Jede erfolgreiche IT-Strategie beginnt mit der IT-Beschaffung. Die Verwaltung von IT-Ressourcen innerhalb eines Unternehmens ist ohne deren Beschaffung nicht möglich, und dieser Prozess umfasst eine Reihe von gut durchdachten Schritten.
Die hier involvierten Aktivitäten sind Teil des umfassenderen Rahmens des IT-Finanzmanagements (ITFM) und spielen eine zentrale Rolle bei der Abstimmung von Finanzentscheidungen und -planungen in allen Abteilungen eines Unternehmens.
Außerdem sind Unternehmen auf der ganzen Welt bereit, die IT-Beschaffung weiter auszubauen. Laut einer aktuellen Prognose von Gartner werden sich die IT-Ausgaben im Jahr 2024 auf insgesamt 5,1 Billionen US-Dollar belaufen, was einer Steigerung von 8 % gegenüber 2023 entspricht. Das Geheimnis liegt jedoch darin, es richtig zu machen, um IT-Wildwuchs und Verschwendung zu vermeiden.
In diesem umfassenden Leitfaden zur IT-Beschaffung erfahren Sie, warum Sie eine korrekte Beschaffungsstrategie benötigen, welche Vorteile und Herausforderungen die Anwendung dieser Praxis mit sich bringt und wie InvGate Asset Management diesen wichtigen Prozess der Beschaffung von IT-Assets bei gleichzeitiger Kostenoptimierung mit einigen seiner Hauptfunktionen unterstützen und verbessern kann.
Egal, ob Sie ein Neuling auf diesem Gebiet sind oder einfach nur Ihr Verständnis verbessern wollen, bevor Sie sich in den Prozess vertiefen, hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um Ihre IT-Beschaffungsreise zu beginnen oder zu verändern.
Legen wir los!
Handling IT Procurement And Inventory of New Hardware And Software
Was ist IT-Beschaffung?
Beschaffung ist der Prozess des Erwerbs und der Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen - in diesem Fall Software, Hardware, Systeme oder andere IT-bezogene Dienstleistungen. Die IT-Beschaffung umfasst also den Prozess der Analyse der IT-Strategie und des Bedarfs eines Unternehmens, die Auswahl von Anbietern, die Aushandlung von Verträgen oder Lizenzen und schließlich die Ausführung von Bestellungen.
IT-Beschaffungskategorien
Die spezifischen IT-Beschaffungskategorien können je nach Kontext und den Bedürfnissen des Unternehmens variieren. Zu den allgemein anerkannten Kategorien in jedem Beschaffungsprozess gehören jedoch folgende:
- Direkte Beschaffung - Sie bezieht sich auf den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen, die direkt im Produktionsprozess verwendet werden. Im technischen Bereich geht es dabei um die Beschaffung wichtiger Güter und Dienstleistungen, die sich auf die IT-Infrastruktur auswirken, wie Hardware, Anlagegüter, Server oder erforderliche Softwarelizenzen.
- Indirekte Beschaffung - Sie trägt zum täglichen Funktionieren eines Unternehmens bei und konzentriert sich auf die internen Abläufe. Innerhalb der IT dreht sich diese Beschaffung um die Aufrechterhaltung eines reibungslosen täglichen Betriebs, wie z. B. den Kauf von Verbrauchsmaterialien, Cloud-basierten Softwarelösungen und die Verwaltung von Versorgungsleistungen.
- Dienstleistungsbeschaffung - Sie konzentriert sich in der Regel auf Dienstleistungen, die von Einzelpersonen erbracht werden, kann aber auch Software as a Service (SaaS) umfassen. Der Beschaffungsprozess kann sowohl direkte als auch indirekte Beschaffungsmethoden umfassen.
- Beschaffung von Gütern - Die Beschaffung von Gütern bezieht sich in der Regel auf physische Vermögenswerte wie Hardware, kann aber auch Unternehmenssoftware umfassen. Effektive IT-Beschaffungsmanagementverfahren spielen in diesem Prozess eine entscheidende Rolle, da sie die reibungslose Integration direkter und indirekter Beschaffungsmethoden innerhalb des IT-Rahmens gewährleisten.
Warum brauchen Sie IT Procurement Management?
In der komplexen digitalen Landschaft von heute hilft eine IT-Procurement-Management-Strategie den IT-Verantwortlichen, sicherzustellen, dass ihre Infrastrukturen mit allen erforderlichen Elementen ausgestattet sind. Dies garantiert auch, dass Änderungen schnell und nahtlos umgesetzt werden können, wodurch Störungen des Unternehmensbetriebs minimiert werden und die Kontrolle über die IT-Ressourcen im gesamten Unternehmen erhalten bleibt.
Da Anwendungen und Software as a Service (SaaS) für verschiedene Geschäftsbereiche zugänglicher geworden sind, verlieren IT-Abteilungen oft die Kontrolle über die Ausgaben und die Sicherheit aller erworbenen Technologien. Diese Situation hat zu einem bedeutenden Problem geführt, das als SaaS-Wildwuchs bekannt ist - die unkontrollierte Ausbreitung von Anwendungen innerhalb einer Organisation.
Tatsächlich bezeichnen 59 % der IT-Experten die SaaS-Ausbreitung als die größte Herausforderung bei der Verwaltung dieser Art von Anwendungen. Das Fehlen einer zentralen Aufsicht kann zu nicht genehmigten Anwendungen, eingeschränkter Sichtbarkeit und Schwierigkeiten bei der Identifizierung und Entschärfung potenzieller Probleme, wie z. B. Schatten-IT, führen.
Für eine angemessene IT-Beschaffungsstrategie ist es entscheidend, regelmäßig IT-Audits durchzuführen, um sich einen Überblick über die Einhaltung der Lizenzbestimmungen, die Serversicherheit oder den Zustand der Anlagen zu verschaffen und festzustellen, was Sie übersehen haben.
Die IT-Beschaffung ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, die Sicherheit zu verbessern, die Kosten zu optimieren und sicherzustellen, dass alle IT-Anschaffungen Ihres Unternehmens mit Ihrer Geschäftsstrategie in Einklang stehen.
Vorteile und Herausforderungen der Beschaffung in der IT
Vorteile der IT-Beschaffung
Die Umsetzung einer optimalen IT-Beschaffungsstrategie bringt mehrere Vorteile mit sich. Hier sind die wichtigsten davon:
- Strategische Ausrichtung - Durch die IT-Beschaffung werden Technologiebeschaffungen auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt, wodurch sichergestellt wird, dass IT-Investitionen direkt zu den Unternehmenszielen und zum Wachstum beitragen.
- Risikomanagement - Ordnungsgemäße Beschaffungspraktiken gewährleisten den Erwerb zuverlässiger und qualitativ hochwertiger IT-Produkte und -Dienstleistungen und verringern das Risiko von Betriebsunterbrechungen und Sicherheitsschwachstellen.
- Kostenoptimierung - Effiziente Beschaffungsprozesse helfen Unternehmen, bessere Angebote auszuhandeln, die Kaufkraft von Großabnehmern zu nutzen und kosteneffiziente Lösungen zu finden, um letztlich die Gesamtausgaben zu optimieren.
- Management der Lieferantenbeziehungen - Der Aufbau solider Beziehungen zu IT-Lieferanten fördert die Zusammenarbeit, die Innovation und günstige Konditionen, wodurch die Gesamteffizienz des Beschaffungssystems verbessert wird.
- Entscheidungsfindung - Durch das Verständnis der finanziellen Beschränkungen und Möglichkeiten innerhalb Ihres IT-Ökosystems wird eine effektive Planung möglich. Dieser Prozess erleichtert fundierte Entscheidungen über Prioritäten und Projekte.
- GRC-Garantie - Richtig gemacht, erzwingen IT-Beschaffungsprozesse die Einhaltung von Governance-, Risiko- und Compliance-Anforderungen (GRC) und gewährleisten, dass Softwarelizenzen, Datenverarbeitung und Sicherheitspraktiken den Branchenstandards entsprechen.
Herausforderungen bei der Implementierung der IT-Beschaffung
Diese Praxis bringt jedoch auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind:
- IT-Budgetierung und -Planung - Das Fehlen einer soliden IT-Budgetierungsstrategie stellt eine große Hürde für die Beschaffung dar, da die Vorhersage geplanter Ausgaben schwierig werden kann. Im Gegensatz dazu kann die Erstellung eines IT-Budgets dabei helfen, den spezifischen Beschaffungsbedarf für Ihr Unternehmen zu definieren.
- Fehlender Ausschreibungsprozess - Ohne einen klar definierten Ausschreibungsprozess können Unternehmen ihre Anforderungen nur schwer formulieren und mit potenziellen Lieferanten auf transparente, strukturierte und faire Weise verhandeln.
- Diversifiziertes Anlageninventar - Ein einheitliches Anlageninventar ist unerlässlich, um zu wissen, was der nächste Schritt bei der IT-Beschaffung sein sollte. Ohne ein solches Inventar kann es für Unternehmen schwierig sein, IT-Hardware und -Software während ihres gesamten Lebenszyklus effizient zu organisieren und zu verwalten.
- Change Management - Die Einführung neuer IT-Beschaffungsprozesse kann auf den Widerstand von Interessengruppen stoßen, die an bestehende Praktiken gewöhnt sind, und erfordert daher effektive Change-Management-Strategien, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Die IT-Beschaffungsstrategie
Obwohl die optimale IT-Beschaffungsstrategie für jedes Unternehmen unterschiedlich sein kann, werden im folgenden Leitfaden die wichtigsten Schritte beschrieben, die zu berücksichtigen sind, wenn Sie auf der Suche nach einem robusten IT-Beschaffungsmanagement sind.
1. Prüfen und vereinheitlichen Sie Ihren IT-Bestand
Bevor Sie sich mit der IT-Beschaffung befassen, sollten Sie eine gründliche Prüfung Ihrer vorhandenen IT-Ressourcen durchführen. Identifizieren und katalogisieren Sie Hardware, Software und andere IT-Ressourcen in Ihrem Unternehmen. Führen Sie diese Informationen mit Hilfe eines IT Asset Management (ITAM)-Tools, das einen umfassenden Überblick bietet, in einem zentralen Inventar zusammen.
2. Durchführung einer Bedarfsanalyse
Nachdem Sie Ihre IT-Ressourcen geprüft und inventarisiert haben, ist es an der Zeit, den Bedarf an Produkten und Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Informationstechnologie zu analysieren und zu bewerten, z. B. Betriebssysteme, Softwarelizenzen, Drucker, Server und vieles mehr.
3. Einrichtung eines funktionsübergreifenden Teams
Da sich dieser Prozess auf das gesamte Unternehmen auswirkt, ist es wichtig, ein Team zusammenzustellen, das je nach IT-Beschaffungsbedarf des Unternehmens Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen wie Finanzen, Beschaffungsmanagement oder Personalwesen umfasst.
4. Definieren Sie Ziele und Vorgaben
Nach der Bedarfsermittlung und der Zusammenstellung eines Teams für diese Aufgabe müssen die Ziele der IT-Beschaffungsstrategie formuliert werden. Richten Sie diese an der allgemeinen Unternehmensstrategie aus, um einen kohärenten Ansatz zu gewährleisten.
5. IT-Budgetplanung
Entwickeln Sie ein umfassendes IT-Budget, das mit den strategischen Zielen in Einklang steht. Berücksichtigen Sie nicht nur die Kosten für IT-Produkte und -Dienstleistungen, sondern auch Faktoren wie Wartung, Schulung und mögliche Upgrades.
6. Risikobewertung und -management
Identifizieren Sie potenzielle Risiken im Zusammenhang mit der IT-Beschaffung, wie z. B. die Zuverlässigkeit von Anbietern, Bedrohungen der Cybersicherheit und Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften. Entwickeln Sie Strategien, um diese Risiken wirksam zu mindern und zu verwalten.
7. Bewertung von Anbietern
Legen Sie Kriterien für die Bewertung und Auswahl von Anbietern fest. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Ruf, finanzielle Stabilität, Erfahrung und die Fähigkeit, bestimmte IT-Anforderungen zu erfüllen.
8. Anforderung von Informationen, Angeboten oder Vorschlägen
Entwickeln Sie klare und detaillierte Anfragen vor jedem Kauf. In der Anfangsphase des Prozesses müssen Sie möglicherweise eine Informationsanfrage (Request for Information, RFI) versenden, um den Markt und seine Hauptakteure zu verstehen.
Wenn Sie dann bereit sind, Preisinformationen von potenziellen Anbietern einzuholen, können Sie eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (Request for Quotation) versenden oder eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (Request for Proposal) einreichen (hier können Sie eine kostenlose Vorlage herunterladen!), in der Sie potenzielle Anbieter bitten, Ihnen ihre Schätzungen zur Erreichung der von Ihnen gewünschten Kriterien und Ziele mitzuteilen.
9. Angebotsauswertung und Vertragsverhandlung
Bewerten Sie die auf die Ausschreibungen eingegangenen Angebote unter Berücksichtigung technischer, sicherheitstechnischer und finanzieller Aspekte. Führen Sie Verhandlungen mit den ausgewählten Anbietern, um günstige Bedingungen zu erhalten.
10. Planung der Implementierung
Entwickeln Sie einen detaillierten Plan für die Implementierung von IT-Lösungen. Berücksichtigen Sie dabei Überlegungen zu Installation, Schulung, Datenmigration und Integration in bestehende Systeme.
11. KPIs überwachen und Leistung verbessern
Legen Sie Key Performance Indicators (KPIs) fest, um den Erfolg der IT-Beschaffungsstrategie zu messen. Überwachen Sie die Leistung von Anbietern, die Kosteneffizienz, die Erreichung strategischer Ziele oder jeden anderen Indikator, der Ihren Zielen entspricht. Überprüfen und verbessern Sie dann Ihre IT-Beschaffungsstrategie auf der Grundlage regelmäßiger Berichte.
Einsatz von InvGate Asset Management als IT-Beschaffungssoftware
Wenn es darum geht, IT-Beschaffungsprozesse zu rationalisieren, erweist sich InvGate Asset Management als leistungsstarker Verbündeter, der eine Reihe von Funktionen zur Steigerung der Effizienz und Optimierung der Entscheidungsfindung bietet.
Hier erfahren Sie, wie InvGate Asset Management Ihre IT-Beschaffungspraktiken verbessern kann:
Umfassendes IT-Bestandsmanagement
Mit InvGate Asset Management können Sie ein umfassendes IT-Inventar erstellen und dabei sicher sein, dass kein Asset übersehen wird. Durch die Nutzung von agentenbasierten und Netzwerk-Scan-Funktionen können Sie den Inventarisierungsprozess automatisieren und das Risiko manueller Fehler minimieren. Auf diese Weise wissen Sie genau, wo Sie stehen, bevor Sie einen IT-Beschaffungsprozess einleiten.
Finanzielle Transparenz mit IT-Budgetierung
Die IT-Budgetierungs- und Abschreibungsfunktion von InvGate Asset Management enthält relevante Finanzdaten zu den Anlagen. Dazu gehören Einblicke in aktuelle Investitionen, Abschreibungsraten von Hardware, Software-Metering und mit Geräten verknüpfte Verträge, die wichtige Indikatoren für die Analyse vor und während eines IT-Beschaffungsprozesses sind.
CMDB-Ermittlung und -Visualisierung
Eine klare und dynamische Ansicht der Beziehungen zwischen Systemen und Anwendungen ist für die IT-Beschaffung von entscheidender Bedeutung.
Die Control Management Database (CMDB) von InvGate Asset Management bietet ein umfassendes Verständnis der Zusammenhänge zwischen all Ihren Configuration Items (CIs) und hilft so bei der Identifizierung von Abhängigkeiten, potenziellen Lücken und verbesserungswürdigen Bereichen.
Risikomanagement über den gesamten Asset-Lebenszyklus
InvGate Asset Management unterstützt die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von IT-Anlagen, von der Beschaffung bis zur Stilllegung/Veräußerung. Durch die Implementierung von Risikomanagement-Funktionen, wie z. B. Regeln für den Zustand von Assets, können Sie kritische interne Kontrollen in verschiedenen Phasen durchsetzen und besser informierte Beschaffungsentscheidungen treffen.
IT-Asset-Tagging zur Nachverfolgung
Die Nachverfolgung Ihrer Anlagen ist für die Anpassung an sich ändernde Beschaffungsanforderungen unerlässlich. Durch die Kennzeichnung physischer und digitaler IT-Assets können Sie mit InvGate Asset Management proaktive ITAM-Maßnahmen umsetzen, Ihre gesamte IT-Umgebung im Blick behalten und anstehende Ersatzbeschaffungen vorhersagen.
Mühelose Software-Bereitstellung
Im Bereich der IT-Beschaffung ist eine effiziente Softwareverteilung entscheidend. Die skriptgesteuerte Softwareverteilung von InvGate Asset Management stellt sicher, dass neu erworbene Software oder Updates nahtlos im gesamten Unternehmen installiert werden.
Best Practices für die IT-Beschaffung
Es liegt auf der Hand, dass die richtige IT-Beschaffungsstrategie für Unternehmen, die ihre betriebliche Effizienz steigern wollen, von entscheidender Bedeutung ist.
Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die IT-Beschaffung, um diesen Prozess zu verbessern:
- Stellen Sie sicher, dass Ihr IT-Beschaffungszyklus mit dem Geschäftsjahr Ihres Unternehmens übereinstimmt, damit Sie genügend Zeit für die Bewertung, Planung, den Kauf und die Bereitstellung von IT-Ressourcen haben.
- Legen Sie klare und spezifische Kriterien für die Auswahl von Anbietern fest und erstellen Sie eine umfassende Ausschreibung, die Faktoren wie Ruf, finanzielle Stabilität und Cybersicherheitsmaßnahmen berücksichtigt.
- Führen Sie eine kontinuierliche Überwachung der Leistung von Anbietern und der Einhaltung von Verträgen ein, um eine proaktive Problemlösung zu ermöglichen und starke und nachhaltige Anbieterbeziehungen zu fördern.
- Nutzung von Technologielösungen wie InvGate Asset Management zur Rationalisierung von Prozessen, zur Automatisierung der Bestandsverwaltung und zur Verbesserung der Entscheidungseffizienz bei der IT-Beschaffung.
Kurz und gut
Eine erfolgreiche IT-Strategie beginnt mit der Beschaffung von IT-Ressourcen (einschließlich Hardware, Software und IT-Services), wobei finanzielle Entscheidungen abteilungsübergreifend in einem Unternehmen abgestimmt werden.
Einige wichtige Erkenntnisse aus diesem ultimativen Leitfaden:
- Eine umfassende IT-Beschaffungsstrategie ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, rasche Änderungen ohne Unterbrechungen zu gewährleisten, Herausforderungen wie SaaS-Ausbreitung zu bewältigen und IT-Audits für die Einhaltung von Vorschriften zu nutzen.
- Zu den Vorteilen gehören die strategische Ausrichtung, die Risikominderung und die Kostenoptimierung, während die Herausforderungen die IT-Budgetierung, die Ausschreibungsprozesse und den diversifizierten Bestand betreffen.
- Eine verbesserte IT-Beschaffungsstrategie umfasst mehrere Schritte, wie z. B. die Prüfung des IT-Bestands, die Bedarfsermittlung und die Planung der Implementierung.
- Mit InvGate Asset Management können Sie diesen Prozess rationalisieren und verbessern, denn es bietet finanzielle Transparenz, unterstützt das Risikomanagement und bietet CMDB-Erkennung und -Visualisierung.
Um den vollen Funktionsumfang von InvGate Asset Management bei der Verwaltung Ihrer IT-Assets - von der Beschaffung bis zur Entsorgung - zu erkunden, können Sie einfach unsere kostenlose 30-Tage-Testversion anfordern.
Häufig gestellte Fragen
Welche Rolle spielt die IT bei der Beschaffung?
Im Beschaffungswesen ist die IT-Abteilung für die Budgetierung, die Erstellung von Angebotsanfragen (RFP) für Anbieter, die Analyse von potenziellen Kunden, die Auswahl von Technologien und die Kontrolle des IT-Asset-Managements während des gesamten Lebenszyklus zuständig.
Wer sind die Hauptakteure im Beschaffungsprozess?
Zu den Hauptakteuren im Beschaffungsprozess gehören Beschaffungsbeauftragte, Einkäufer, Lieferanten, Interessenvertreter aus verschiedenen Abteilungen und häufig auch IT-Fachleute.
Was ist die Aufgabe eines IT-Beschaffungsmanagers?
Ein IT-Beschaffungsmanager ist für die Überwachung des Erwerbs von IT-Gütern und -Dienstleistungen zuständig. Zu seinen Aufgaben gehören die Auswahl der Lieferanten, die Vertragsverhandlungen, die Budgetverwaltung und die Sicherstellung, dass die IT-Einkäufe mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
Wie können Beschaffung und IT zusammenarbeiten?
Beschaffung und IT können zusammenarbeiten, indem sie klare Kommunikationskanäle einrichten, ihre strategischen Ziele aufeinander abstimmen und die IT-Abteilung frühzeitig in den Beschaffungsplanungsprozess einbeziehen.
Wie beschafft man IT-Dienstleistungen?
Die Beschaffung von IT-Dienstleistungen umfasst die Definition von Anforderungen, die Identifizierung potenzieller Anbieter, die Ausschreibung von Angeboten, die Bewertung von Vorschlägen, die Aushandlung von Verträgen und die Verwaltung der Anbieterbeziehungen.
Wie legt man KPIs für die IT-Beschaffung fest?
Zu den wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) für die IT-Beschaffung gehören Kennzahlen wie Kosteneinsparungen, Lieferantenleistung, Vertragserfüllung, Beschaffungszykluszeit und Zufriedenheit der Beteiligten.
