Para ayudarte, reunimos tres claves para lograr que tu equipo apoye y defienda activamente la gestión de activos de TI.
1. Posiciona correctamente las capacidades de ITAM
Hay varias formas posibles de obtener el apoyo de la alta gerencia. Cada organización es diferente, pero probablemente necesitarás usar una combinación de enfoques para aumentar la visibilidad y las percepciones respecto al tema. Por ejemplo:
- Charlar abiertamente sobre los beneficios de ITAM, tanto en el corto como en el largo plazo. Es más probable que la dirección apoye una nueva iniciativa o proyecto si alguien se ha tomado el tiempo de explicarlo usando un lenguaje entendible y adaptado al negocio.
- Ponerlo como ejemplo de solución en respuesta a una crisis reciente. A veces las personas no entienden la importancia de ITAM hasta que ocurre alguna calamidad que interrumpe las operaciones. Tal vez es una gran multa de un proveedor de software, o la interrupción del servicio como resultado de problemas de licenciamiento. Deja en claro que la gestión de activos de TI evitaría esos dolores de cabeza.
- Crear un caso comercial claro y convincente: detalla los beneficios de ITAM en un documento comercial formal y vincula esos beneficios con los objetivos comerciales y los resultados deseados.
2. Indica claramente los beneficios clave
Concéntrate en los beneficios comerciales en lugar de los beneficios para TI. Aquí hay algunos para considerar:
Beneficio #1 - Soporte GRC
Las actividades de gobernanza, riesgo y cumplimiento (o GRC) generalmente reciben atención de la alta gerencia o la junta ejecutiva. Consulta si puedes ver el resultado de la reunión de riesgo más reciente, de modo que puedas comprender las necesidades y desafíos actuales de GRC. Busca problemas que ITAM pueda solucionar o incluso gestionar, para que tu proyecto sea relevante para el resto del negocio.
Los ejemplos incluyen:
- Hallazgos de auditoría: ¿hubo alguna sanción financiera?
- Aumento de los costos de hardware y software y la necesidad de controlarlos mejor
- Aumento de incidentes de ciberseguridad o amenazas informáticas
- Quejas de usuarios finales acerca de la cantidad de tiempo que toma la resolución de incidentes.
Beneficio #2 - Alineación más fuerte con el negocio
El uso de datos de activos aumenta la inteligencia de negocio y ayuda a garantizar que los productos y servicios se utilicen de manera eficiente y efectiva. Algunos ejemplos de esto incluyen:
- Niveles de existencias. No hay nada peor que tener un nuevo empleado en su primer día y que TI no tenga ningún equipo para darle. Con ITAM, puedes ser más proactivo en la forma de administrar el inventario, por lo que siempre habrá un nivel apropiado de activos de hardware y software disponibles para el negocio.
- Transformación digital y un lugar de trabajo más inteligente. ITAM puede ayudarte a comprender lo que necesita tu organización para adoptar prácticas de trabajo digitales y flexibles. Por ejemplo, pasar de la PC tradicional a tabletas y tecnologías basadas en la nube será mucho más fácil con ITAM, para garantizar que se usen las licencias apropiadas y que los usuarios finales tengan los dispositivos más apropiados para su función.
- Gestión de demanda más precisa. Podrás comprender cuáles son los momentos de mayor actividad y asegurarte de contar con los recursos para respaldarlos. ITAM te permitirá realizar un seguimiento de tus activos de TI para pronosticar con mayor precisión y asegurarte de tener la tecnología adecuado para satisfacer la demanda comercial.
Beneficio #3 - Agilidad y mayor capacidad de respuesta
Parte de cualquier práctica de ITAM es vincular hardware, software y activos basados en la nube a usuarios finales y servicios, para que cuando se registre una solicitud en la mesa de servicio, el agente obtenga una vista más completa en lugar de una instantánea. Algunos de los beneficios relacionados incluyen:
- Poder vincular respuestas frecuentes y otro contenido de la Base de Conocimiento, para que el usuario final pueda resolver sus problemas con la plataforma de self-service.
- Si el incidente no se puede solucionar en el primer punto de contacto, se asignará al grupo correcto de inmediato.
- Una visión más completa de los activos de hardware y software, lo que permite pasar a la automatización y al autoservicio. Un ejemplo de esto podría ser cuando el usuario final solicita su propio hardware o software a través de una solicitud prearmada, que proporciona el enlace de descarga directo o la posibilidad de elegir cuándo retirar el nuevo equipo.
Beneficio #4 - Gestión efectiva de costos
ITAM puede ayudar a las organizaciones a mantener los costos de TI bajo control al garantizar que lo que se registra refleja el entorno. Al saber exactamente lo que existe, puedes pronosticar con mayor precisión y estar en una posición más sólida cuando llegue el momento de negociar con proveedores de hardware y software.
3. Saber qué pedir
Al obtener la aceptación de la alta gerencia, es importante asegurarte de que las nuevas capacidades estén:
- Respaldadas por políticas, que deben estar claramente escritas y ser aplicables en toda la organización.
- Comunicadas claramente a la empresa, con un mensaje de la alta gerencia indicando la importancia del proyecto.
- Integradas a la cultura de la organización, de modo que sean vistas como una forma de trabajo que necesita actividad y gestión continuas.
- Enfocadas, por ejemplo, para poder explicar qué requisitos legales y reglamentarios debe cumplir la empresa.
- Alineadas a los objetivos comerciales, lo que implica establecer metas y objetivos específicos relacionados con el negocio para ITAM, incluyendo su alcance y qué áreas deben priorizarse.
Y tú, ¿conseguiste que la gerencia acompañara tus prácticas de ITAM? Por favor, cuéntanos tu experiencia en los comentarios.
