A maioria das equipes de TI enfrenta dificuldades com informações fragmentadas sobre ativos, processos manuais e visibilidade limitada. Após uma grande aquisição, a Element U.S. & Defense, uma importante empresa contratada pelo governo especializada em engenharia e testes para o setor espacial e de defesa, enfrentou exatamente esses desafios.
Devido aos requisitos de conformidade com a norma NIST 800-171, sua equipe de TI precisava consolidar urgentemente a Gestão de Ativos e o Gerenciamento de Serviços, otimizar os processos de suporte de serviços e eliminar práticas manuais ineficientes.
Para gerenciar com eficácia essa complexidade e exigência de conformidade, a equipe recorreu ao InvGate Service Management e ao InvGate Asset Management.
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O ponto de partida
Antes de implementar as soluções da InvGate no início de 2024, a Element U.S. & Defense gerenciava os dados de ativos em planilhas dispersas, Microsoft Intune e Microsoft Entra, sem um sistema centralizado.
Isso criava grandes dores de cabeça: nenhuma regra clara de propriedade, nomenclatura inconsistente de ativos, software desatualizado e nenhuma visibilidade do ciclo de vida dos ativos.
O provisionamento de novos ativos era dolorosamente lento (levando até 30 dias) e o suporte de TI operava a partir de uma caixa de entrada compartilhada, sem acordos de nível de serviço (SLAs), responsabilidade ou métricas claras.
Implementando um sistema de suporte melhor
A equipe da Element U.S. & Defense agiu de forma decisiva, implementando o InvGate Asset Management e o InvGate Service Management no início de 2024. Veja como eles transformaram suas operações:
- Inventário unificado: a criação de um inventário unificado permitiu à Element U.S. & Defense normalizar e centralizar 1.700 ativos em seis instalações, padronizando nomes de ativos, propriedade e rastreamento do ciclo de vida.
- Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos: um processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos bem projetado permitiu à equipe criar e automatizar regras de desativação, retirando ativos não utilizados após 30 dias de inatividade sem proprietário designado.
- Marcação inteligente: o uso de etiquetas inteligentes permitiu à equipe categorizar os ativos por aprovação de software, necessidades de aquisição de dados, uso compartilhado e conformidade de segurança.
- Rastreamento de software e patches: aumentou a cobertura de atualizações de software de apenas 55% para impressionantes 95% e concluiu uma migração crítica para o Windows 11 em apenas 45 dias.
- Integração de ITAM e ITSM: conectou ferramentas de Gestão de Ativos e Gerenciamento de Serviços, criando fluxos de trabalho contínuos para provisionamento, integração, aprovações e auditorias, reduzindo significativamente atrasos e silos de ferramentas.
- Fluxos de trabalho de provisionamento automatizados: simplificou o provisionamento de ativos, reduzindo o tempo de ciclo de 30 dias para uma semana por meio de fluxos de trabalho automatizados para criação de usuários, permissões e entrega de dispositivos.
- Painéis personalizados: desenvolveu painéis dedicados para RH e TI, fornecendo rastreamento em tempo real do desempenho dos agentes, SLAs e status das solicitações.
- CMDB abrangente: a criação de um banco de dados de Gerenciamento de Configuração (CMDB) abrangente permitiu o mapeamento detalhado das relações para aplicativos de negócios críticos, como D365 e Azure, apoiando a análise de impacto e o rastreamento de mudanças.
Resultados reais
O impacto foi imediato e profundo:
- Aumentaram as atualizações de software: 95% do software foi atualizado em 1.700 ativos.
- Inventário centralizado: foi criado um inventário centralizado com mais de 1.700 ativos.
- Eficiência de provisionamento: os ciclos de provisionamento foram reduzidos drasticamente, de 30 dias para apenas uma semana.
O que podemos aprender com o sucesso da Element U.S. & Defense
A transformação da Element U.S. & Defense ilustra lições importantes para organizações que buscam conformidade e eficiência:
- Unificar e centralizar: consolidar sistemas fragmentados em uma plataforma integrada para eliminar confusão e ineficiências.
- Automatizar agressivamente: substituir processos manuais e repetitivos por fluxos de trabalho automatizados para aumentar significativamente a produtividade e a precisão.
- Priorizar visibilidade e controle: implementar ferramentas que forneçam insights em tempo real e propriedade clara, essenciais para a conformidade e a excelência operacional.
Com a ajuda da InvGate, a Element U.S. & Defense não apenas alcançou a conformidade, mas também criou uma base para o crescimento sustentável e a excelência operacional. Quer ver resultados semelhantes? Comece sua avalição gratuita de 30 dias e explore o que a InvGate pode fazer pela sua organização.
