La gestion d'un inventaire informatique peut s'avérer difficile, en particulier lorsqu'il s'agit d'un grand nombre d'actifs. Il vous est peut-être arrivé d'ouvrir plusieurs ordinateurs portables identiques simplement parce que vous n'aviez pas le numéro de série de celui dont vous aviez besoin à portée de main. Ce problème courant peut être résolu efficacement grâce aux codes QR pour la gestion des actifs.
Si l'image que nous venons de brosser vous parle, les codes QR pourraient bien devenir votre nouveau meilleur ami. Et la bonne nouvelle, c'est que vous pouvez les créer et les imprimer directement à partir de votre ordinateur. Vous pouvez les créer et les imprimer directement à partir d'InvGate Asset Management! Mais il ne s'agit pas seulement d'un générateur de codes QR pour la gestion des biens - ils'agit d'une plateforme complète remplie de caractéristiques avancées qui vont bien au-delà de la fonctionnalité de base des codes QR.
Avec InvGate Asset Management, vous pouvez attribuer des étiquettes de code QR à vos appareils et les scanner pour accéder instantanément à toutes les informations dont vous avez besoin - aucune application externe n'est nécessaire. Cela semble prometteur ? Continuez à lire pour obtenir un guide étape par étape sur la façon d'utiliser le générateur de code QR et de faire passer votre gestion des biens au niveau supérieur !
Que sont les codes QR pour la gestion des actifs ?
Pour commencer, clarifions ce que nous entendons par codes QR pour la gestion des actifs. La gestion de l'inventaire informatique est complexe, surtout lorsqu'il s'agit de nombreux biens. Imaginez que vous ayez besoin d'identifier un ordinateur portable spécifique, mais que tous les appareils soient identiques. Au lieu d'ouvrir chacun d'entre eux, les codes QR de suivi des actifs offrent une solution élégante en permettant une identification rapide et un accès à l'information par un simple balayage.
En résumé, un code QR de gestion des actifs est un code lisible par machine attribué à un actif qui renvoie directement à son profil, offrant un accès instantané à des détails essentiels tels que les spécifications, l'état, l'emplacement et l'historique de la maintenance.
Grâce aux codes QR, la gestion des actifs devient beaucoup plus efficace. Ces codes vous permettent de relier les données essentielles du bien directement à l'équipement physique, ce qui facilite le suivi, la gestion et l'accès aux informations pertinentes. En intégrant les codes QR dans votre logiciel de gestion des actifs, vous pouvez réduire considérablement le temps passé à rechercher manuellement des informations sur les actifs.
Qu'est-ce qu'un code QR ?
Un code QR, ou code de réponse rapide, est un type de code-barres matriciel conçu pour stocker des informations dans un format lisible par une machine. Contrairement aux codes-barres traditionnels, les codes QR peuvent contenir davantage de données, notamment des URL, des informations sur les produits et des détails sur les biens, ce qui les rend incroyablement polyvalents dans divers secteurs. Un simple balayage à l'aide d'un smartphone ou d'un scanner spécialisé permet de décoder instantanément les informations contenues dans le code QR.
Ces codes sont largement utilisés dans différents secteurs et sont particulièrement utiles pour la gestion des actifs. Lorsqu'il est attribué à un bien, un code QR permet d'accéder directement au profil complet du bien, ce qui évite les recherches manuelles ou la saisie de longs numéros de série. Vous pouvez accéder à tous les détails de l'actif en scannant le code QR à l'aide d'un appareil mobile ou d'un scanner.
Il existe deux types de suivi des biens avec les codes QR : statique et dynamique
En ce qui concerne le suivi des actifs à l'aide de codes QR, il existe deux types principaux à considérer : les codes QR statiques et les codes QR dynamiques. Chaque type offre des fonctionnalités distinctes et répond à des objectifs différents en fonction des exigences de votre organisation en matière de gestion des actifs.
1. Codes QR statiques
Un code QR statique est fixe et immuable une fois créé. Cela signifie que les informations intégrées dans un code QR statique sont permanentes et ne peuvent pas être modifiées ou mises à jour. Par exemple, si vous générez un code QR statique avec le numéro de série d'un bien ou l'URL de son profil, ces données resteront toujours les mêmes. Les codes QR statiques sont idéaux pour les biens dont les informations n'ont pas besoin d'être modifiées fréquemment, comme les biens non techniques tels que les meubles ou les outils.
Bien que les codes QR statiques ne puissent pas être mis à jour, ils restent très utiles pour le suivi des biens. En scannant le code QR statique, vous pouvez accéder instantanément aux informations fixes qui y sont encodées. En outre, les codes QR statiques sont généralement gratuits, ce qui en fait une solution rentable pour les organisations qui ont besoin d'un moyen simple de suivre les actifs fixes sur plusieurs sites.
2. Codes QR dynamiques
En revanche, un code QR dynamique offre flexibilité et adaptabilité. Les données sous-jacentes à un code QR dynamique peuvent être modifiées ou mises à jour même après que le code a été généré. Cela signifie que l'URL ou les informations liées au code QR peuvent être modifiées pour refléter les détails actualisés de l'actif, tels que les nouveaux emplacements, les changements d'état ou les dossiers d'entretien. Les codes QR dynamiques sont utiles dans les environnements où les biens sont fréquemment déplacés, mis à jour ou dont les détails fluctuent, comme le matériel informatique, les machines ou les véhicules.
Par exemple, si un bien est transféré dans un nouveau service ou si son calendrier de maintenance change, un code QR dynamique peut être mis à jour sans qu'il soit nécessaire de générer un nouveau code. Cette flexibilité garantit que le suivi des actifs reste à jour et réduit la nécessité de réimprimer ou de réaffecter les codes.
Avantages des codes QR pour la gestion des actifs
1. Accès rapide aux informations sur les actifs
Les codes QR simplifient l'accès aux détails des actifs en vous permettant de scanner et de récupérer les informations instantanément. Cela accélère le flux de travail, en particulier dans les situations où les actifs sont gérés ou dépannés à distance.
2. Amélioration de la précision du suivi des actifs
La saisiemanuelle desdonnées augmente le risque d'erreurs, ce qui peut conduire à des enregistrements incorrects des actifs. Les codes QR réduisent l'erreur humaine en fournissant une méthode précise et automatisée d'accès aux informations sur les actifs.
4. Suivi efficace de l'inventaire grâce aux codes QR
Les codes QR contribuent à rationaliser le processus d'inventaire en facilitant la localisation, la catégorisation et la gestion des actifs, réduisant ainsi le temps consacré aux tâches administratives. Le suivi de l'inventaire à l'aide de codes QR est un moyen efficace de garantir l'exactitude, de minimiser les erreurs et de maintenir les dossiers à jour, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur des tâches plus prioritaires et d'améliorer l'efficacité opérationnelle globale.
5. Sécurité accrue des actifs
En attribuant des codes QR uniques aux biens, vous créez une couche supplémentaire de sécurité, ce qui vous permet de suivre l'utilisation et les mouvements de chaque bien tout au long de son cycle de vie.
Qu'est-ce que le suivi des actifs par code QR ?
Lesuivi des biens parcode QR est le processus qui consiste à utiliser des étiquettes de biens par code QR pour surveiller et gérer l'emplacement, l'état et les détails des biens en temps réel. En scannant un code QR attaché à un bien, les responsables et le personnel informatique peuvent instantanément consulter des données clés telles que son emplacement actuel, son état et tout ticket de maintenance ou d'assistance associé.
Cette méthode d'utilisation des codes QR pour le suivi des équipements permet non seulement de conserver des enregistrements précis, mais aussi d'améliorer l'efficacité globale de votre processus de gestion des actifs. Grâce au suivi des équipements par code QR, vous pouvez réduire le temps consacré à la recherche des équipements, garantir la mise à jour des enregistrements et rationaliser les tâches de maintenance en ayant toutes les informations à portée de main.
Pourquoi utiliser les codes QR pour le suivi et la gestion des actifs ?
Comme vous le savez, le fait d'avoir votre inventaire informatique dans InvGate Asset Managementvous permet de voir toutes les informations sur vos actifs physiques, virtuels et en nuage en un seul endroit. L'utilisation de codes QR est une étape supplémentaire pour lier toutes ces données à l'actif lui-même. Cela signifie que vous n'aurez pas besoin de rechercher manuellement un bien, un numéro de série ou tout autre code.
Disons donc que vous êtes un agent InvGate Asset Management ou InvGate Service Management . Voici quelques-unes des façons dont vous pouvez bénéficier de l'utilisation des codes QR pour la gestion des biens:
- Si vous recevez une demande d'ordinateur pour un nouveau membre par le biais de InvGate Service Management, au lieu d'ouvrir des boîtes pour découvrir l'ordinateur portable qui répondra le mieux aux besoins de l'employé, il vous suffira de scanner le code QR et d'accéder rapidement à toutes les informations sur les biens stockées dans InvGate Asset Management.
- Si l'on vous demande de vous rendre dans un autre bureau ou si vous fournissez une assistance à distance, vous pourrez utiliser votre appareil mobile (smartphone ou tablette) pour lire le code QR de tout actif nécessitant votre supervision et obtenir les détails dont vous avez besoin pour résoudre le problème facilement et rapidement, améliorant ainsi votre flux de travail et votre efficacité.
- Les codes QR sont également très utiles pour distinguer tous les biens qui se ressemblent, tels que les chargeurs ou les casques d'écoute. En scannant le code QR, vous pourrez voir les données associées à chaque bien et prendre les mesures qui s'imposent.
- Enfin, les codes QR sont également idéaux pour les biens physiques non traçables tels que les chaises, les claviers ou même les équipements médicaux. Ils deviennent ainsi un allié pour l'enregistrement et le retrait de ce type de biens.
Logiciel de suivi des codes QR : Quand l'utiliser et pourquoi InvGate Asset Management remporte la palme
Parlons des logiciels de suivi des codes QR - cespetits outils pratiques conçus pour générer et numériser des codes QR pour le suivi des biens. Ils font le travail lorsque vous recherchez quelque chose de simple et direct. Des solutions comme QR Inventory, EZOfficeInventory et Sortly offrent un moyen facile de suivre les articles et de garder un œil sur votre inventaire.
- QR Inventory : Idéal pour les mises à jour en temps réel et les petits inventaires, en particulier si vous gérez des outils ou des biens en déplacement.
- EZOfficeInventory : Parfait pour le suivi du cycle de vie et les calendriers d'entretien de base liés aux codes QR.
- Sortly : Très simple et intuitif, conçu pour les petites entreprises qui ont besoin d'un suivi des codes QR rapide et facile.
Ça a l'air génial, non ? Oui et non. Si ces outils gèrent l'essentiel, ils s'arrêtent souvent là. Si vous devez gérer un inventaire important ou des actifs informatiques qui nécessitent plus qu'un code QR et un balayage rapide, vous vous heurterez rapidement à leurs limites.
Entrez dans InvGate Asset Management, votre solution tout-en-un qui fait passer le suivi des codes QR au niveau supérieur. Non seulement vous pouvez générer et scanner des codes QR comme un pro, mais vous bénéficiez également de fonctionnalités telles que des profils de biens détaillés, un suivi du cycle de vie, des mises à jour d'inventaire en temps réel et une intégration transparente avec des outils de gestion des services informatiques.
Et le meilleur ? Tout est regroupé en un seul endroit - pas besoin de passer d'une plateforme à l'autre ou de gérer des données éparses. Ainsi, alors que le logiciel de suivi de code QR est un bon début, InvGate Asset Management est la mise à niveau que votre stratégie de gestion des biens mérite. Et maintenant, il est temps de voir enfin comment vous pouvez créer et scanner des codes QR avec InvGate Asset Management!
Comment générer et scanner des codes QR pour la gestion de biens avec InvGate Asset Management
InvGate Asset Management fonctionne comme un générateur de code QR pour la gestion de biens. Pour générer et assigner un code QR à vos biens, il vous suffit de suivre quelques étapes - quel que soit le nombre d'articles que vous devez suivre.
Tout d'abord, allez dans le menu "Biens" d'InvGate Asset Management et sélectionnez les appareils auxquels vous souhaitez attribuer un code QR. Ensuite, cliquez sur le bouton "Exporter" et sélectionnez "Générer les codes QR sélectionnés", comme le montre l'image ci-dessus.
Une fois cette option sélectionnée, vous pourrez choisir la méthode et la mise en page que vous préférez. Si vous disposez d'un logiciel spécialisé et d'imprimantes thermiques pour générer les étiquettes, vous devriez opter pour "Exporter CSV".
En revanche, si vous souhaitez les télécharger et les imprimer à l'aide de n'importe quel type d'imprimante, vous devez opter pour "Générer les codes QR sélectionnés". Les deux options créeront les codes QR pour chacun des actifs que vous avez sélectionnés en premier lieu.
Quant aux paramètres de mise en page, ils vous permettront de choisir entre "Ajustement automatique" - qui alignera les éléments en tirant parti de l'espace disponible - et "Un par ligne" - la meilleure option pour les imprimantes thermiques.
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Dans les deux cas, le code sera unique pour chaque bien et aura le même format qui inclut le code lui-même et le numéro d'identification du bien.
Comment lire les codes QR avec InvGate Asset Management ?
Vous avez créé les codes QR, les avez imprimés et les avez collés sur leurs biens. Il est maintenant temps de les utiliser. Insight vous permet de lire les codes QR de différentes manières, selon que vous utilisez le site web ou le site mobile.
- Lecture des codes QR à partir du site web - Vous aurez besoin d'un scanner. Positionnez-vous sur la barre de recherche et scannez le code. La plateforme interprétera l'URL dynamique comme le profil de l'actif auquel il appartient.
- Lecture des codes QR à partir du site mobile - Ici, vous pouvez accéder aux informations sur le bien de deux manières différentes :
- Par la barre de recherche d'InvGate Asset Management (une fois que vous l'avez sélectionné, utilisez l'appareil photo pour scanner le code QR afin que la plateforme puisse vous amener au profil).
- Par l'appareil photo de votre téléphone portable : comme pour tout autre QR, une fois que vous l'aurez scanné, le navigateur s'ouvrira et vous amènera à l'URL du profil de l'actif (rappelez-vous que vous devez être connecté à votre compte InvGate Asset Management pour pouvoir le voir). Ici, vous pourrez voir le profil du bien, le modifier à volonté, voir s'il y a des demandes ouvertes associées à ce bien dans InvGate Service Management, ou en créer une nouvelle.
Principaux enseignements
Lescodes QR sont un excellent moyen d'attacher les informations relatives aux biens aux biens eux-mêmes, ce qui vous permet d'accéder facilement aux données et facilite le travail de l'équipe d'assistance. Et comme vous pouvez les créer directement à partir d'InvGate Asset Management, vous n'aurez pas besoin d'utiliser un logiciel tiers ou du matériel spécialisé pour l'impression.
Il vous suffit de quelques minutes pour créer les codes QR et les attribuer à autant de biens que vous le souhaitez. Une fois qu'ils sont en place, vous pouvez les lire à l'aide d'un scanner (si vous utilisez l'application du navigateur) ou de votre téléphone (si vous êtes en déplacement). En les scannant, vous pourrez voir le profil complet des biens, ce qui facilitera le travail de vos équipes d'assistance et optimisera les délais de résolution des incidents.
Vous voulez le découvrir par vous-même ? Il vous suffit d'obtenir un essai gratuit de 30 jours pour le tester ! Et n'oubliez pas que vous pourrez ensuite transformer cette version en instance de travail, sans perdre de données !
Foire aux questions (FAQ)
1. Qu'est-ce qu'un code QR dans la gestion des actifs ?
Un code QR dans la gestion des actifs est un code lisible par machine attribué aux actifs physiques. En scannant le code QR, vous pouvez accéder instantanément à des informations détaillées sur le bien, telles que son numéro de série, ses spécifications et ses dossiers de maintenance, ce qui rend le suivi et la gestion des biens plus efficaces.
2. Comment fonctionne le suivi des biens par code QR ?
Le suivi des actifs par code QR consiste à attacher un code QR unique à chaque actif. Lorsqu'il est scanné à l'aide d'un smartphone ou d'un scanner, le code QR renvoie au profil de l'actif, ce qui permet d'accéder en temps réel à ses informations, à son emplacement et à l'historique de son utilisation, pour une meilleure gestion et un meilleur suivi.
3. Quels sont les avantages de l'utilisation des codes QR pour la gestion des actifs ?
Les codes QR offrent plusieurs avantages pour la gestion des biens, notamment un accès rapide aux informations sur les biens, une plus grande précision dans le suivi, une gestion efficace des stocks et une sécurité accrue en permettant le suivi de chaque bien tout au long de son cycle de vie.
4. Puis-je générer et scanner des codes QR directement avec InvGate Asset Management ?
Oui, InvGate Asset Management vous permet de générer et d'attribuer facilement des codes QR à vos biens. Vous pouvez également scanner des codes QR à l'aide d'un appareil mobile ou d'un scanner pour accéder au profil de l'actif directement dans la plateforme.
5. Les codes QR peuvent-ils être utilisés pour des biens non techniques tels que le mobilier ou l'équipement médical ?
Absolument ! Les codes QR sont polyvalents et peuvent être utilisés pour suivre des biens non techniques tels que des chaises, des bureaux, des claviers et même des équipements médicaux. Cela rend les processus d'enregistrement et de sortie plus efficaces pour tous les types de biens, qu'ils soient physiques ou non traçables.
