A veces los profesionales de TI se enfocan demasiado en el “próximo gran proyecto” en lugar de tener “lo básico”, y lo creas o no, la gestión de Activos de TI (ITAM, por sus siglas en inglés) es uno de esos “básicos”. ITAM es la base de toda organización de TI efectiva, y puede ser el catalizador para la gestión de incidentes, problemas, gestión de cambio y también de configuración. Por otro lado, potencialmente puede ayudarte a ahorrar miles de dólares en costo de licencias y a prevenir un Apocalipsis Zombie en tus servidores (más adelante veremos este tema).
En esta serie de artículos ITAM 101 veremos: Qué es ITAM, cómo hacer tu caso de negocios para ITAM a prueba de balas, cómo planificar la implementación y cómo ejecutar efectivamente tus procesos ITAM.
Entonces, ¿qué es ITAM?
Según Wikipedia, ITAM es “un conjunto de prácticas empresariales que unen funciones financieras, contractuales y de inventario para apoyar la gestión del ciclo de vida y la toma de decisiones estratégicas para el entorno de TI. Los activos incluyen todos los elementos de software y hardware que se encuentran en el entorno empresarial".
Para decirlo de manera breve y simple, ITAM son las personas, procesos y herramientas, que se incorporan en una organización, para gestionar, controlar y proteger todos los activos de TI, a lo largo del tiempo.
ITAM debería ser una parte clave de la estrategia de una organización de TI. Mediante la recopilación de información sobre el hardware y software que componen los servicios de TI, la gestión de los activos de TI, puede ser usada como una herramienta de decisión sobre el uso de software y hardware, compras y redistribución.ITAM también ayuda a la organización a gestionar sus recursos de TI más eficientemente, ya que cuando se sabe qué constituye los servicios clave de una organización, se ahorra tiempo y dinero, evitando compras duplicadas o innecesarias de activos y garantizando que las licencias de software se reutilicen cuando sea necesario. Adicionalmente una función ITAM eficaz puede mitigar el riesgo de que se generen multas y sanciones relacionadas con la falta de licencia y proporcionar un apoyo valioso en las auditorías de software.
¿Por qué debería importarme?
ITAM, no es sólo una herramienta ni un conjunto de procesos, sino que es una capacidad empresarial. Es decir, tener una función ITAM efectiva le brindará a tu compañía los siguientes beneficios (y más):
Ahorro de costos
Cuando sabes qué es lo que compone tus servicios de TI, nada se pierde o "desaparece", lo que significa que las licencias pueden ser reutilizadas, se pueden evitar compras duplicadas y la organización está en una posición más fuerte a la hora de negociar nuevos contratos con proveedores de hardware y software.
Teniendo visibilidad y control sobre tus activos de TI a lo largo de todo el ciclo de vida de los mismos, desde la solicitud hasta la eliminación, podrás optimizar el uso de tu hardware y software, reducir los costos y garantizar que los usuarios finales obtengan un mejor valor de la inversión financiera en TI.
¿Quieres una prueba de que no gestionar tus activos de manera eficiente es un problema? Aquí va: a finales de 2015, el Wall Street Journal declaró que los llamados servidores zombies, es decir, servidores que nadie sabe para qué sirven (o incluso, si son necesarios), habían alcanzado niveles epidémicos.
Una estimación sitúa el nivel de los servidores zombies en más de 10 millones en todo el mundo, consumiendo aproximadamente lo que ocho grandes plantas de energía en total. Entonces, por supuesto que tienes la oportunidad, en cuanto a costos, de saber qué hacer; si debes reutilizar o no el hardware que está fuera de circulación. Alternativamente, puedes dejar de pagar mantenimiento en software que ya no necesitas o servicios en la nube que podrías dar de baja.
Reducción de riegos
Los negocios modernos están llenos de riesgos y necesitan estar sujetos a normas. Los dos aspectos, se dan de manera interna y externa, en lo regulatorio y lo contractual.
Contar con personas, procesos y herramientas de ITAM significa que puedes reducir o mitigar ciertos riesgos. Estos podrían estar asociados con entender la antigüedad de los recursos de hardware, con el hecho de que la empresa está expuesta al riesgo de fallo de equipos y el efecto que esto podría tener sobre los ingresos, la reputación y retención de clientes. En algunas industrias el riesgo también podría darse en el marco regulatorio.
Sin embargo, gran parte de la gestión de riesgos asociada con ITAM se relaciona con la concesión de licencias de software, es decir con el riesgo de estar por debajo del número de licencias habilitadas. Esto puede traer aparejado multas financieras, daños en la reputación, y hasta la posibilidad de penas de prisión para el personal clave de negocios. Piensa también en el riesgo de que se genere trabajo adicional para poder administrar las fallas de una auditoría de software fallida.
Incremento en la eficiencia y la efectividad
Tener control sobre tus recursos de TI implica que puedas tomar mejores decisiones, a la vez que tengas un mejor resultado final en tu ganancias. En este sentido, las determinaciones que tomes estarán basadas en lo que sabes que tienes, en lugar de lo que crees que tienes; así como también te posibilitará tener una perspectiva sobre los costos a lo largo de todo el ciclo de vida de un activo, en lugar de sólo mirar el precio del mismo.
Contar con ITAM también generará un entorno de producción más estable. Piensa en ello, si sabes lo que tienes, puedes saber cómo encaja y cuáles son las dependencias críticas. Esto te proporcionará información clave a la hora de gestionar un incidente importante (priorizando dónde deberá estar concentrado el esfuerzo de soporte) y para la gestión del cambio (garantizando que se registren los impactos empresariales y se notifique a los usuarios correctos).
Aumento en la satisfacción del cliente
Mediante la gestión de los activos de TI, estás realizando un compromiso con la calidad, le estás diciendo a tus usuarios finales y clientes “Nos importas tú, tus activos de TI, el nivel de servicio que estamos proporcionando y cumplir con los requisitos y estándares regulatorios ".
A través de ITAM, los procesos de gestión de incidentes y de cumplimiento de la solicitud se vuelven más efectivos; las solicitudes pueden ser procesadas más eficientemente y es más fácil rastrear un incidente o una solicitud acerca de un activo, brindando mayor transparencia y visibilidad. Asimismo, brinda la posibilidad de mejora en la gestión del conocimiento. Todo esto conduce a una mejor calidad de servicio y aumenta la satisfacción del cliente.
Primeros pasos (Parte 1) - Sembrando las semillas para ITAM
ITAM no es algo que sucede de la noche a la mañana, sino que para poder llevar a cabo tu gestión de activos de TI necesitas tener un plan, un sólido caso de negocios y un alcance muy claro. Pero antes de llegar a eso puedes ganar pequeñas batallas. Observa qué está haciendo al respecto tu equipo de soporte de TI y mesa de ayuda. La chance que tienes es que cada vez que una persona llame al servicio de atención al cliente o registre un ticket, se le pida que confirme datos, validado contra la etiqueta del activo, para asegurarse de que los registros que tiene la mesa de ayuda sobre quién está usando qué equipo, estén actualizados.
Puede que esto no sea perfecto, pero tiene los inicios de un registro de activos, con los detalles de su base de usuarios y sus aplicaciones más utilizadas, lo que te dará una base sólida para empezar.
Otra aproximación es hablar con tus equipos de soporte técnico. Ellos son quienes instalan la mayoría del nuevo hardware y software y proporcionan soporte contínuo, y por lo tanto, probablemente serán quienes tengan registros, contratos de mantenimiento o certificados de licencia. Quizás estos datos estén abarrotados en un cajón de escritorio, casi olvidados; pero de nuevo, es un lugar desde el que empezar con la documentación y la gestión de licencias.
Finalmente, desde una perspectiva de pre-lanzamiento, o como dijimos anteriormente,de ir ganando batallas, puedes probar hablar con tus equipos de compras (o finanzas). Si todas las solicitudes de compra se gestionan de forma centralizada, podrás acceder a un registro de la mayoría -sino de todo- el hardware y el software que se ha solicitado y comprado. Por lo tanto, puedes obtener un control real de la magnitud de tu patrimonio. Lo principal es hacer algo. Sí, en serio, es así de fácil.
Los pasos mencionados más arriba puede que no cambien el mundo pero te darán un punto desde el que comenzar. Si los sigues podrás tener una pequeña base de datos de información de los activos y un lugar central donde almacenar licencias, contratos de mantenimiento y garantías en curso. Esto significa que no estás partiendo completamente desde cero, por lo que tiene que valer la pena intentarlo, ¿verdad?
Hacer ITAM debe ser la decisión más fácil que tienes que tomar como profesional de TI. Al comprender tu patrimonio, puedes equilibrar la calidad con los costos, aumentar la satisfacción de los clientes y reducir los riesgos. ¿Listo para empezar? Vuelve pronto para nuestro próximo blog acerca de cómo hacer el caso de negocio para ITAM.
