Raportowanie IT Asset Management jest niezbędne dla agentów do bardziej szczegółowego planowania strategii ITAM. Raporty dostarczają cennych informacji, które umożliwiają podejmowanie świadomych decyzji i identyfikowanie obszarów wymagających poprawy. Wykorzystując je, można dokładnie zrozumieć infrastrukturę IT organizacji i związane z nią koszty, umożliwiając maksymalizację wydatków i wydajności IT.
Często zdarza się utknąć w codziennej pętli, nie mając chwili na zatrzymanie się i przeanalizowanie możliwych słabości. Tak więc, aby raportowanie ITAM stało się nawykiem, musisz mieć specjalne oprogramowanie, które pomoże Ci w tym procesie. InvGate Asset Management oferuje zestaw funkcji, w tym moduł raportowania, które pomogą Ci w pełni wykorzystać możliwości zarządzania zasobami.
Przyjrzyjmy się temu bliżej.
Korzyści i wyzwania związane z raportowaniem ITAM
Raportowanie ITAM gromadzi, analizuje i prezentuje dane dotyczące zasobów IT w zorganizowany i przejrzysty sposób. Jego zalety są oczywiste:
- Zwiększona widoczność - dobre zrozumienie wydajności zasobów pozwala planować z wyprzedzeniem, identyfikować obszary wymagające poprawy i podejmować bardziej świadome decyzje.
- Lepsza zgodność z przepisami - raportowanie ITAM pomaga spełnić standardy zgodności, jednocześnie zmniejszając ryzyko kar finansowych i potencjalnych konsekwencji prawnych.
- Oszczędność kosztów - regularna analiza wydajności zasobów pozwala szybko zidentyfikować możliwości oszczędności i zoptymalizować koszty IT.
- Zadowolenie klientów - dzięki dokładnym i aktualnym raportom można zapewnić użytkownikom lepszą obsługę i wsparcie.
Jednocześnie istnieją pewne związane z tym wyzwania , które należy wziąć pod uwagę:
- Gromadzenie danych - zasoby IT obejmują szeroki zakres kategorii. Zbieranie i konsolidacja danych z wielu źródeł może stanowić wyzwanie. InvGate Asset Management oferuje możliwość stworzenia ujednoliconej i aktualnej in wentaryzacji oraz łatwego rozwiązania tego wyzwania.
- Zapewnij dokładność informacji - niedokładne lub nieaktualne informacje mogą prowadzić do błędnych decyzji, dlatego ważne jest, aby zagwarantować aktualność wykorzystywanych danych. Monitorowanie urządzeń IT za pomocą Agenta InvGate gwarantuje, że dane są zawsze aktualne.
- Brak narzędzi - dzięki odpowiednim narzędziom łatwiej jest gromadzić, organizować i raportować zasoby IT. Unikaj inwentaryzacji IT w Excelu lub innych narzędziach, które nie są specjalnie zaprojektowane dla ITAM. Mogą one początkowo wydawać się wygodne, ale w dłuższej perspektywie będą Cię ograniczać.
- Zużycie czasu - wdrożenie raportowania ITAM w organizacjach różnej wielkości może być czasochłonne, więc upewnij się, że masz na to wystarczająco dużo czasu.
Tworzenie raportów za pomocą InvGate Asset Management
Tworzenie raportów powinno być łatwe, szybkie i intuicyjne, zwłaszcza jeśli wszystkie zasoby IT znajdują się już w InvGate Asset Management.
W takim przypadku wystarczy uruchomić zapytanie o zasoby, a następnie je wyeksportować. Na pasku wyszukiwania wprowadź typ zasobu i filtry, które chcesz zastosować.
Powiedzmy, że chcesz zobaczyć, ile i które Chromebooki są przypisane. Przejdź do paska wyszukiwania i zastosuj następujące warunki:
- Zasób > Status to Przypisany
- Zasób > Typ to Chromebook
Po wykonaniu tej czynności zobaczysz listę ze wszystkimi zasobami i ich szczegółami. Uzyskasz również łatwy dostęp do pulpitu nawigacyjnego, w którym możesz ustawić inne filtry i podsumowanie całkowitego kosztu zasobu.
Możesz zapisać ten raport lub pobrać go, aby udostępnić go innym.
10 przypadków użycia raportowania IT Asset Management
Teraz, gdy znasz już podstawy raportowania ITAM, przyjrzyjmy się niektórym z najczęstszych sytuacji, w których jest ono wykorzystywane. Chociaż każda organizacja ma własne potrzeby i wymagania, a raporty powinny być w stanie się do nich dostosować, oto niektóre z najczęstszych raportów, które agenci analizują w celu ulepszenia swojej strategii ITAM.
1. Liczba typów urządzeń powiązanych z problemem
Problemy związane z konkretnym modelem komputera lub kategorią urządzeń są niezwykle częste. Czasami może to być partia komputerów, która ma tendencję do występowania wspólnego problemu. Aby zdecydować, co z tym zrobić, pierwszym krokiem jest uruchomienie raportu dotyczącego liczby dotkniętych urządzeń. Następnie należy je śledzić i działać. Choć brzmi to prosto, będziesz zaskoczony, jak często będziesz korzystać z tego rodzaju raportów.
2. Ilość typów urządzeń dla finansów
Działy finansowe są zainteresowane kosztami aktywów organizacji. Prawdopodobnie poznają na przykład całkowitą kwotę zainwestowaną w określony rodzaj CI, ich całkowite ryzyko oraz amortyzację ich wartości, zawsze związaną z liczbą urządzeń.
Tego typu raporty są zwykle uruchamiane okresowo i udostępniane zewnętrznemu użytkownikowi. Należy więc generować je w sposób przyjazny dla użytkownika, aby osoby nietechniczne miały do nich łatwy dostęp i mogły je odczytać.
3. Urządzenia według lokalizacji
Wiedza o lokalizacji każdego urządzenia jest niezwykle ważna. Można to wykorzystać do namierzenia maszyny, zaplanowania wdrożenia lub sprawdzenia, kto ma określony sprzęt. Ponadto zespoły wsparcia IT mogą wykorzystać je na swoją korzyść podczas egzekwowania zasad w wielu lokalizacjach.
4. Zasoby według stanu
Czasami może być potrzebny przegląd wszystkich zasobów w określonym stanie. Tak więc, uruchomienie raportu na temat liczby i typu urządzeń przypisanych, w naprawie, w magazynie lub wycofanych z eksploatacji jest bardzo korzystne. Pomoże to w
- Identyfikować i zapobiegać problemom przed ich wystąpieniem.
- Upewnić się, że zasoby są wykorzystywane prawidłowo i wydajnie.
- Monitorować integralność aktywów, śledzić ich wydajność i wykrywać wszelkie nieprawidłowości.
- Planować przyszłe zakupy lub wymianę aktywów.
5. Liczba niewykorzystanych licencji
Zarządzanie licencjami wymaga wielu raportów. Pierwszym raportem związanym z licencjami, który należy uruchomić, jest liczba niewykorzystanych licencji. Być może nabyłeś kilka licencji dla danej propozycji, a następnie zdałeś sobie sprawę, że ludzie używają innego oprogramowania lub że zespół nie potrzebuje takiej liczby licencji w tym samym czasie.
6. Wykorzystanie licencji
Czasami masz tylko ograniczoną liczbę licencji do przypisania i musisz wiedzieć, czy są one używane. Możesz uruchomić raport, aby zobaczyć, kto korzystał z określonej licencji i ile w ciągu ostatnich 7 i 30 dni.
7. Koszt licencji
Musisz także wiedzieć, ile pieniędzy zainwestowałeś w licencje. Może to obejmować śledzenie wydatków na powtarzające się koszty, takie jak utrzymanie oprogramowania i odnowienia licencji. Dzięki temu raportowi dowiesz się, jaka część budżetu IT jest przeznaczona na licencje na oprogramowanie i czy ich wartość jest równa lub wyższa od oczekiwanej. Ponadto pomoże ci to dokładniej planować przyszłość.
8. Wersje według tytułu/dostawcy
Ważne jest, aby wiedzieć, jakiej wersji używasz, aby zmniejszyć ryzyko związane z bezpieczeństwem i przeprowadzić zarządzanie poprawkami. Wymagania, przepisy i zgodność podlegają możliwym zmianom. Uruchom raport, który pokazuje, które wersje oprogramowania lub sprzętu (i ich dostawcy) są powiązane z określonym tytułem. Ten typ raportu jest również często wykorzystywany w procesach audytu oprogramowania .
9. Umowy według stanu
Szczególnie w przypadku oprogramowania, umowy i ich stan określają ważność licencji. Dlatego przegląd statusu każdej umowy jest niezbędny. Ten raport pokazuje wszystkie szczegóły umowy, takie jak data wygaśnięcia, sprzedawca, klient i wszelkie inne potrzebne informacje.
10. Umowy zbliżające się do odnowienia
Utworzenie raportu dla umów, które mają zostać odnowione, jest koniecznością. Pomoże ci to dowiedzieć się, kiedy kończą się umowy, a licencja wymaga odnowienia lub wymiany. W ten sposób unikniesz nieprzyjemnych niespodzianek lub nieoczekiwanych kosztów.
Najlepsze praktyki raportowania ITAM
Aby zapewnić sukces, oto kilka najlepszych praktyk, których należy przestrzegać, jeśli chodzi o raportowanie ITAM:
- Centralizacja danych - posiadanie wszystkich danych dotyczących zasobów w jednym scentralizowanym miejscu ułatwi dostęp do nich i ich analizę.
- Skonfiguruj automatyczne raporty - Automatyzacja raportów ITAM pozwoli zaoszczędzić czas i wysiłek, umożliwiając skupienie się na innych zadaniach. Dzięki InvGate Asset Management można skonfigurować zaplanowane raporty do okresowego uruchamiania.
- Weryfikacja dokładności - Posiadanie poprawnych i zaktualizowanych danych jest niezbędne. Upewnij się, że regularnie sprawdzasz dokładność informacji o swoich zasobach i identyfikujesz wszelkie błędy.
- Ustanowienie punktów odniesienia - Skonfiguruj wskaźniki KPI dla wszystkich kategorii zasobów, abyś mógł łatwo porównać wydajność każdej z nich. Pomoże to zidentyfikować obszary wymagające poprawy i podjąć odpowiednie działania.
- Wykorzystaj powiadomienia i alerty - Dostosuj powiadomienia i alerty, aby zapewnić szybką reakcję na potencjalne problemy. Na przykład wiedza o zbliżającym się terminie wygaśnięcia umów usprawni sposób zarządzania nimi.
- Udostępnianie raportów - zawsze znajdą się inne strony zainteresowane raportami ITAM. Dzięki InvGate Asset Management możesz je eksportować i udostępniać każdemu, kogo potrzebujesz.
- Wykorzystaj w pełni aktualne dane - Upewnij się, że korzystasz z aktualnych danych do podejmowania trafnych decyzji. Funkcje Discovery lub Agent w InvGate Asset Management sprawią, że urządzenia Twojej organizacji będą raportować w czasie rzeczywistym.
Kluczowe wnioski
Przejrzysty i prosty dostęp do raportów dotyczących wszystkich zasobów IT jest niezbędny do prowadzenia każdej organizacji. Aby jak najlepiej je wykorzystać, należy scentralizować dane, zautomatyzować raporty i zweryfikować ich dokładność. Ważne jest również ustawianie powiadomień i alertów, udostępnianie raportów innym stronom w razie potrzeby oraz porównywanie różnych raportów w celu podejmowania lepszych decyzji.
Nie zapomnij regularnie sprawdzać swoich licencji, ponieważ umowy ulegają zmianie, a licencje wymagają odnowienia lub wymiany. W ten sposób unikniesz niespodzianek i nieoczekiwanych kosztów.
Postępując zgodnie z tymi wskazówkami i praktykami, możesz być na bieżąco z raportami ITAM i podejmować lepsze decyzje dotyczące zarządzania zasobami IT.
Gotowy do rozpoczęcia pracy z InvGate Asset Management? Poproś o 30-dniowy bezpłatny okres próbny i przenieś swój plan ITAM na wyższy poziom!
Często zadawane pytania
Co powinienem raportować w ramach IT Asset Management?
Powinieneś raportować wszystkie zasoby IT związane z Twoją organizacją: urządzenia, licencje, umowy i inne. Pozwoli to między innymi uzyskać wgląd w to, które obszary wymagają poprawy i zidentyfikować trendy.
Jakie są trzy główne rezultaty zarządzania zasobami IT?
Trzy główne rezultaty zarządzania zasobami IT to dokładna inwentaryzacja, zgodność z przepisami i optymalizacja kosztów. Dokładna inwentaryzacja zapewni wszystkie niezbędne dane do podejmowania świadomych decyzji. Zgodność z przepisami pomoże uniknąć wszelkich kwestii prawnych. Optymalizacja kosztów pozwoli zaoszczędzić pieniądze dzięki lepszemu wykorzystaniu zasobów.
Jakie są kluczowe wskaźniki wydajności dla zarządzania zasobami IT?
Kluczowe wskaźniki wydajności dla zarządzania zasobami IT zależą od konkretnych potrzeb organizacji. Niektóre przykłady obejmują całkowitą wartość, ryzyko, amortyzację, wykorzystanie licencji (ostatnie 7 dni lub 30 dni), daty odnowienia umowy i inne. Te kluczowe wskaźniki wydajności powinny być skonfigurowane tak, aby pomóc w porównywaniu wydajności różnych kategorii zasobów.
