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septiembre 3, 2020

El rol de IT en esta Pandemia aún no ha terminado

Tu departamento de IT y la mesa de servicios de IT probablemente hicieron milagros durante la primera parte de la crisis del COVID-19. Apoyando a una fuerza laboral mayormente basada en la oficina para establecerla como trabajadores domiciliarios para que tu negocio pueda seguir funcionando. Con suerte, todos ustedes también recibieron el reconocimiento empresarial que se merecían. Sin embargo, su papel en la pandemia aún está lejos de terminar: a medida que tu empresa comienza a traer empleados de regreso al lugar de trabajo, IT tiene muchos roles que desempeñar.

En muchos sentidos, el regreso al lugar de trabajo será más difícil que el cambio al trabajo domiciliar. Esto último era difícil porque debía hacerse con rapidez, con una preparación casi nula y recursos potencialmente limitados. Lo primero es difícil por diferentes razones; aquí la seguridad de los empleados cuando regresan a la oficina es primordial. Y tu empresa tiene la responsabilidad legal de protegerlos mediante la implementación de protocolos definidos por el gobierno.

Para ayudar, este blog analiza algunas de las formas en que tu departamento de IT puede, o podrá, ayudar en el regreso al lugar de trabajo.

Rol #1: Gestionar el regreso de tus equipos al lugar de trabajo 

Puede parecer extraño para empezar, pero tampoco queríamos relegarlo al último lugar. 

Al igual que con cualquier otra parte del negocio, el departamento de IT tiene la responsabilidad de realizar una variedad de actividades, que incluyen: 

  • Establecer la preparación de los empleados para volver al trabajo.
  • Asegurar que el lugar de trabajo se rediseñe adecuadamente para trabajar de forma segura.
  • Tomar decisiones sobre qué roles y empleados deben regresar al trabajo en la oficina y cuándo.
  • Tomar decisiones, de acuerdo con la política corporativa, sobre qué roles y empleados podrían permanecer como trabajadores domiciliarios.
  • Creación de nuevas prácticas. Por ejemplo, la recepción y manipulación segura de nuevos equipos de IT de los proveedores.

Rol #2: Facilitar medidas generales de salud y seguridad

El regreso al lugar de trabajo requerirá muchos cambios en el status quo, cada uno diseñado para proteger a los empleados. Se llamará a tu departamento de IT para ayudar con muchos de estos. Por ejemplo, proporcionando:

  • Tecnología/servicios para garantizar que los empleados lleguen, se muevan y salgan del lugar de trabajo de manera segura. Esto podría incluir aplicaciones de control y gestión de turnos, seguridad de acceso, pruebas de salud de los empleados, como lectura de temperatura a la entrada, y facilitación de reuniones híbridas físicas/virtuales.
  • Capacidades que permiten a los empleados trabajar juntos de forma segura, dondequiera que estén, mediante la explotación de la tecnología. 
  • Capacidades de gestión de activos relacionadas con suministros de salud y seguridad, como gestión de existencias de PPE y disponibilidad de desinfectantes. 
  • Programación de limpieza y mantenimiento. 
  • Controles y pistas de auditoría que ayudan a tu empresa a cumplir y demostrar el cumplimiento de sus responsabilidades legales. 

El énfasis está en gran medida en la seguridad de los empleados, y esto requerirá que tu departamento de IT colabore con muchas otras funciones comerciales, incluidos recursos humanos (RRHH), instalaciones, seguridad y asuntos legales.

Rol #3: Habilitando diferentes modelos de trabajo 

Esto cubre tanto la prestación de servicios como el soporte a los empleados que están: 

  • Basados en la oficina 
  • Basados en sus hogares
  • Trabajadores híbridos y móviles 

También aplica para tu departamento de IT, ya que el personal de IT probablemente también sea una combinación de diferentes tipos de ubicación de trabajadores. 

Además, los protocolos de distanciamiento pueden significar más horas de funcionamiento a medida que se emplea el trabajo por turnos. Los servicios y el soporte también deberán estar alineados con esto. 

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Rol #4: Repitiendo lo anterior para los visitantes del sitio 

No todos los que asistan a los lugares de trabajo recientemente abiertos serán empleados. Ya se trate de clientes, proveedores, socios, contratistas o simplemente personal de entrega, es probable que tu departamento de IT deba proporcionar habilitación tecnológica a los protocolos que emplea tu empresa para proteger la seguridad de los visitantes y los empleados con los que "se encuentran" mientras están en el sitio de trabajo. 

Rol #5: Revisando la necesidad de equipos de IT para oficinas comunales

A lo largo de los años, las organizaciones han proporcionado activos de IT comunes siempre que ha sido posible. Un buen ejemplo es el uso de impresoras comunitarias en red o dispositivos multifunción que brindan una solución de impresión mejor y de menor costo para los trabajadores de oficina. Ahora, teniendo en cuenta las necesidades de distanciamiento y seguridad, el uso de tales dispositivos en la “nueva normalidad” es algo que debe considerarse. 

También hay otras situaciones comunes que igualmente requieren alinearse con los nuevos protocolos de trabajo. Por ejemplo, los escritorios compartidos o las salas de reuniones, donde este último no solo necesita la revisión de la tecnología compartida, sino que también es probable que necesite tecnología adicional para respaldar la capacidad de que los colegas virtuales participen en la reunión física a través de Zoom o Microsoft Teams.

Rol #6: Apoyar la capacidad de gestión de los empleados 

Gran parte de lo que se necesita para garantizar con éxito un lugar de trabajo y empleados seguros puede ser respaldado por el departamento de IT a través de software, servicios o aplicaciones relevantes. Por ejemplo: 

  • Comunicaciones para toda la empresa, sin importar la ubicación del empleado. 
  • Encuestas de empleados relacionadas con la preparación para el regreso al trabajo, feedback o provisión de inquietudes relacionadas con la seguridad en el lugar de trabajo u otros intercambios de información.
  • Seguimiento y seguimiento de la salud, incluido el seguimiento de contactos. 
  • Soporte individual del proceso de cuarentena para empleados.
  • Habilitación de apagado de ubicación de emergencia.
  • Garantizar que los viajes basados en el trabajo se gestionen de forma segura.

Rol #7: Satisfacer las necesidades de nuevas funciones comerciales

No solo existen los requisitos destacados en los roles anteriores, sino que otras funciones comerciales probablemente también necesitarán una mayor habilitación tecnológica. Ya sea para lidiar con el trabajo disperso, para acelerar la transformación digital o para ayudar con los recortes presupuestarios exigidos por la empresa. 

Esto tomará muchas formas. Por ejemplo: 

  • Flujos de trabajo y gestión del trabajo (en términos de transformación digital de back-office) 
  • Comunicaciones y colaboración 
  • Capacidades de informes y análisis 

Rol #8: Ofreciendo innovación basada en tecnología 

Este podría ser tu departamento de IT respondiendo a las necesidades comerciales, encontrando soluciones que apliquen tecnología antigua y nueva. Pero también podría ser una innovación que provenga de las oportunidades de las nuevas tecnologías como la inteligencia artificial (IA). De cualquier manera, es una función importante que debe cumplir tu departamento de IT a medida que avanzamos en la "nueva normalidad".

Esperamos que nuestra lista de las distintas funciones de tu departamento de IT en el regreso al lugar de trabajo sea de utilidad. Si tienes otras sugerencias o consejos asociados, nos encantaría escucharlos. Por favor, déjanos tus comentarios.

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