La gestión de proyectos se ha convertido en una capacidad de TI (y de negocios) muy codiciada, gracias a que la mentalidad de negocios ya no considera a un gerente de proyectos como una sobrecarga extremadamente cara. Algunas compañías se han preguntado "¿por qué necesitamos un gerente de proyectos para ejecutar esta iniciativa?". Es de esperar que esta visión haya cambiado, pero puede que algunas empresas todavía encuentren dificultades en costear un equipo de gestión de proyectos.
Por lo tanto, para ayudarte a justificar la necesidad de roles de gestión de proyectos, hemos reunido cinco consejos para garantizar que tú, o alguien que ocupe un rol de gerente, agregue valor al próximo proyecto.
Pero, antes de comenzar, volvamos a lo básico por un momento para comprender qué es la gestión de proyectos.
¿Qué es la gestión de proyectos?
Existen muchas definiciones, pero hay una que nos gusta más:
“La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos”.
Puedes aplicar diferentes metodologías al administrar un proyecto, y ciertas metodologías funcionan mejor cuando se usan dentro de las respectivas áreas de la industria. Un buen ejemplo de esto es la metodología Agile o ágil. Agile fue creado para la industria del software, pero sus conceptos también se aplican a otros casos de uso, tanto dentro como fuera de TI.
Una de las metodologías de gestión de proyectos más conocidas, PRINCE2 (que significa "Proyectos en entornos controlados"), se introdujo originalmente como una norma del Gobierno del Reino Unido para proyectos de sistemas de información. Hoy en día también se emplea en una amplia gama de industrias, siendo una de las metodologías de gestión de proyectos más reconocidas en muchos países, con diferentes adaptaciones para diferentes escenarios.
Ahora, volvamos a nuestros cinco consejos para aumentar el valor en la gestión de proyectos y en el rol del Project Manager.
1. Comprende el proyecto en su totalidad
Comencemos con algo que es relativamente fácil pero muy importante: conocer tu proyecto por dentro y por fuera.
Asegúrate de haber establecido quiénes son las partes interesadas y cuál es su interés . Tomarte el tiempo para comprender las expectativas significa que tienes clara la agenda de cada persona en el proyecto.
Una vez que esto quede claro, necesitas el plan de tu proyecto para definir cada rol involucrado y las responsabilidades relevantes.
Asimismo, establecer criterios de éxito medibles y rastreables. Para una comprensión más clara, debes identificar las metas y los objetivos de una manera sencilla, y luego elaborar qué tareas o acciones te impulsarán allí. Esto también ayuda a garantizar que todas las partes interesadas puedan identificar fácilmente si el proyecto está en marcha o no.
2. Recuerda que la comunicación efectiva es vital
Para garantizar que un proyecto se desarrolle sin problemas, como todos los aspectos de los negocios y la vida, la comunicación debe ser una alta prioridad.
Todas las partes interesadas deben conocer los hitos, obstáculos o cambios del proyecto, y estos deben comunicarse de manera clara y regular, lo antes posible. Abre las líneas de comunicación de forma tal que estén dispuestos y felices de acercarse a ti sin dudar; esto significará que el proyecto se ejecutará sin sorpresas evitables.
Los informes destacados (como se mencionan en PRINCE2) son una buena manera de proporcionar a los interesados clave un resumen periódico del proyecto. Estos son enviadospor el gerente del proyecto, para otorgar una actualización de estado, y normalmente se emiten en un intervalo definido que se acordó con las partes interesadas al inicio. Esto permite a las partes interesadas monitorear el progreso. El gerente del proyecto también utiliza los informes destacados para comunicar cualquier problema potencial o áreas en las que los interesados puedan ayudar.
3. Utiliza una herramienta de software de gestión de proyectos
La tecnología ha brindado a los gerentes de proyectos muchas herramientas para ayudarles a hacer su trabajo de manera más efectiva.
Por ejemplo, el software de gestión de proyectos puede actuar como una biblioteca de toda la información relevante del proyecto: documentos, imágenes, texto. Muchos también ofrecen métodos de comunicación rápidos y sencillos, desde las funciones de chat internas hasta las secciones de comentarios, de modo que los usuarios pueden opinar y expresar dudas sobre las últimas actualizaciones en el hilo del proyecto. Y no olvidemos las capacidades del Gantt Chart.
4. Comprende las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo del proyecto
Si bien acabamos de mencionar algunas de las capacidades del software de gestión de proyectos, el éxito de un proyecto depende principalmente del esfuerzo y las habilidades del equipo.
Un gerente de proyecto comprometido y receptivo siempre hará un esfuerzo consciente para conocer fortalezas y debilidades individuales, y así asignar el trabajo correcto a la persona (o personas) correcta. Idealmente, el trabajo se otorga a un individuo que es más eficiente y competente para completarlo.
Al conocer y aprovechar las fortalezas de los miembros del equipo, esto hace que las tareas se completen más rápido y con una mejor administración del tiempo.
5. Revisa tus proyectos completados
Este punto es CLAVE para cualquier gerente de proyecto que progrese en su carrera, y uno verdaderamente efectivo siempre lo hará. Analiza el rendimiento de tu proyecto y aprende de él. Esto a menudo se conoce como la sección "Informe de lecciones" del cierre de un proyecto".
Para hacer esto, tienes que ser autocrítico y evaluar las partes esenciales, de modo que estés en la mejor posición para garantizar el éxito de proyectos futuros también.
Revisa el proyecto en su totalidad y cada elemento, anota qué salió bien y qué salió mal. También debes ir un paso más allá e incluir lo que debe mejorarse a futuro.
Esta autoevaluación es muy poderosa para tu crecimiento y tu capacidad para ejecutar un proyecto de manera efectiva y con una tasa de éxito más alta. También expande tu capacidad para administrar proyectos futuros de manera más lógica y exitosa, en función de tu creciente conocimiento, habilidades y experiencia.
¿Estás de acuerdo con estos consejos? ¿Hay otros que te gustaría ver agregados a la lista? Si es así, ¡deja tus comentarios o sugerencias a continuación!
