Oznaczanie zasobów IT: Jak oznaczać oprogramowanie i sprzęt

Oznaczaniezasobów IT to praktyka etykietowania zasobów IT za pomocą unikalnych identyfikatorów w celu śledzenia ich i zarządzania nimi przez cały cykl ich życia. W zarządzaniu zasobami IT (ITAM) oznaczanie zasobów IT ma zasadnicze znaczenie dla poprawy widoczności, bezpieczeństwa i zgodności. Bez tego śledzenie sprzętu, oprogramowania i innych zasobów IT może szybko stać się chaotyczne.

W tym artykule zbadamy, jak skutecznie oznaczać zasoby IT i dlaczego jest to przełom w zarządzaniu IT. Zanurzmy się w temat.

Czym jest tagowanie zasobów IT?

Tagowanie zasobów IT to proces oznaczania zasobów IT unikalnymi identyfikatorami, które przechowują istotne szczegóły, takie jak ich typ, właściciel, status, lokalizacja i historia użytkowania. Znaczniki te mogą być fizyczne lub cyfrowe, ułatwiając śledzenie i zarządzanie zasobami w całym ich cyklu życia.

Czym jest znacznik IT?

Może się to wydawać oczywiste, ale ważne jest, aby ustalić jasną definicję, aby uniknąć nieporozumień. Znacznik IT to etykieta -fizyczna lub cyfrowa - która jednoznacznie identyfikuje zasób IT i dostarcza istotnych informacji na jego temat. Są one specyficzne dla zasobów związanych z technologią, takich jak laptopy, serwery lub licencje na oprogramowanie, i stanowią podzbiór tagów zasobów.

Rodzaje znaczników zasobów IT

Znaczniki zasobów IT występują w dwóch rodzajach: fizycznym i cyfrowym. Znaczniki fizyczne, takie jak numery seryjne, kody kreskowe lub kody QR, są dołączane bezpośrednio do zasobów w celu łatwej identyfikacji. Przykładem fizycznego znacznika zasobów może być technik skanujący kod QR na laptopie, aby natychmiast uzyskać dostęp do jego gwarancji, historii konserwacji i przypisania użytkownika.

Cyfrowe znaczniki istnieją w systemach ITAM, kategoryzując zasoby w oparciu o warunki, aby usprawnić śledzenie i konserwację. Przykładem cyfrowego znacznika zasobów może być system ITAM automatycznie oznaczający urządzenia w oddziale i powiadamiający dział IT o konieczności aktualizacji, zapewniając zgodność i bezpieczeństwo.

Jak wykonać tagowanie zasobów IT

Oznaczanie zasobów IT jest procesem. Oznacza to, że aby zrobić to poprawnie, należy wykonać szereg kroków. Chociaż każdy krok jest zgodny z ustrukturyzowanymi ramami, nie są one sztywne - możesz dostosować proces do swoich celów i zasobów.

Oto jak przeprowadzić tagowanie zasobów IT:

1. Zdefiniuj standardy tagowania - Ustal, jakie informacje powinien zawierać każdy tag, takie jak typ zasobu, numer seryjny, szczegóły dotyczące własności i kody śledzenia.
   
   
2. Wybierz odpowiedni typ znacznika - Wybierz między znacznikami fizycznymi lub cyfrowymi w oparciu o typ zasobu i potrzeby ITAM.
   
   
3. Zastosuj tagi - dołącz etykiety fizyczne do sprzętu lub przypisz tagi cyfrowe w systemie ITAM.
   
   
4. Integracja z oprogramowaniem ITAM - Upewnij się, że tagi są połączone z narzędziem ITAM w celu regularnego śledzenia i zarządzania zasobami.
   
   
5. Regularnie aktualizuj i audytuj tagi - przeprowadzaj rutynowe kontrole w celu weryfikacji dokładności tagów, aktualizuj informacje o zasobach i wycofuj tagi dla wycofanych z eksploatacji zasobów.

Jak wykonać fizyczne znakowanie zasobów IT?

Fizyczne oznaczanie zasobów sprzętowych jest centralną częścią zarządzania zapasami sprzętu. Obejmuje ono umieszczanie etykiet identyfikacyjnych na poszczególnych zasobach sprzętowych. Oto przewodnik, jak to zrobić za pomocą InvGate Asset Management.

Na początek przyjrzyjmy się różnym typom etykiet, które mogą być używane do oznaczania zasobów sprzętowych:

• Kody QR - dwuwymiarowe kody kreskowe, które mogą przechowywać duże ilości informacji. Można je łatwo zeskanować za pomocą smartfonów lub specjalistycznych urządzeń skanujących, umożliwiając szybki dostęp do szczegółów zasobów.
  
  
• Kody kreskowe - pionowe linie o różnej szerokości, które reprezentują dane, zazwyczaj zakodowane za pomocą liczb. Do odczytu i dekodowania informacji potrzebne są skanery kodów kreskowych.
  
  
• Znaczniki RFID - Znaczniki RFID (Radio Frequency Identification) wykorzystują fale radiowe do bezprzewodowego przesyłania danych. Są one powszechnie używane do śledzenia zasobów w środowiskach o dużej skali, ponieważ czytniki RFID mogą przechwytywać informacje z wielu tagów jednocześnie.

Podczas oznaczania zasobów sprzętowych należy uwzględnić nazwę lub nazwę inwentarza - która powinna zawierać typ zasobu i charakterystyczny numer, znacznik kodu oraz wszelkie inne istotne szczegóły, które pomagają zidentyfikować i śledzić zasób.

Chociaż fizyczne znaczniki są zwykle tworzone za pomocą narzędzi innych firm, InvGate Asset Management umożliwia generowanie kodów QR bezpośrednio z instancji. W ten sposób można uzyskać dostęp do profili zasobów natychmiast po ich zeskanowaniu, co daje możliwość wykonywania różnych czynności, takich jak zmiana stanu, aktualizacja danych lub utworzenie powiązanego zgłoszenia za pośrednictwem integracji InvGate Service Management.

Jak wykonać cyfrowe tagowanie zasobów IT?

Cyfrowe tagowanie zasobówIT służy do zarządzania zasobami IT poprzez dołączanie do nich cyfrowych tagów (lub metadanych) w oprogramowaniu do zarządzania zasobami IT.

Najpopularniejsze z nich, których można używać w InvGate Asset Management to:

1. Kategorie - Zasoby mogą być tagowane w oparciu o klasyfikacje ustalone przez organizację. Zwykle są to kategorie statyczne, takie jak oprogramowanie zwiększające produktywność, narzędzia projektowe, aplikacje komunikacyjne, lokalizacja lub wiek sprzętu. Kategoryzacja zasobów oprogramowania pomaga organizować i grupować je w celu lepszej widoczności i zarządzania.
   
   
2. Informacje o licencjonowaniu - Tagi mogą być używane do wskazywania statusu licencjonowania, takiego jak licencjonowanie, brak licencji, wersje próbne lub wygaśnięcie. Można nawet zautomatyzować powiadomienia, aby otrzymywać alerty, gdy licencja wkrótce wygaśnie. Jest to szczególnie przydatne w przypadku zarządzania licencjami.
   
   
3. Wykorzystanie lub dział - oznaczanie zasobów oprogramowania na podstawie ich wykorzystania lub działu może być pomocne w śledzeniu alokacji oprogramowania w organizacji. Pozwala to na lepszą alokację zasobów i optymalizację kosztów.
   
   
4. Wersja lub wydanie - tagi mogą być również używane do wskazania konkretnej wersji lub wydania zasobów oprogramowania. Jest to szczególnie przydatne w zarządzaniu oprogramowaniem, w tym w zarządzaniu aktualizacjami i poprawkami.

Mimo że tagi cyfrowe są głównie związane z zasobami oprogramowania, nie oznacza to, że nie można ich również używać na sprzęcie. W rzeczywistości InvGate Asset Management pozwala na obie opcje. Ponadto InvGate Asset Management oferuje możliwość przekształcenia dowolnego tagu w tag inteligentny , dzięki czemu po zaprojektowaniu jego warunków jest on automatycznie przypisywany do CI, które je spełniają, zapewniając widoczność zasobów w czasie rzeczywistym.

Join IT Pulse, our weekly newsletter Receive the latest news of the IT word. right in your inbox

Read about our privacy policy

4 korzyści z tagowania zasobów

Wdrożenie tagowania zasobów w ramach strategii ITAM może przynieść szereg korzyści:

1. Lepsza organizacja - Szybkie i wydajne śledzenie zasobów minimalizuje ryzyko ich utraty lub zagubienia, zapewniając lepszą kontrolę nad całą infrastrukturą IT.
   
   
2. Dokładniejsze informacje - Automatyzacja identyfikacji i śledzenia zasobów cyfrowych usprawnia zadania, takie jak zarządzanie zapasami, audyty i konserwacja.
   
   
3. Pełne zarządzanie cyklem życia zasobów IT - oznaczanie zasobów odpowiednimi informacjami pozwala organizacjom śledzić dane dotyczące zasobów poprzez ich nabycie, wdrożenie, wykorzystanie, konserwację i wycofanie. Umożliwia to lepsze podejmowanie decyzji dotyczących wymiany zasobów, aktualizacji i harmonogramów konserwacji oraz pozwala na stosowanie protokołów na różnych etapach ich cyklu życia.
   
   
4. Lepsza widoczność i raportowanie - dzięki lepszej widoczności można generować dokładne raporty dotyczące wykorzystania zasobów, historii konserwacji i zgodności.

Należy pamiętać, że oznaczanie zasobów może odbywać się fizycznie lub w środowisku cyfrowym. W kolejnych sekcjach zagłębimy się w szczegółowe rozważania i najlepsze praktyki dotyczące tagowania za pomocą każdej metody.

InvGate Asset Management jako system tagowania zasobów IT

InvGate Asset Management upraszcza tagowanie zasobów IT, zapewniając wbudowane narzędzia zarówno do tagowania fizycznego, jak i cyfrowego. W przypadku zasobów fizycznych umożliwia bezpośrednie generowanie kodów QR, zapewniając płynną identyfikację sprzętu i zarządzanie nim. Skanowanie tych kodów zapewnia natychmiastowy dostęp do profili zasobów, umożliwiając aktualizacje, zmiany statusu, a nawet tworzenie zgłoszeń za pośrednictwem InvGate Service Management.

W celu cyfrowego znakowania, InvGate Asset Management oferuje niestandardowe inteligentne tagi , które automatycznie kategoryzują zasoby w oparciu o predefiniowane warunki. Po skonfigurowaniu automatycznie aktualizują się wraz ze zmianą warunków, zapewniając dokładną widoczność bez ręcznej interwencji.

Dzięki inteligentnym tagom zespoły IT mogą

• Segmentować zasoby według kategorii, takich jak "brakujący program antywirusowy" lub "nieaktualne oprogramowanie", aby szybko identyfikować zagrożenia.
• Usprawniać zapytania poprzez natychmiastowe lokalizowanie zasobów wysokiego ryzyka i nadawanie im priorytetów.
• Dostosowanie parametrów w celu zapewnienia, że tagowanie odzwierciedla najnowsze warunki zasobów.

Konfigurowanie inteligentnych tagów za pomocą InvGate Asset Managament

Konfiguracja inteligentnych tagów jest prosta: przejdź do Ustawienia >> Ogólne >> Tagi, utwórz nowy tag z nazwą, opisem i kolorem oraz włącz opcję inteligentnego tagu. Zdefiniuj warunki, które będą automatycznie wyzwalać tag, a InvGate Asset Management zajmie się resztą.

Po skonfigurowaniu możesz filtrować zasoby według tagów, aby skupić się na krytycznych obszarach, poprawiając zarówno bezpieczeństwo, jak i wydajność.

Podsumowując

Dokładne tagowanie zasobów IT jest sposobem na uproszczenie i uporządkowanie śledzenia zasobów, upewniając się, że wszystko jest poprawnie zidentyfikowane i łatwe do wyśledzenia i uzyskania dostępu. Działa jako punkt wyjścia w procesach ITAM do zarządzania zasobami przez cały ich cykl życia.

Możesz to zrobić, używając zarówno fizycznych, jak i cyfrowych tagów, w zależności od tego, jakie zasoby i informacje musisz mieć na oku.

Aby rozpocząć wdrażanie tagowania zasobów IT, poproś o 30-dniowy bezpłatny okres próbny InvGate Asset Management! I nie martw się o utratę jakichkolwiek danych, ponieważ możesz je później przekształcić w działającą instancję!

Często zadawane pytania

Jaki jest przykład tagowania zasobów?

Przykładem oznaczania zasobów jest umieszczenie etykiety z kodem kreskowym na komputerze lub dołączenie etykiety RFID do serwera w celu łatwej identyfikacji i śledzenia.

Które zasoby należy oznaczać?

Ogólnie rzecz biorąc, zarówno oprogramowanie, jak i sprzęt powinny być oznakowane. Obejmuje to komputery, serwery, urządzenia mobilne, aplikacje i inne elementy infrastruktury IT.

Co powinien zawierać rejestr zasobów IT?

Rejestr zasobów IT powinien zawierać istotne informacje o każdym zasobie, takie jak nazwa zasobu, unikalny identyfikator, opis, właściciel, lokalizacja, data zakupu, szczegóły gwarancji i wszelkie inne istotne informacje dotyczące licencji lub konserwacji.

Jak oznaczyć komputer?

Aby oznaczyć komputer, można umieścić na urządzeniu fizyczną etykietę lub naklejkę zawierającą kod kreskowy lub kod QR. Etykieta ta powinna zawierać istotne informacje, takie jak nazwa zasobu, numer seryjny i wszelkie inne istotne szczegóły.

Na czym polega proces tagowania?

Proces tagowania polega na przypisywaniu do zasobów unikalnych etykiet identyfikacyjnych, takich jak kody kreskowe, kody QR lub znaczniki RFID. Etykiety te są powiązane z odpowiednimi informacjami o zasobach w systemie zarządzania zasobami, umożliwiając łatwą identyfikację, śledzenie i zarządzanie zasobami.