Der endgültige Leitfaden für Hardware Asset Management (HAM)

Hardware Asset Management (HAM) ist ein wesentlicher Bestandteil des IT Asset Management. Wenn es gut gemacht ist, kann es die Kosten senken und sicherstellen, dass die richtigen Geräte zur richtigen Zeit für die richtigen Beteiligten zur Verfügung stehen und dass die IT-Hardware-Assets immer nachverfolgt werden können.

In diesem Artikel werden wir HAM vorstellen, einige seiner wichtigsten Vorteile beschreiben und die Phasen des HAM-Lebenszyklus untersuchen. Außerdem werden wir einige der besten Möglichkeiten für den Einstieg erkunden.

Sind Sie bereit, sich für HAM zu begeistern? Legen wir los!

Was ist Hardware Asset Management?

HAM ist die Praxis, die sich um Hardware-AssetsIhres IT Assets Inventory kümmert. Einfach ausgedrückt, werden die physischen Komponenten, aus denen Ihre Live-Umgebung besteht, wie Desktops, Laptops, Server und Netzwerkgeräte, während ihres gesamten Lebenszyklus - von der Beschaffung bis zur Ausmusterung und zum Recycling - im Auge behalten.

HAM ist Teil der gesamten ITAM-Praxis und muss sorgfältig mit dem Service Desk und den Finanzfunktionen integriert werden, um sicherzustellen, dass es Ihre IT-Abteilung vollständig unterstützt.

Bei der Kombination von ITSM- und ITAM-Software kann HAM die Kosten für die Ausrüstung senken und gleichzeitig bei der Lösung von Vorfällen und Serviceanfragen helfen. Wenn Sie es richtig anstellen, haben Sie immer einen definitiven Satz an Hardware auf Lager, den Sie intelligent in Ihrem Unternehmen und entsprechend den Anfragen, die über Ihren Service Desk eingehen, verteilen können. So können Sie Zeit sparen und Unannehmlichkeiten für die Endbenutzer vermeiden.

HAM vs. SAM

Was sind also die Unterschiede zwischen HAM und SAM? Wie bereits erwähnt, konzentriert sich HAM auf die Sicherstellung der richtigen Praktiken und Prozesse zur Verwaltung, Kontrolle und zum Schutz des IT-Hardwarebestands. Software Asset Management oder SAM hingegen kümmert sich um die IT-Softwarebestände. Aber nehmen wir uns eine Minute Zeit, um beide Verfahren im Detail zu untersuchen.

Vorteile von IT Hardware Asset Management

Die Umsetzung einer HAM-Strategie hat, wie Sie sich vorstellen können, mehrere Vorteile. Insgesamt kann sie Unternehmen helfen, ihre Hardware-Ressourcen zu optimieren und ein besseres Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage herzustellen.

In der IT ist Hardware viel mehr als Kisten, Drähte und Blech, aber das müssen wir dem Rest des Unternehmens klar machen.

• Kosteneinsparungen - Hilft Unternehmen, unnötige Hardwareanschaffungen zu vermeiden und die Kosten für Wartung und Support zu senken.
  
  
• Besseres Asset Lifecycle Management - Hilft dabei, den gesamten Lebenszyklus von Hardware-Assets, von der Beschaffung bis zur Entsorgung, strukturiert und effizient zu verwalten, damit nichts verloren geht, ignoriert oder vergessen wird. Wir alle haben schon Horrorgeschichten über Zombie-Server gehört, also Server, die vor Ort sind und wertvolle Zeit und Ressourcen verschlingen, weil niemand weiß, wofür sie verwendet werden. Ein solides Lebenszyklusmanagement bedeutet, dass alles, was nicht aktiv genutzt wird, gekennzeichnet und entsprechend behandelt wird.
  
  
• Verbesserte geschäftliche Agilität - Esichert, dass Hardware-Ressourcen effizient und effektiv genutzt werden, was die Produktivität erhöhen und Ausfallzeiten reduzieren kann.
  
  
• Bessere Sicherheit und Verhinderung von Verlusten - Gibt Unternehmen die Kontrolle über ihre Hardware-Assets und verringert das Risiko, dass Hardware-Assets verlegt werden oder verloren gehen.
  
  
• Verbesserte Einhaltung von Vorschriften - Kann dazu beitragen, dass ihre Hardwareanlagen in Übereinstimmung mit gesetzlichen und behördlichen Anforderungen verwendet werden.
  
  
• Bessere Entscheidungsfindung - Bietet Unternehmen genaue Informationen über ihre Hardware-Assets, die ihnen helfen können, fundierte Entscheidungen über zukünftige Investitionen und Beschaffungsaktivitäten zu treffen.

Die 9 Phasen des Hardware Asset Management Lebenszyklus

Die wichtigsten Stadien des Lebenszyklus einer Hardware-Anlage sind:

1. Hardware-Anforderung: Die Hardware wird von einem Mitarbeiter angefordert. In der Regel geschieht dies durch Einreichen einer Anfrage über den Service Desk.
2. Beschaffung: In dieser Phase wird die Hardware durch Kauf, Leasing oder technische Mittel beschafft.
3. Eingang der Waren: Die Hardware wurde an die IT-Abteilung geliefert, geprüft und etikettiert/etikettiert.
4. Qualitätssicherung: In dieser Phase wird sichergestellt, dass die Hardware für den Zweck geeignet ist und die Nutzungs- und Garantieanforderungen des Unternehmens erfüllt.
5. Einsatz: Sobald die Hardware getestet wurde, werden die Hardware-Assets eingesetzt und an den entsprechenden Standorten oder Abteilungen innerhalb der Organisation installiert.
6. BAU-Support: Die Hardware wird über das standardmäßige Incident Management Verfahren unterstützt.
7. Wartung: Wartung der Hardware, um optimale Leistung und Langlebigkeit zu gewährleisten. Dies umfasst sowohl proaktive als auch reaktive Wartung.
8. Ausmusterung: Die Hardware nähert sich dem Ende ihrer Lebensdauer und muss auf kontrollierte Weise außer Betrieb genommen werden.
9. Entsorgung: Hardware-Assets werden am Ende ihrer Nutzungsdauer entweder recycelt oder entsorgt.

ITIL Hardware Asset Management Best Practices

Hardware Asset Management benötigt einen strukturierten Ansatz, um alle IT-Hardware-Assets innerhalb einer Organisation effektiv zu verfolgen, zu überwachen und zu verwalten. Bei der Implementierung von HAM sind einige Dinge zu beachten.

1. Halten Sie es einfach (und praktisch)

Ich habe hier einen Leitsatz von ITIL entlehnt. Denken Sie daran, es einfach zu halten, wenn Sie Ihre HAM-Praxis einrichten.

So viele Implementierungen scheitern, weil sie zu kompliziert sind und zu schwerfällig werden, um effektiv zu funktionieren. Wenn Sie Ihre HAM-Praxis einrichten, denken Sie daran, dass Ihr Prozess benutzerfreundlich sein muss, denn wenn Ihre Kunden denken, dass er zu kompliziert ist, z. B. bei der Beantragung von Ausrüstung, wird dies zu viel Bürokratie führen und sie werden ihn umgehen, was Ihnen später Probleme bereiten wird.

2. Kennen Sie Ihre Mitspieler

Oder, um einen anderen ITIL-Grundsatz aufzugreifen, arbeiten Sie kollaborativ und ganzheitlich. Schauen Sie sich an, was im Moment vorhanden ist und was für HAM genutzt werden kann. Wir wollen das Rad nicht neu erfinden, also arbeiten Sie intelligent, nicht hart.

Gehen alle Hardware-Anfragen über den Service Desk? Gibt es einen Request Fulfillment-Prozess, an den Sie sich anschließen können? Ist der Beschaffungsprozess zentralisiert? Kann neue Hardware im Rahmen des Release-Managements bereitgestellt werden?

3. Identifizieren und dokumentieren Sie alle Hardware-Assets

Ich weiß, ich weiß. Dieser Teil wird eine Menge Zeit und harte Arbeit erfordern. Sie sind die Voraussetzung dafür, dass Sie HAM richtig betreiben können. Der erste Schritt besteht darin, alle Hardware-Assets innerhalb der Organisation zu identifizieren und zu dokumentieren. Dazu gehören Computer, Server, Drucker und andere Peripheriegeräte. Es ist wichtig, genaue Aufzeichnungen über alle Hardware-Assets zu führen, einschließlich ihres Standorts, der Seriennummer, des Kaufdatums, der Garantieinformationen und der Wartungshistorie.

Mit dem Agent von InvGate Asset Management können Sie diese Aufgabe vereinfachen: Er meldet automatisch alle an das Netzwerk Ihres Unternehmens angeschlossenen Geräte, so dass Sie innerhalb von nur 24 Stunden über ein komplettes und einheitliches Inventar verfügen. Außerdem können die Informationen, die Sie bereits haben, wenn Sie über entsprechende SAM- oder Konfigurationsmanagement-Prozesse verfügen, eine Hilfe sein. Wie auch immer Sie sich entscheiden, denken Sie daran, dass diese Phase für Ihre gesamte Praxis von grundlegender Bedeutung ist und daher unbedingt richtig durchgeführt werden muss.

4. Asset-Tracking-Software verwenden

Verwenden Sie eine Asset-Tracking-Software, um alle Hardware-Assets zu verwalten. Die Software sollte Echtzeit-Updates über den Standort, den Status und die Wartungshistorie der einzelnen Anlagen liefern.

In diesem Sinne bietet Ihnen InvGate Asset Management nicht nur Asset-Tracking-Funktionen, sondern auch Software Asset Management-Funktionen - und haben wir schon erwähnt, dass es nativ mit InvGate Service Management integriert ist, um die Aktivitäten des gesamten IT-Support-Teams reibungsloser zu gestalten?

5. Führen Sie regelmäßige Audits durch

Führen Sie regelmäßige Audits der Hardware-Assets durch, um genaue Aufzeichnungen sicherzustellen und fehlende oder nicht erfasste Assets zu identifizieren. So stellen Sie sicher, dass die Daten in Ihren Bestandsdatenbanken mit dem übereinstimmen, was in Ihrer IT-Umgebung vorhanden ist.

Wenn Sie InvGate Asset Management einsetzen, können Sie auch ITAM-Berichte automatisieren, um regelmäßige Updates über den Zustand Ihrer Hardware Assets, den Status, die Lizenznutzung und mehr zu erhalten.

Hardware Asset Management KPIs

Wie bei allem in der IT-Welt ist es nicht nur wichtig, Prozesse zu haben, sondern diese auch ständig zu überwachen. Hier sind einige ITAM Key Performance Indicators oder KPIs, die Ihnen helfen, Ihre neue HAM-Praxis zu verwalten:

• Hardware-Auslastung: misst den prozentualen Anteil der Zeit, in der die Hardware-Assets in Gebrauch sind. Diese Kennzahl hilft dabei, nicht ausgelastete Hardware zu identifizieren, die umgewidmet oder ausgemustert werden kann.
  
  
• Total cost of ownership (TCO): misst die Gesamtkosten für den Besitz und die Wartung von Hardwareanlagen. Dazu gehören Kennzahlen wie Anschaffungspreis, Support und Wartung sowie Entsorgungskosten.
  
  
• Asset-Lebenszyklus: verfolgt die Lebensdauer von Hardware-Assets von der Anfrage bis zur Entsorgung. Es hilft bei der Verfolgung von Assets, die aufgerüstet, ersetzt oder ausgemustert werden müssen.
  
  
• Mean time between failure (MTBF): Misst die durchschnittliche Zeit zwischen Ausfällen von Hardwarekomponenten. Sie hilft bei der Ermittlung potenzieller Wartungsprobleme oder wiederkehrender Fehler, die für weitere Untersuchungen im Rahmen des Problemmanagements in Frage kommen.
  
  
• Wartung von Anlagen: misst den Prozentsatz der Hardwareanlagen, die gemäß ihrem Zeitplan oder ihren Supportverträgen gewartet und gepflegt werden. Sie hilft, potenzielle Wartungsprobleme zu erkennen und die Langlebigkeit von Hardwareanlagen zu verbessern.
  
  
• Asset-Genauigkeit: misst die Genauigkeit der Hardware-Asset-Datenbank. Sie hilft bei der Identifizierung von fehlenden, verlorenen oder gestohlenen Assets.
  
  
• Sicherheitskonformität: Misst die Übereinstimmung von Hardware-Assets mit Sicherheitsrichtlinien und -vorschriften. Es hilft dabei, potenzielle Sicherheitslücken zu finden und die Sicherheit von Hardwareanlagen zu verbessern.
  
  
• Prozesskohärenz: misst, wie die einzelnen Prozesse, die auf HAM ausgerichtet sind, sich gegenseitig effektiv unterstützen. Zu den Prozessen gehören Incident-, Request- und Financial Management, Change Enablement, Release Management und Information Security Management.

Abschließende Gedanken

Hardware Asset Management ist Teil der gesamten ITAM-Praxis und kann Ihnen helfen, die Hardware-Assets in Ihrem IT-Bestand zu verwalten, zu kontrollieren, zu verfolgen und zu schützen. Um Ihre IT-Assets effektiv zu verwalten, müssen SAM und HAM zusammenarbeiten. Denken Sie bei der Implementierung von HAM daran:

• Es muss in der Lage sein, Assets während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten.
• Es ist wichtig, dass ein strukturierter Plan vorhanden ist, damit nichts übersehen oder vergessen wird.
• Die richtigen KPIs und Leistungskennzahlen helfen Ihnen, Ihre HAM-Praxis auf Kurs zu halten.

Schließlich ist die HAM-Software Ihre beste Chance, einen Plan erfolgreich umzusetzen. Möchten Sie wissen, was InvGate Asset Management für Sie tun kann, um Ihre IT-Assets effektiv zu verwalten? Testen Sie die Live-Demo oder fordern Sie eine 30-tägige kostenlose Testversion an!

Häufig gestellte Fragen

Warum ist Hardware Asset Management wichtig? 

HAM ist wichtig, um Ihre IT-Hardware effektiv und effizient zu verwalten.

Was ist das Ziel von Hardware Asset Management? 

HAM zielt darauf ab, Vermögenswerte zu verfolgen und gleichzeitig Kosten und Risiken zu reduzieren.

Was ist der Nutzen von Hardware Asset Management? 

HAM kann Ihnen helfen, Zeit und Geld zu sparen und Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften zu vermeiden.

Was sind die verschiedenen Arten von Hardware-Assets? 

PCs, Laptops, Server und Netzwerkgeräte, um nur einige zu nennen!