Gestion des actifs matériels: Perspectives d'experts [+5 outils]

Lagestion des biens matériels (HAM) est un élément essentiel de la gestion des biens informatiques. Bien menée, elle permet de réduire les coûts et de garantir que le bon équipement est disponible au bon moment pour les bonnes parties prenantes, et que les biens matériels informatiques sont toujours suivis.

Dans cet article, nous présenterons la gestion des actifs informatiques, décrirons certains de ses principaux avantages et examinerons les étapes du cycle de vie de la gestion des actifs informatiques. En outre, nous explorerons certaines des meilleures façons de commencer et comment InvGate Asset Management peut aider.

Prêt à vous enthousiasmer pour le HAM ? Commençons !

Qu'est-ce que la gestion des biens matériels ?

La gestion des biens matériels est la pratique qui s'occupe des biens matériels de votre inventaire des biens informatiques. En d'autres termes, cette pratique consiste à garder un œil sur les composants physiques qui constituent votre environnement réel, y compris les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les serveurs et les équipements de réseau, tout au long de leur cycle de vie - de l'acquisition à la mise hors service et au recyclage.

Le HAM fait partie de la pratique globale de l'ITAM et doit être soigneusement intégré avec le service desk et les fonctions financières pour s'assurer qu'il soutient pleinement votre département informatique. En combinant la gestion des services informatiques (ITSM) et le logiciel ITAM, le HAM peut réduire le coût de l'équipement et, en même temps, aider à résoudre les incidents et les demandes de service.

En procédant correctement, vous disposerez toujours d'un ensemble définitif de matériel en stock à distribuer intelligemment au sein de votre organisation et en fonction des demandes arrivant par le biais de votre service d'assistance. Cela permet de gagner du temps et d'éviter les désagréments pour les utilisateurs finaux.

Qu'est-ce qu'un bien matériel ?

Un bien matériel est un dispositif technologique physique qui alimente les opérations de votre organisation - pensez aux ordinateurs, aux serveurs, aux routeurs et même à vos fidèles imprimantes de bureau.

Ce sont les outils qui assurent le bon fonctionnement de votre monde numérique et opérationnel. Savoir de quel matériel vous disposez, où il se trouve et comment il est utilisé est la première étape pour le gérer efficacement et éviter les maux de tête (ou les dépenses) inutiles !

Les biens matériels peuvent être regroupés en quatre catégories principales :

• Les appareils destinés aux utilisateurs finaux : Équipement utilisé directement par les employés, comme les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones.
• Équipement de mise en réseau : Dispositifs tels que les routeurs, les commutateurs, les modems et les points d'accès qui permettent la connectivité.
• Matériel de centre de données : Serveurs, dispositifs de stockage et autres infrastructures alimentant les systèmes informatiques.
• Périphériques : Matériel tel que les imprimantes, les scanners, les moniteurs et les disques externes qui prennent en charge des tâches spécifiques.

En classant vos biens matériels par catégories, vous pouvez mieux gérer leur cycle de vie et vous assurer que chaque pièce contribue efficacement aux opérations de votre entreprise.

HAM et SAM

Quelles sont les différences entre la gestion des actifs matériels et la gestion des actifs logiciels (SAM)? Comme nous l'avons mentionné, la gestion des actifs logiciels se concentre sur la mise en place de pratiques et de processus corrects pour gérer, contrôler et protéger le parc de matériel informatique. En revanche, la gestion des actifs logiciels (SAM) s'occupe des actifs informatiques. Mais prenons le temps d'examiner ces deux pratiques en détail.

Malgré leurs différences, la relation entre HAM et SAM est fondamentale, et le pont qui les relie est la gestion des actifs informatiques. Comme l'a dit David Foxen dans l'épisode 64 de Ticket Volume - IT Podcast: "Vous ne pouvez pas faire de SAM sans HAM. Il faut faire les deux. Et c'est là que l'ITAM entre en jeu".

Pour David, HAM et SAM sont intimement liés, en particulier dans les organisations qui cherchent activement à optimiser simultanément leurs cycles de rafraîchissement du matériel et l'utilisation des logiciels.

Pourquoi devez-vous gérer vos actifs matériels ?

Comme vous pouvez l'imaginer, la mise en œuvre d'une stratégie de gestion des actifs matériels présente de nombreux avantages. Globalement, elle peut aider les organisations à optimiser leurs actifs matériels en assurant un meilleur équilibre entre l'offre et la demande.

En informatique, le matériel est bien plus que des boîtes et des bouts de fil et d'étain, mais nous devons l'expliquer au reste de l'entreprise.

• Réduction des coûts - Permet aux organisations d'éviter les achats inutiles de matériel et de réduire les coûts de maintenance et d'assistance.
  
  
  
• Meilleure gestion du cycle de vie des actifs - Permet de gérer l'ensemble du cycle de vie des actifs matériels, de l'acquisition à la mise au rebut, de manière structurée et efficace afin que rien ne se perde, ne soit ignoré ou oublié. Nous avons tous entendu des histoires d'horreur sur des serveurs zombies, des serveurs en place qui gaspillent un temps et des ressources précieux parce que personne ne sait à quoi ils servent. Une gestion solide du cycle de vie signifie que tout ce qui n'est pas utilisé activement est signalé et traité de manière appropriée.
  
  
  
• Amélioration de l'agilité de l'entreprise - Elle garantit queles actifs matériels sont utilisés de manière efficace et efficiente, ce qui peut accroître la productivité et réduire les temps d'arrêt.
  
  
  
• Amélioration de la sécurité et de la prévention des pertes - Permet aux entreprises de contrôler leurs biens matériels, ce qui réduit le risque de perte ou d'égarement de ces biens.
  
  
  
• Amélioration de la conformité - Les entreprises peuvent s'assurer que leur matériel est utilisé conformément aux exigences légales et réglementaires.
  
  
  
• Meilleure prise de décision - Fournit aux organisations des informations précises sur leurs biens matériels, ce qui peut les aider à prendre des décisions éclairées sur les investissements futurs et les activités d'approvisionnement.

Les défis de la gestion des biens matériels

La gestion des biens matériels n'est pas une mince affaire. Si les avantages sont indéniables, le chemin vers une mise en œuvre réussie est pavé de défis que les équipes informatiques doivent relever pour optimiser pleinement leurs actifs existants. Voici quelques obstacles courants :

• Suivi du matériel existant : Sans un inventaire clair des actifs, il est facile de perdre de vue les actifs individuels dispersés dans les départements, les centres de données ou même les installations de travail à distance. Les appareils périphériques passent souvent entre les mailles du filet, ce qui entraîne des inefficacités et des occasions manquées de réaliser des économies.
  
  
  
• Vulnérabilités en matière de sécurité et gestion des risques: Un matériel non géré ou obsolète peut exposer votre entreprise à d'importantes vulnérabilités en matière de sécurité. Une maintenance de routine et une surveillance proactive de l'état des actifs sont essentielles pour réduire les risques et protéger les données sensibles de votre organisation.
  
  
  
• Équilibrer l'offre et la demande : Il est difficile de trouver le juste équilibre entre la nécessité d'avoir suffisamment de matériel pour répondre aux besoins de l'entreprise et la nécessité de ne pas acheter trop de matériel. Une mauvaise gestion des actifs matériels peut conduire à des investissements inutiles ou, pire, à des pénuries critiques qui affectent la productivité.
  
  
  
• Complexité de la gestion du cycle de vie : De l'acquisition à la mise au rebut, chaque étape du cycle de vie d'un bien nécessite une planification et une exécution minutieuses. Négliger la gestion du cycle de vie peut se traduire par des serveurs zombies, des équipements sous-utilisés ou des coûts élevés liés à une technologie obsolète.
  
  
  
• Assurer la conformité : Les exigences légales et réglementaires ajoutent une nouvelle couche de complexité. S'assurer que tous les éléments de configuration et les services sont conformes aux normes de conformité est une tâche qui prend du temps et qui exige de la précision et une supervision approfondie.
  
  
  
• Communication efficace entre les équipes : Les équipes informatiques ont souvent du mal à expliquer aux autres services l'importance stratégique de la gestion des biens matériels. Pour obtenir l'adhésion de l'ensemble de l'organisation, il est essentiel de bien comprendre l'impact direct des biens matériels sur la productivité, la rentabilité et les risques de l'entreprise.

S'attaquer de front à ces défis avec des outils tels que la découverte automatisée, les solutions de maintenance programmée et une collaboration étroite entre les équipes peut ouvrir la voie à une meilleure gestion des actifs matériels et à un succès commercial à long terme.

Les 9 étapes du cycle de vie de la gestion des actifs matériels

Les principales étapes du cycle de vie d'un bien matériel sont les suivantes :

1. Demande de matériel : le matériel est demandé par un employé. Généralement, il s'agit de soumettre une demande via le service d'assistance.
2. Acquisition : cette étape implique l'acquisition de matériel par achat, location ou fonds techniques.
3. Réception : le matériel a été livré au service informatique, vérifié et étiqueté.
4. Assurance qualité : cette étape permet de s'assurer que le matériel est adapté à l'usage prévu et qu'il répond aux exigences de l'organisation en matière d'utilité et de garantie.
5. Déploiement : une fois que le matériel a été testé, il est déployé et installé dans le lieu ou le service approprié au sein de l'organisation.
6. Support BAU : le matériel est supporté par le biais de la pratique standard de gestion des incidents.
7. Maintenance : entretien du matériel pour garantir des performances optimales et la longévité. Il s'agit d'une maintenance à la fois proactive et réactive.
8. Mise à la retraite : le matériel arrive en fin de vie et doit être mis hors service de manière contrôlée.
9. Mise au rebut : le matériel est soit recyclé, soit mis au rebut à la fin de sa durée de vie.

Meilleures pratiques ITIL pour la gestion des biens matériels

La gestion des actifs matériels nécessite une approche structurée pour suivre, contrôler et gérer efficacement tous les actifs matériels informatiques au sein d'une organisation. Lors de la mise en œuvre de la gestion des actifs matériels, voici quelques éléments à prendre en compte.

1. Rester simple (et pratique)

J'ai emprunté ici un principe directeur de l'ITIL. N'oubliez pas de rester simple lorsque vous mettez en place votre pratique HAM.

De nombreuses mises en œuvre échouent parce qu'elles sont trop compliquées et qu'elles deviennent trop lourdes pour être efficaces. Lorsque vous créez votre pratique HAM, n'oubliez pas que votre processus doit être convivial, car si vos clients pensent que son utilisation est trop compliquée, par exemple lorsqu'ils demandent du matériel, il en résultera beaucoup de paperasserie et ils le contourneront, ce qui vous causera des problèmes par la suite.

2. Connaître les acteurs de soutien

Ou, pour reprendre un autre principe de l'ITIL, travaillez en collaboration et de manière holistique. Examinez ce qui est en place actuellement et ce qui peut être utilisé pour le HAM. Il ne s'agit pas de réinventer la roue, mais de travailler intelligemment.

Toutes les demandes de matériel passent-elles par le service desk ? Existe-t-il un processus de traitement des demandes auquel vous pouvez vous connecter ? Le processus d'approvisionnement est-il centralisé ? Le nouveau matériel peut-il être déployé dans le cadre de la gestion des versions ?

3. Identifier et documenter tous les biens matériels

Je sais, je sais. Cette partie va demander beaucoup de temps et de travail. Mais c'est la clé du succès si l'on veut faire du HAM correctement. La première étape consiste à identifier et à documenter tous les biens matériels de l'organisation. Il s'agit des ordinateurs, des serveurs, des imprimantes et des autres périphériques. Il est essentiel de tenir des registres précis de tous les biens matériels, y compris leur emplacement, leur numéro de série, leur date d'achat, les informations relatives à la garantie et l'historique de la maintenance.

Vous pouvez rendre cela moins pénible en utilisant l'Agent de InvGate Asset Management - il signalera automatiquement chaque bien connecté au réseau de votre organisation, vous aidant à avoir un inventaire complet et unifié en seulement 24 heures. De plus, l'information que vous avez déjà en place si vous avez des processus SAM ou de gestion de la configuration connexes peut vous aider. Quelle que soit la manière dont vous décidez de procéder, n'oubliez pas que cette étape est fondamentale pour l'ensemble de votre pratique, et qu'il est donc impératif de la mener à bien.

4. Utiliser un logiciel de suivi des actifs

Utilisez un logiciel de suivi des biens pour gérer tous les biens matériels. Le logiciel devrait fournir des mises à jour en temps réel sur l'emplacement, l'état et l'historique de maintenance de chaque actif.

En ce sens, InvGate Asset Management vous fournira non seulement des fonctions de suivi des actifs mais aussi des capacités de gestion des actifs logiciels - et avons-nous mentionné qu'il est nativement intégré à InvGate Service Management pour rendre les activités de toute l'équipe d'assistance informatique beaucoup plus fluides ?

5. Réaliser des audits réguliers

Effectuez des audits réguliers des biens matériels pour garantir l'exactitude des enregistrements et identifier tout bien manquant ou non comptabilisé. Cela garantira que les données que vous détenez dans vos bases de données d'actifs correspondent à ce qui est présent dans votre environnement informatique.

Si vous avez InvGate Asset Management, vous pouvez également automatiser les rapports ITAM pour recevoir des mises à jour périodiques sur la santé de vos biens matériels, leur état, l'utilisation des licences, et plus encore.

Logiciel de gestion des biens matériels

Il existe de nombreuses solutions de gestion des biens matériels parmi lesquelles choisir. La décision dépend de vos objectifs personnels, des capacités de votre équipe et des besoins de votre organisation.

La première question à laquelle nous devons répondre est de savoir ce qu'un logiciel HAM est censé faire. Les solutions HAM sont conçues pour rationaliser le suivi, la surveillance et la gestion des actifs informatiques physiques de votre organisation. Ces outils fournissent une plateforme centralisée qui vous permet de toujours avoir une idée claire du matériel que vous possédez, de son emplacement et de la manière dont il est utilisé. Grâce au logiciel HAM, les entreprises peuvent optimiser l'utilisation des actifs, réduire les coûts opérationnels et minimiser les risques associés aux équipements obsolètes ou mal placés.

Voici ce qu'un bon logiciel HAM peut faire pour votre entreprise :

• Automatiser la découverte des actifs : Identifiez et cataloguez le matériel sur votre réseau sans intervention manuelle.
• Centraliser la gestion des stocks : Stockez des enregistrements détaillés de tous les biens matériels, y compris les dates d'achat, les informations relatives à la garantie et l'historique de la maintenance.
• Améliorer la gestion du cycle de vie : Suivez les actifs depuis leur acquisition jusqu'à leur mise au rebut, en veillant à ce que rien ne soit oublié ou gaspillé.
• Améliorer la sécurité et la conformité : Surveillez le matériel pour réduire les risques tels que les violations de données ou la non-conformité aux réglementations.
• Permettre des décisions basées sur les données : Fournir des informations exploitables pour optimiser les stratégies d'approvisionnement et de maintenance.

Pour vous aider à démarrer, nous avons établi une liste restreinte de cinq options. Voici nos cinq meilleures solutions HAM :

1. InvGate Asset Management.
2. Lansweeper.
3. LOGINventory.
4. Snipe-IT.
5. Inventaire Spiceworks.

Optimisez votre HAM avec InvGate Asset Management

Cette option n'est pas vraiment une surprise. La vérité est que InvGate Asset Management est un excellent choix pour la gestion des actifs matériels. Et le meilleur ? Il offre des capacités supplémentaires qui aident la gestion de l'actif à s'étendre. Voici ses principales caractéristiques :

1. Découverte automatisée des actifs : Identifie et catalogue automatiquement tous les biens matériels au sein de votre réseau, assurant un inventaire complet et à jour.
   
   
   
2. Inventaire centralisé des actifs : Consolide les informations sur les biens matériels, notamment les données d'achat, l'état de la garantie et les affectations aux centres de coûts, facilitant ainsi un suivi et une gestion efficaces.
   
   
   
3. Génération de codes QR et numérisation mobile : Permet la création en masse de codes QR pour les biens, ce qui permet une identification et une gestion rapides via des appareils mobiles.
4. Suivi des garanties et de la maintenance : Planifie des notifications pour les expirations de garantie et les besoins de maintenance, ce qui permet d'éviter les temps d'arrêt imprévus et d'optimiser la longévité des actifs.
   
   
   
5. Champs d'actifs personnalisables : Permet la création de champs personnalisés pour capturer des informations spécifiques relatives aux biens matériels de votre organisation, améliorant ainsi la profondeur des données sur les biens.
   
   
   
6. Surveillance de l'état des actifs : Fournit des informations en temps réel sur l'état des actifs matériels, ce qui permet une maintenance proactive et des interventions opportunes pour maintenir des performances optimales.

Réflexions finales

La gestion des actifs matériels est la pierre angulaire d'une gestion efficace des actifs informatiques, car elle fournit la structure nécessaire à la gestion, au contrôle et à l'optimisation du matériel de votre parc informatique. En mettant en œuvre la gestion des actifs matériels, les entreprises peuvent rationaliser le cycle de vie des actifs, éviter les dépenses inutiles et améliorer l'efficacité opérationnelle.

N'oubliez pas qu'une stratégie HAM réussie

• nécessite une gestion du cycle de vie, de l'acquisition à la mise au rebut.
• dépend d'une approche bien structurée et collaborative pour éviter les lacunes et les inefficacités.

L'utilisation du bon logiciel HAM est la clé pour surmonter les défis et atteindre vos objectifs. Vous voulez savoir tout ce que InvGate Asset Management peut faire pour vous afin de gérer efficacement vos actifs informatiques ? Consultez la démo en direct ou demandez un essai gratuit de 30 jours!

Questions fréquemment posées

1) Quels sont les exemples d'actifs matériels ?

Les exemples incluent les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les serveurs, les imprimantes, les routeurs et tout autre dispositif informatique physique.

2) La gestion des actifs matériels et la gestion du cycle de vie du matériel sont-elles identiques ?

Non, la gestion des actifs matériels couvre tous les aspects de la gestion du matériel, tandis que la gestion du cycle de vie du matériel se concentre spécifiquement sur les étapes du cycle de vie des actifs.

Qu'est-ce qu'un analyste HAM ?

Un analyste HAM supervise le suivi, la gestion du cycle de vie et l'optimisation du matériel afin de garantir une utilisation efficace et la conformité.