Se você já tentou ter uma visão clara da stack de software da sua empresa, sabe como é: uma equipe compra uma ferramenta, outra adota uma diferente para o mesmo trabalho, as renovações continuam se acumulando e, antes que você perceba, está pagando por aplicações que ninguém sabe nomear. O portfólio de aplicações cresce em segundo plano, até que se torna caro e confuso demais para ser ignorado.
E os números confirmam isso: as organizações desperdiçam uma média de 33% de seus gastos anuais com software em ferramentas não utilizadas (Cledara). É exatamente isso que a racionalização de aplicações pretende corrigir: um processo simples para analisar seu portfólio de aplicações e decidir o que manter, consolidar, substituir ou aposentar.
Neste artigo, mostraremos como executar esse processo usando o InvGate Asset Management, para que você possa transformar seu inventário de aplicativos em uma fonte de clareza em vez de custo.
Por que você precisa gerenciar um portfólio de aplicações?
O gerenciamento adequado do seu portfólio de aplicativos tem um impacto direto na produtividade, na eficiência financeira e na postura de segurança da sua organização. Embora existam muitos motivos pelos quais vale a pena fazer isso, estes são os mais importantes:
- Ajuda a controlar os gastos e a eliminar o desperdício - Você pode identificar licenças não utilizadas, ferramentas redundantes e renovações desnecessárias antes que elas esgotem seu orçamento.
- Aumenta a produtividade e reduz a complexidade operacional - Uma pilha de aplicações simplificada significa menos transferências, menos integrações a serem mantidas e menos tempo perdido alternando entre ferramentas.
- Melhora a segurança - Ao rastrear quais aplicativos existem e quem os utiliza, você reduz o software sombra e limita a exposição a ferramentas arriscadas ou desatualizadas.
- Reforça a conformidade com as políticas internas e as normas externas - Um portfólio bem gerenciado facilita a comprovação do controle sobre o uso do software, o acesso e o manuseio de dados em auditorias, especialmente quando apoiado por recursos dedicados de conformidade de software.
- Possibilita decisões estratégicas e alinhadas às metas - Com visibilidade clara, você pode modernizar, consolidar e priorizar investimentos com base no valor comercial real, e não em suposições.
Quando racionalizar as aplicações?
A racionalização de aplicações é uma prática recomendada, independentemente do tamanho ou do nível de maturidade de sua organização. Entretanto, há certas situações em que a execução desse processo se torna especialmente valiosa (e, às vezes, urgente), como, por exemplo:
- Antes das principais renovações de contrato ou do planejamento orçamentário - Esse é o melhor momento para identificar ferramentas não utilizadas, consolidar aplicativos sobrepostos e renegociar com base no uso real.
- Após um crescimento rápido, fusões ou aquisições - Esses eventos geralmente criam duplicação de ferramentas entre as equipes, tornando a racionalização essencial para reduzir a redundância e padronizar os processos.
- Quando a proliferação de software começa a afetar a produtividade - Se equipes diferentes usam várias ferramentas para o mesmo fim, os fluxos de trabalho ficam fragmentados e a colaboração é prejudicada.
- Quando os requisitos de segurança ou de conformidade se tornam mais rigorosos - A racionalização ajuda a descobrir o software invisível, a reduzir a exposição e a garantir que todos os aplicativos atendam às políticas internas e às normas regulamentares.
- Quando a TI perde a visibilidade e a propriedade dos aplicativos - Se as equipes não conseguem identificar claramente quem é o proprietário de cada ferramenta, por que ela está sendo usada ou se ainda vale a pena pagar por ela, a racionalização ajuda a restaurar a governança e o controle.
Como estabelecer um processo de racionalização de aplicativos com o InvGate Asset Management?
A racionalização de aplicativos funciona melhor quando é tratada como um processo repetitivo, não como um projeto de limpeza único.
Com o InvGate Asset Management, você pode construir um inventário completo de aplicações, enriquecê-lo com o contexto de uso e governança, identificar desperdícios e redundâncias, definir ações claras e manter o portfólio sob controle ao longo do tempo, sem depender de planilhas ou auditorias manuais. Veja a seguir como fazer isso.
1. Crie seu portfólio de aplicativos
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A primeira etapa é obter visibilidade de quais aplicativos existem em seu ambiente. Sem um inventário confiável, a racionalização se torna um trabalho de adivinhação.
O InvGate Asset Management suporta vários métodos de preenchimentos de dados, mas dois são especialmente úteis para este processo. O Agent informa continuamente o software instalado e as métricas de uso dos endpoints, oferecendo uma visão precisa do que realmente está sendo executado em sua frota de dispositivos.
Além disso, o Cloud Asset Discovery ajuda a detectar ativos conectados em ambientes de nuvem, expandindo a visibilidade para além dos endpoints tradicionais e oferecendo suporte à governança de aplicativos em configurações híbridas.
2. Enriqueça os aplicativos com contexto
Quando o portfólio estiver visível, a próxima etapa é transformar essa lista de software bruto em informações acionáveis. Um nome de aplicativo por si só não é suficiente para racionalizar.
O InvGate Asset Management enriquece cada aplicativo com o contexto relevante, como o número de instalações, versões, padrões de uso, última vez que foi usado, associações de contrato e a política de autorização em que se enquadra, ajudando as equipes a rastrear as licenças de software com mais precisão.
É também nesse ponto que o processo de normalização automática da plataforma se torna essencial. Ele ajuda a unificar os registros de software e a reduzir as entradas duplicadas, mantendo o inventário consistente e mais fácil de analisar.
3. Identificar desperdícios e redundâncias
Agora que você tem visibilidade e contexto, pode começar a identificar quais aplicativos estão realmente agregando valor e quais estão apenas consumindo orçamento.
O InvGate Asset Management lhe oferece várias maneiras de explorar o desperdício:
1. Explorador de software
Use o Software explorer para verificações rápidas e análises direcionadas em seu inventário. Ele ajuda a detalhar os aplicativos, dispositivos ou usuários específicos para validar o que está instalado e onde. Isso facilita a identificação de duplicatas, ferramentas desatualizadas e sinais precoces de desperdício antes que eles afetem seu orçamento.
2. Módulo de conformidade de software
Aproveite o módulo Software Compliance (Contratos) para detectar automaticamente licenças não utilizadas, identificar o uso excessivo e reduzir o risco de conformidade. Ele lhe dá uma visão mais clara de como os direitos se comparam ao uso real em seu ambiente. Isso o ajuda a corrigir antecipadamente as lacunas de licenciamento, evitar penalidades e realocar licenças antes de comprar mais.
3. Medição de software
Conte com o Software Metering para identificar o software instalado que não está sendo usado ativamente. Ele destaca os padrões de uso para que você possa distinguir entre ferramentas essenciais e aplicativos que estão ociosos. Isso facilita a recuperação de licenças, a redução do desperdício e a otimização dos gastos sem afetar a produtividade.
4. Relatórios e painéis
Crie relatórios e painéis para visualizar as tendências de desperdício, rastrear oportunidades de economia e compartilhar as descobertas com as partes interessadas. Essa visibilidade também permite a coleta de licenças, para que você possa recuperar as licenças não utilizadas e reatribuí-las antes de comprar mais licenças ou renovar contratos.
4. Decida o que manter, consolidar, substituir ou aposentar
Agora que você tem a visibilidade e o contexto de uso corretos, pode passar da adivinhação para decisões confiantes. Nesse estágio, a racionalização de aplicativos torna-se um exercício de governança, com foco em critérios claros em vez de limpeza subjetiva.
É aqui que você decide o que manter, consolidar, substituir ou aposentar, com base no inventário e nas evidências de uso. O InvGate Asset Management apóia o processo com dados consistentes para justificar as decisões e manter as prioridades alinhadas.
5. Execute e controle o portfólio ao longo do tempo
A execução é onde a maioria das iniciativas de racionalização tem sucesso ou fracassa. Não é suficiente identificar o desperdício se a stack continua crescendo novamente depois de alguns meses.
Para evitar isso, o InvGate Asset Management permite que você carregue sua política de autorização de software. Um dos melhores recursos sobre isso é que você pode classificar as aplicações como permitidas, proibidas ou em revisão. E também pode configurar automações para alertar as equipes quando um software específico é instalado.
Por fim, a implementação de software ajuda a executar alterações em escala, permitindo a instalação e a remoção padronizadas em massa. E com a visibilidade dedicada do software em nuvem, apoiada por integrações com o Amazon Web Services, o Microsoft Azure e o Google Cloud, você pode estender o mesmo controle a ambientes híbridos.
Assuma o controle do seu portfólio de aplicações com o InvGate Asset Management
A racionalização de aplicações não é apenas um esforço de limpeza. Se for bem feita, torna-se uma prática contínua que ajuda a reduzir o desperdício, melhorar a segurança e manter seu ecossistema de software alinhado com as necessidades do negócio.
O InvGate Asset Management lhe oferece a estrutura e a visibilidade para tornar este processo repetível, desde a criação de um inventário de software preciso e o acompanhamento do uso real, até a aplicação de políticas de autorização e a implementação de mudanças em escala em endpoints e ambientes de nuvem.
Se você quiser ver como funciona na prática, pode solicitar uma avaliação gratuita de 30 dias ou falar com a nossa equipe de vendas para explorar como o InvGate Asset Management pode apoiar a sua jornada de racionalização de aplicativos.
