Was ist ein IT-Asset-Management-Workflow? (Phasen, Beispiele, Vorlage)

Ein IT-Asset-Management-Workflow (oder ITAM-Workflow) ist ein schrittweiser, wiederholbarer Prozess, der festlegt, wie IT-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus verwaltet werden.

Unabhängig davon, wie sie aufgebaut sind oder wie viele Sie in Ihrem Unternehmen haben, dienen alle ITAM-Workflows demselben Zweck: Ihre technologischen Ressourcen organisiert, effizient und im Einklang mit internen sowie externen Vorschriften zu halten und unnötige oder unerwartete Kosten zu vermeiden.

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Ablauf des IT-Asset-Management-Prozesses

Einleitung – Auslösen des Workflows durch eine Anfrage oder ein Ereignis.
Genehmigung – Genehmigen Sie die Maßnahme gemäß den Richtlinien oder dem Budget.
Ausführung – Führen Sie Bereitstellungs-, Aktualisierungs- oder Entsorgungsaufgaben durch.
Dokumentation – Erfassen Sie alle Maßnahmen im ITAM-System oder in der CMDB.
Validierung – Überprüfen Sie die Richtigkeit, Compliance und Funktionalität.
Abschluss – Schließen Sie die Übergabe ab und sammeln Sie Feedback.

Workflow des IT-Asset-Management-Prozesses im Vergleich zum Lebenszyklus von Assets

Ein IT-Asset-Management-Prozess-Workflow definiert die spezifischen Schritte, die zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe durchgeführt werden. Wenn beispielsweise ein neuer Mitarbeiter eintritt, beantragt die Personalabteilung einen Laptop, die IT-Abteilung genehmigt dies, bereitet das Gerät vor und erfasst es im System, bevor es übergeben wird. Das ist ein Workflow.

Der Lebenszyklus eines Assets hingegen beschreibt den gesamten Weg eines Assets von der Anschaffung bis zur Entsorgung. Er zeigt, was im Laufe der Zeit mit dem Asset geschieht – Planung, Kauf, Nutzung, Wartung und Außerbetriebnahme. Im gleichen Beispiel beginnt der Lebenszyklus des Laptops mit dem Kauf, setzt sich über die Nutzung und Aktualisierungen fort und endet mit der Außerbetriebnahme oder dem Austausch.

Kernphasen des IT-Asset-Workflows

Die Gestaltung eines ITAM-Workflows beginnt mit der Abbildung der genauen Schritte, die ein Asset von Anfang bis Ende durchläuft.

Zwar variieren die Workflows je nach Prozess, doch folgen sie in der Regel derselben Kernstruktur, die auf den Lebenszyklus von IT-Assets abgestimmt ist. Zur Veranschaulichung wollen wir die Phasen am Beispiel eines Workflows zur Bereitstellung von Assets für neue Mitarbeiter durchgehen.

1. Einleitung

Die Einleitungsphase ist der Ausgangspunkt jedes ITAM-Workflows. Es ist der Moment, in dem ein bestimmtes Ereignis, eine Anfrage oder eine Bedingung den Prozess auslöst.

Dies kann eine manuelle Anfrage eines Teammitglieds, eine automatisierte Benachrichtigung Ihrer ITAM-Plattform oder eine wiederkehrende Aufgabe sein, die im Rahmen des regulären Betriebs geplant ist. Entscheidend ist hier, einen klaren und einheitlichen Einstiegspunkt zu definieren, damit der Workflow stets auf die richtige Weise und zum richtigen Zeitpunkt beginnt.

2. Autorisierung

Jeder ITAM-Genehmigungs-Workflow umfasst diesen spezifischen Schritt. Die Genehmigungsphase stellt sicher, dass jede Workflow-Aktion von der richtigen Person oder Abteilung genehmigt wird, bevor es weitergeht.

Dieser Schritt trägt dazu bei, Kosten zu kontrollieren, die Einhaltung interner Richtlinien durchzusetzen und unbefugte Änderungen an der IT-Umgebung zu verhindern. Genehmigungen können manuell (per E-Mail oder über Formulare) oder automatisiert innerhalb einer ITAM-Plattform erfolgen, wobei vordefinierte Regeln die Anfragen an den zuständigen Genehmiger weiterleiten.

3. Ausführung

In der Ausführungsphase finden die Kernaktivitäten des Workflows statt.

Hier werden die geplanten Maßnahmen durchgeführt – sei es die Bereitstellung, Konfiguration, Reparatur, Aktualisierung oder Entsorgung einer Anlage.

4. Dokumentation

Die Dokumentationsphase stellt sicher, dass jede im Rahmen des Workflows durchgeführte Maßnahme genau im IT-Asset-Management-System erfasst wird – einer zentralen Plattform, die Ihnen hilft, Ihre IT-Assets durchgängig zu verwalten. Dazu gehören Details wie Asset-ID, Spezifikationen, zugewiesener Benutzer, Standort, Garantiedaten sowie alle durchgeführten Konfigurationen oder Wartungsmaßnahmen.

In vielen Fällen umfasst ein ITAM-Tool eine Konfigurationsmanagement-Datenbank (CMDB), die nicht nur wichtige Informationen zu Konfigurationselementen (CIs) speichert, sondern auch die Beziehungen zwischen diesen abbildet. Dies ist unerlässlich, um bei auftretenden Problemen eine genaue Diagnose zu erstellen und schnellere, fundiertere Reaktionen zu ermöglichen.

5. Validierung

In der Validierungsphase wird die abgeschlossene Arbeit überprüft, um sicherzustellen, dass sie alle Anforderungen und Qualitätsstandards erfüllt.

Dieser Schritt hilft dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen, gewährleistet die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und stellt sicher, dass das Asset voll funktionsfähig ist, bevor es ausgeliefert oder in Betrieb genommen wird. Die Validierung kann je nach Asset und Prozess in Form einer kurzen Checkliste oder einer detaillierteren Prüfung erfolgen.

6. Abschluss

Die Abschlussphase markiert das offizielle Ende des Arbeitsablaufs. Zu diesem Zeitpunkt sind alle Maßnahmen abgeschlossen, überprüft und dokumentiert, und das Asset ist bereit für die Übergabe oder den Betrieb.

Diese Phase kann die Benachrichtigung der Beteiligten, die Aktualisierung von Statusaufzeichnungen und das Einholen von Feedback zur Verbesserung zukünftiger Arbeitsabläufe umfassen. Ein ordnungsgemäßer Abschluss gewährleistet Transparenz, Nachvollziehbarkeit und einen klaren Prüfpfad für den gesamten Prozess.

Workflows für das Hardware-Asset-Management (HAM)

Innerhalb der ITAM-Landschaft konzentrieren sich HAM-Workflows auf die physischen Komponenten Ihrer IT-Umgebung. Sie helfen Unternehmen dabei, Geräte effizient zu verfolgen, zu warten und außer Betrieb zu nehmen, und stellen sicher, dass jedes Gerät während seines gesamten Lebenszyklus erfasst und konform ist.

Diese Arbeitsabläufe decken alle Vorgänge ab, die ein Hardware-Asset betreffen. Das Ziel besteht darin, die Transparenz zu verbessern, Verluste zu reduzieren und die Daten korrekt und aktuell zu halten.

Hier sind einige der gängigsten HAM-Workflows:

Beschaffung und Kennzeichnung – Umfasst den Beschaffungsprozess und die Erstregistrierung von Assets, einschließlich der Kennzeichnung mit Barcodes oder QR-Codes zur Rückverfolgbarkeit.
Bereitstellung und Zuweisung – Stellt sicher, dass Geräte konfiguriert, dokumentiert und dem richtigen Nutzer oder der richtigen Abteilung zugewiesen werden.
Wartung und Garantiemanagement – Behandelt planmäßige Wartungsarbeiten, Reparaturanfragen und die Nachverfolgung von Garantiefällen, um eine zeitnahe Wartung und die Einhaltung der Herstellerrichtlinien zu gewährleisten.
Neuzuweisung oder Standortwechsel – Aktualisiert die Eigentumsverhältnisse und den Standort, wenn Hardware den Benutzer, das Team oder den Standort wechselt.
Ausserbetriebnahme und Entsorgung – Verwaltet die sichere Entfernung, Datenlöschung und umweltgerechte Entsorgung von Geräten am Ende ihrer Lebensdauer.

Zusammen bilden diese Arbeitsabläufe einen strukturierten, nachvollziehbaren Prozess, der die Hardwareauslastung maximiert, Compliance-Risiken reduziert und einen reibungslosen IT-Betrieb gewährleistet.

Software-Asset-Management-Workflows (SAM)

Während sich HAM auf physische Geräte konzentriert, kümmern sich SAM-Workflows um alles, was mit digitalen Assets zu tun hat – vom Lizenzerwerb über die Compliance bis hin zur Verlängerung.

Diese Workflows optimieren den Kauf, die Bereitstellung, die Überwachung und die Außerbetriebnahme von Software in Ihrer gesamten Umgebung. Ziel ist es, den Überblick über Lizenzen, Nutzung und Nutzungsrechte zu behalten und gleichzeitig die Einhaltung von Herstellerverträgen sicherzustellen.

Hier sind einige der gängigsten SAM-Workflows:

Lizenzbeschaffung und -registrierung – Verwaltet den Kauf und die Erfassung neuer Softwarelizenzen und ordnet diese Benutzern, Abteilungen oder Geräten zu.
Bereitstellung und Konfiguration – Umfasst die Installation, Einrichtung und Zuweisung von Software an die entsprechenden Benutzer oder Rechner.
Nutzungsüberwachung und -optimierung – Verfolgt die Softwarenutzung, um nicht voll ausgelastete Lizenzen zu identifizieren, Redundanzen zu beseitigen und Kosten zu optimieren.
Compliance und Vorbereitung auf Audits – Stellt sicher, dass die Lizenznutzung den Nutzungsrechten entspricht, und bereitet die Dokumentation für Anbieter- oder interne Audits vor.
Verlängerung und Stilllegung – Kümmert sich um Lizenzverlängerungen, Versions-Upgrades oder die Deaktivierung von nicht mehr benötigter Software.

Zusammen bilden diese Arbeitsabläufe ein umfassendes SAM-Framework, das Unternehmen dabei unterstützt, Kosten zu senken, die Compliance zu verbessern und fundiertere Entscheidungen bei Softwareinvestitionen zu treffen.

Zu überwachende ITAM-KPIs

Um zu bewerten, wie effektiv Ihre IT-Asset-Management-Workflows ablaufen, benötigen Sie Kennzahlen, die über die reine Bestandsaufnahme hinausgehen. Die folgenden KPIs helfen dabei, Effizienz, Genauigkeit und die Gesamtleistung der Prozesse über den gesamten ITAM-Lebenszyklus hinweg zu messen.

Durchlaufzeit (Workflow) – Misst, wie lange es dauert, einen Workflow von Anfang bis Ende abzuschließen. Kürzere Durchlaufzeiten bedeuten in der Regel reibungslosere Prozesse und eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Teams.
Genehmigungsdauer – Erfasst die durchschnittliche Zeit, die für die Genehmigung von Anträgen benötigt wird. Eine steigende Genehmigungsdauer deutet oft auf Engpässe oder veraltete manuelle Schritte hin.
Prozentsatz der vollständigen Datensätze – Überwacht die Datenqualität, indem er anzeigt, wie viele Asset-Datensätze alle erforderlichen Angaben (wie Eigentümer, Standort und Status) enthalten. Je höher der Prozentsatz, desto zuverlässiger sind Ihre Berichte.
Prüfungsausnahmen – Zählt die Anzahl der bei Prüfungen festgestellten Unstimmigkeiten oder fehlenden Informationen. Weniger Ausnahmen deuten auf sauberere Daten und eine strengere Einhaltung der Workflow-Vorgaben hin.
Termingerechte Bereitstellung – Bewertet, wie oft Anlagen pünktlich bereitgestellt werden, wenn Nutzer sie benötigen, beispielsweise vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters. Dies ist ein wichtiger Indikator für die Zuverlässigkeit des Arbeitsablaufs.
Vorlaufzeit bei der Entsorgung – Misst die durchschnittliche Zeit zwischen der Kennzeichnung eines Assets für die Ausmusterung und seiner tatsächlichen Entsorgung. Eine kurze Vorlaufzeit trägt dazu bei, Lagerkosten und Compliance-Risiken zu reduzieren.

Häufige ITAM-Fehler (und schnelle Lösungen)

Selbst gut konzipierte IT-Asset-Management-Workflows können versagen, wenn sie nicht ordnungsgemäß ausgeführt werden. Von übersprungenen Schritten bis hin zu veralteten Daten – diese häufigen Fehler können Sie ausbremsen und unnötige Risiken mit sich bringen. Hier sind einige, die Sie im Auge behalten sollten:

Einsatz falscher Tools – Die Verwaltung von Workflows über Tabellenkalkulationen oder E-Mails führt oft zu fehlenden Genehmigungen, veralteten Datensätzen und eingeschränkter Transparenz. Eine dedizierte ITAM-Plattform ist eine der effektivsten Möglichkeiten, Daten zu zentralisieren, Aktualisierungen zu automatisieren und die Compliance zu gewährleisten.
Überspringen der Planungsphase – Das Starten von Workflows ohne definierte Rollen, Kontrollpunkte oder Dokumentation sorgt für Verwirrung und erschwert Audits. Erstellen Sie immer einen Prozessplan, bevor Sie den Workflow einführen.
Mangelnde Transparenz im Bestandsüberblick – Unvollständige oder inkonsistente Daten verhindern eine genaue Nachverfolgung und können zu doppelten Anschaffungen oder unkontrollierten Assets führen. Automatisierte Bestandserfassung und regelmäßige Audits tragen dazu bei, die Zuverlässigkeit der Informationen zu gewährleisten.
Das End-of-Life-Management ignorieren – Das Versäumnis, eine sichere Entsorgung, Datenlöschung oder Wiederverwertung zu planen, führt oft zu Compliance-Problemen, Datenlecks und verschwendetem Speicherplatz.

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Zusammen bilden beide Tools eine einheitliche Umgebung, in der Workflows, Assets und Mitarbeiter miteinander vernetzt sind – und gewährleisten so Konsistenz, Compliance und Effizienz über den gesamten ITAM-Prozess hinweg.