El síndrome del lavadero, conocido como scope creep en inglés, es algo que inevitablemente te sorprende cuando trabajas en un proyecto. Como gerente de proyecto, es muy importante saber qué es el síndrome del lavadero o scope creep, y conocer algunas maneras de prevenirlo, con el fin de mantener tu proyecto por el buen camino.
En este post, nos centramos en tres cosas: qué es el síndrome del lavadero o scope creep, quién lo causa, y algunas maneras de prevenirlo.
Qué es el síndrome del lavadero o scope creep
Nos gusta esta definición:
“El síndrome del lavadero, arrastramiento del alcance o corrupción del alcance (Scope creep en inglés) en la gestión de proyectos se refiere a aquellos cambios no controlados en el alcance de un proyecto. Este fenómeno puede ocurrir cuando el alcance de un proyecto no se define, documenta o controla correctamente”.
Source: https://es.wikipedia.org/wiki/S%C3%ADndrome_del_lavadero
Como gerente de proyecto, uno de los mayores problemas que causan el síndrome del lavadero proviene de la tentación de hacer que las cosas funcionen, manteniendo el presupuesto y el cronograma existentes, sin que el cliente o las partes interesadas estén al tanto.
Un paso importante para combatir esto es definir un proceso para explicar cómo se harán los cambios y quién los hará. Asegúrate de que haya un número determinado de personas que puedan solicitar los cambios y, de igual manera, un número limitado de personas para otorgarlos. Ten en cuenta que deberás crear también un proceso separado para obtener pagos adicionales para financiar los cambios en el alcance.
Decir "no" a un cliente o pedir que se envíe una solicitud de cambio puede ser difícil. Sin embargo, es beneficioso que estas conversaciones sucedan más temprano que tarde en un proyecto, cuando de otro modo podría encontrarte sin presupuesto y sin tiempo.
La forma más fácil de explicar la mejor manera de prevenir el síndrome del lavadero es mostrarte quién puede causarlo. A continuación se presentan tres ejemplos de partes interesadas clave en un proyecto que pueden causar el síndrome del lavadero y cómo evitar que suceda.
1. Proveedor externo
Tener una empresa externa involucrada en tu proyecto significará que hay muchos factores que podrían poner en riesgo tu proyecto. Esto podría ser un proveedor de contenido, una API de terceros o, básicamente, cualquier persona en la que confíe externamente para completar tu proyecto.
Es importante establecer qué tipo de impacto pueden tener lo antes posible para que poder gestionar los riesgos.
Comienza por identificar tus dependencias de proyectos de terceros en tu reunión kickoff. ¿En qué elemento está involucrado el proveedor y cómo podría afectar eso al resumen de tu proyecto? Tomemos, por ejemplo, un proveedor global de servicios en la nube que maneja cargas de trabajo críticas para un nuevo servicio comercial. Su principal servicio de asesoramiento y asistencia se basa en un país y una zona horaria diferentes, y sabiendo esto, deberás establecer cuánto afectará esto al proyecto en general.
¿Existe alguna contingencia u otro método para obtener el soporte requerido más rápido? ¿Tienen un equipo de soporte en tu país? ¿Cuánto tiempo agregaría esto al proyecto si hubiera dificultades para completar la API?
Es difícil cubrir todas las posibilidades. Sin embargo, tener cubierta esta parte de tu proceso de gestión de proyectos significará un mejor posicionamiento para evitar el impacto negativo de cualquier riesgo potencial.
2. El cliente
Sería irresponsable no mencionar al cliente. Es uno de los mayores aportes al proyecto y debe participar activamente en todo momento.
Esta causa raíz del avance del alcance del proyecto es, de hecho, más fácil de detectar, ya que la mayoría de los gerentes de proyecto ya están enfocados en administrar las expectativas, comunicarse y potencialmente "controlar" al cliente.
Manténte a alerta con el cliente sugiriendo una nueva forma de hacer las cosas. Puede estar solicitando una pequeña adición, pero esto podría escalar lentamente. Además, cuestiona sus intenciones cuando cambie de opinión sobre lo acordado. Como siempre, sé honesto con el cliente e intenta evitar expresar tus respuestas para no decirle constantemente "no" al cliente todo el tiempo.
3. Los miembros de tu equipo
Como gerente de proyecto, tienes control total sobre qué paquetes de trabajo se asignan a los miembros del equipo. Usa esta responsabilidad para asegurarte de que los miembros de tu equipo sean plenamente conscientes del resumen y de cuál es el objetivo final. Esto evita que el equipo no sea guiado y sea más probable que asuma una carga de trabajo adicional o tome decisiones que no se han pensado completamente.
Es esencial que los miembros del equipo participen al establecer el alcance, ya que esto no solo les dará una idea de lo que trabajarán para crear o construir, sino que también les dará la oportunidad de proporcionar comentarios y sugerencias lo antes posible.
Asegúrate de que todos sean jugadores de equipo. Los proyectos más exitosos son completados por equipos que trabajan bien juntos.
En general, el síndrome del lavadero significa que debes mantenerte alerta, estar disponible para que tus partes interesadas se acerquen a tí, recordar tener la capacidad de decir "no" y ser honesto con tus clientes.
¿Tienes algún ejemplo personal del síndrome del lavadero? ¿Cómo gestionas la solicitud o el cambio? ¿Alguna vez has tenido un escenario en el que tu proyecto haya cambiado para mejor? Por favor, haznos saber en los comentarios.
