Kanban se ha vuelto una herramienta de gestión del trabajo (o de procesos) muy popular. Especialmente en el mundo de Lean, Agile y DevOps; y en la actualidad también ha encontrado su lugar en la gestión de servicios de TI (ITSM) como una forma de poner foco en los trabajos, tareas y flujos. Por ejemplo, al gestionar cola de solicitudes, tareas planificadas o no planificadas, o proyectos y actividades de mejora.
Dado que ofrece un panorama de todo el trabajo que manejar, también permite tener en cuenta su status y por ello motiva a la gente, que puede ver que su trabajo avanza de la pila de “pendiente” a la de “realizados”. Además, la gestión de Kanban posibilita un mejor entendimiento de los niveles de carga de trabajo, los bloqueos y el rendimiento, tanto de los individuos como de los equipos.
Cómo comenzar con Kanban
Antes que nada, es importante destacar que Kanban puede ser adoptado con un costo mínimo, ya que no necesita un software sofisticado ni costoso para que funcione. Pero si bien el tablero de Kanban puede ser creado usando una pizarra y post-it, existen bastantes beneficios al usar una solución de software debido a la posibilidad de colaboración y las funcionalidades agregadas que esta provee. Aquí lo mencionamos en los 10 consejos que presentamos a continuación.
1. Comprende qué es Kanban.
Especialmente ten en cuenta que Kanban no se trata solo de visualización de tareas. Kanban se define como: “un método Lean para administrar y mejorar el trabajo en sistemas humanos. Este enfoque apunta a gestionar el trabajo equilibrando las demandas con la capacidad disponible y mejorando el manejo de los cuellos de botella a nivel del sistema. Los elementos de trabajo se visualizan para que los participantes puedan ver el progreso y el proceso, de principio a fin, generalmente a través de un panel Kanban. El trabajo se realiza según lo permita la capacidad, en lugar de que el trabajo se introduzca en el proceso cuando se solicite". ~ Wikipedia.
Se entiende entonces que los beneficios de Kanban realmente provienen de la capacidad de administrar mejor los procesos e identificar problemas y mejoras.
2. Entiende los principios básicos del tablero de Kanban.
Las columnas representan "estados" de trabajo y las tarjetas representan piezas de trabajo. El objetivo es mover las tarjetas, a través de los estados, hasta su finalización. El tablero Kanban en su conjunto es una visión general del trabajo en curso, ya sea para tí individualmente o para el equipo en general.
3. No compliques demasiado las cosas.
Especialmente cuando recién estás comenzando con Kanban. Comienza de manera simple y encontrarás que puedes adaptar fácilmente tu tablero sobre la marcha (si es necesario). Lo importante es que sea fácil de usar, lo que aumenta la probabilidad de que te adaptes rápidamente a esta nueva forma de trabajar.
4. Asegúrate de que el tablero Kanban realmente refleje tu forma de trabajar.
O, más precisamente, que refleje los diversos estados que existen en el proceso de trabajo habitual. Por ejemplo, esto podría ser la adición de las columnas "en espera de revisión" o "en espera de aprobación" donde el trabajo podría suspenderse si no se monitorea. Es importante que te tomes el tiempo para planificar el proceso de trabajo actual antes de crear tu tablero Kanban.
5. Ten cuidado al “fragmentar” tu trabajo.
Cada tarjeta debe representar una pieza independiente, o una parte del trabajo. La dependencia entre las tarjetas agregará, y posiblemente ocultará, complejidad en tu trabajo y en el tablero Kanban.
6. Si compartes un tablero Kanban, configura las políticas de uso.
Si solo tú usas un tablero Kanban, entonces es probable que lo uses de manera consistente. Sin embargo, lo mismo no es cierto si varias personas usan un solo tablero. Por ello, estas políticas deben indicar cuándo pueden moverse las tarjetas entre columnas, en particular cuando el trabajo se considera completo. Es importante destacar que no basta con crear las políticas: deben ser comunicadas, entendidas y acordadas por todos los involucrados.
7. No olvides que un beneficio clave de Kanban es la capacidad de monitorear y limitar el trabajo en progreso (WIP, por sus siglas en inglés).
Si hay una cantidad desproporcionada de tarjetas en la columna "en progreso" o "haciendo", entonces esto debe abordarse.
8.mRealiza revisiones periódicas para identificar bloqueos u otras limitaciones.
Esto también podría incluir el nivel de adopción, la puntualidad de las actualizaciones o la identificación de "trabajo oculto".
9. Si estás encontrando limitaciones con tu tablero Kanban manual, considera uno "digital".
Hay muchas opciones aquí, que van desde las capacidades Kanban que están integradas en las herramientas comerciales existentes hasta los productos / servicios enfocados, tales como Trello.
10. No pases por alto (u olvides tener en cuenta) la mejora y la evolución.
Es posible que se necesiten cambios en los procesos de trabajo, tal vez incluso inspirados por el uso del tablero Kanban, que requerirán que los tableros cambien o evolucionen con el tiempo. Entonces, tómate el tiempo para cuestionar regularmente la validez del status quo operacional.
Entonces, aquí tienes nuestros 10 consejos para comenzar con Kanban. ¿Qué añadirías? Por favor, haznos saber en los comentarios.
