de catégories statiques telles que les logiciels de productivité, les outils de conception, les applications de communication, l'emplacement ou l'âge du matériel. La catégorisation des actifs logiciels permet de les organiser et de les regrouper pour une meilleure visibilité et une meilleure gestion.
   
   
2. Informations sur les licences - Les balises peuvent être utilisées pour indiquer l'état des licences, par exemple s'il s'agit d'une licence, d'une version sans licence, d'une version d'essai ou d'une version expirée. Vous pouvez même automatiser les notifications pour recevoir une alerte lorsqu'une licence est sur le point d'expirer. Cette fonction est particulièrement utile pour la gestion des licences.
   
   
3. Utilisation ou département - L'étiquetage des actifs logiciels en fonction de leur utilisation ou de leur département peut s'avérer utile pour suivre l'affectation des logiciels au sein d'une organisation. Cela permet de mieux répartir les ressources et d'optimiser les coûts.
   
   
4. Version - Les étiquettes peuvent également être utilisées pour indiquer la version spécifique des biens logiciels. Cela est particulièrement utile pour la gestion des logiciels, notamment la gestion des mises à jour et des correctifs.

Même si les étiquettes numériques sont principalement liées aux actifs logiciels, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas les utiliser pour le matériel. En fait, InvGate Asset Management permet les deux options. En outre, InvGate Asset Management vous offre la possibilité de transformer n'importe quelle étiquette en une étiquette intelligente de sorte que, une fois que vous avez conçu ses conditions, elle est automatiquement assignée aux CI qui les remplissent, fournissant une visibilité des actifs en temps réel.

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4 avantages de l'étiquetage des actifs

La mise en œuvre de l'étiquetage des actifs dans le cadre de votre stratégie ITAM peut vous offrir plusieurs avantages:

1. Une meilleure organisation - Un suivi rapide et efficace des actifs minimise le risque de perte ou d'égarement des actifs, assurant ainsi un meilleur contrôle de l'ensemble de l'infrastructure informatique.
   
   
2. Des informations plus précises - L'automatisation de l'identification et du suivi des biens numériques rationalise les tâches telles que la gestion des stocks, les audits et la maintenance.
   
   
3. Gestion complète du cycle de vie des actifs informatiques - L'étiquetage des actifs avec des informations pertinentes permet aux organisations de suivre les données des actifs tout au long de leur acquisition, de leur déploiement, de leur utilisation, de leur maintenance et de leur mise hors service. Cela permet de prendre de meilleures décisions concernant le remplacement des actifs, les mises à niveau et les calendriers de maintenance, et d'appliquer des protocoles aux différentes étapes du cycle de vie.
   
   
4. Amélioration de la visibilité et des rapports - Grâce à une meilleure visibilité, vous pouvez générer des rapports précis sur l'utilisation des actifs, l'historique de la maintenance et la conformité.

N'oubliez pas que l'étiquetage des actifs peut se faire physiquement ou dans des environnements numériques. Dans les sections suivantes, nous approfondirons les considérations spécifiques et les meilleures pratiques pour le marquage avec chaque méthode.

InvGate Asset Management comme votre système d'étiquetage d'actifs TI

InvGate Asset Management simplifie l'étiquetage des biens informatiques en fournissant des outils intégrés pour l'étiquetage physique et numérique. Pour les biens physiques, il vous permet de générer directement des codes QR, assurant une identification et une gestion transparentes du matériel. La numérisation de ces codes donne un accès instantané aux profils des biens, permettant des mises à jour, des changements d'état et même la création de tickets par le biais d'InvGate Service Management.

Pour l'étiquetage numérique, InvGate Asset Management offre des étiquettes intelligentes personnalisées qui classent automatiquement les biens en fonction de conditions prédéfinies. Une fois configurées, elles se mettent automatiquement à jour lorsque les conditions changent, offrant une visibilité précise sans intervention manuelle.

Avec les étiquettes intelligentes, les équipes informatiques peuvent :

• Segmenter les actifs par catégories telles que "antivirus manquant" ou "logiciel obsolète" pour identifier rapidement les risques.
• Rationaliser les requêtes en localisant instantanément les actifs à haut risque et en priorisant les mesures d'atténuation.
• Personnaliser les paramètres pour s'assurer que l'étiquetage reflète les dernières conditions de l'actif.

Configuration des étiquettes intelligentes avec InvGate Asset Management

La configuration des balises intelligentes est simple : naviguez vers Paramètres >> Général >> Balises, créez une nouvelle balise avec un nom, une description et une couleur, et activez l'option de balise intelligente. Définissez les conditions qui déclencheront automatiquement l'étiquette, et InvGate Asset Management s'occupera du reste.

Une fois configuré, vous pouvez filtrer les actifs par étiquette pour vous concentrer sur les zones critiques, améliorant ainsi la sécurité et l'efficacité.

En résumé

L'étiquetage précis des biens informatiques est un moyen de simplifier et d'organiser le suivi des biens, en s'assurant que tout est correctement identifié et facile à suivre et à accéder. Il constitue le point de départ de vos processus ITAM pour gérer vos biens tout au long de leur cycle de vie.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser des étiquettes physiques et numériques, en fonction des actifs et des informations que vous devez garder à l'œil.

Pour commencer à mettre en œuvre l'étiquetage des actifs informatiques, demandez l'essai gratuit de 30 jours d' InvGate Asset Management! Et ne vous inquiétez pas de perdre des données, car vous pouvez les transformer plus tard en instance de travail !

Questions fréquemment posées

Quel est un exemple de marquage de biens ?

Un exemple de marquage des actifs est l'apposition d'une étiquette de code-barres sur un ordinateur ou d'une étiquette RFID sur un serveur pour faciliter l'identification et le suivi.

Quels sont les biens à étiqueter ?

En règle générale, les actifs logiciels et matériels doivent être étiquetés. Cela comprend les ordinateurs, les serveurs, les appareils mobiles, les applications logicielles et d'autres composants de l'infrastructure informatique.

Que doit contenir un registre des actifs informatiques ?

Un registre des actifs informatiques doit contenir des informations essentielles sur chaque actif, telles que le nom de l'actif, l'identifiant unique, la description, le propriétaire, l'emplacement, la date d'achat, les détails de la garantie et toute autre information pertinente relative à la licence ou à la maintenance.

Comment étiqueter un ordinateur ?

Pour étiqueter un ordinateur, vous pouvez apposer une étiquette physique ou un autocollant contenant un code-barres ou un code QR sur l'appareil. Cette étiquette doit contenir des informations essentielles telles que le nom du bien, le numéro de série et tout autre détail pertinent.

Qu'est-ce que le processus de marquage ?

Le processus de marquage consiste à attribuer aux biens des étiquettes d'identification uniques, telles que des codes-barres, des codes QR ou des étiquettes RFID. Ces étiquettes sont associées à des informations pertinentes sur les biens dans un système de gestion des biens, ce qui facilite l'identification, le suivi et la gestion des biens.