Como os ativos são o principal objeto da prática de Gerenciamento de Ativos de IT, para aproveitá-la ao máximo, é essencial aprofundar e implementar um completo Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de TI. Este é um processo complexo que vai desde a solicitação do ativo até sua disposição, portanto, é importante projetar e aplicar um plano para garantir que cada etapa e requisito sejam abordados.
Para ajudá-lo nesse processo, sua prática deve ser apoiada por um software específico de ITAM, como o InvGate Insight, que oferece vários recursos para otimizar cada etapa da prática de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT (ITLAM).
Então, primeiro consideramos alguns dos principais benefícios do ITLAM e detalharemos a prática em etapas gerenciáveis. Em seguida, veremos como implementá-lo em sua organização e algumas melhores práticas que você não pode perder ao fazer isso. Por fim, veremos por que você deve considerar a implementação de uma solução competente de ITAM para obter o máximo do seu Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT.
Sem mais delongas, vamos direto ao assunto!
O ITALM é o processo de gerenciar todo o ciclo de vida de um ativo de IT, desde a aquisição até a disposição. Seu principal objetivo é otimizar o valor e o uso dos ativos ao longo de todo o seu ciclo de vida, minimizando os custos, mitigando os riscos e garantindo a conformidade com os requisitos regulatórios.
O ITALM está intimamente relacionado a duas outras práticas importantes de IT: Gerenciamento de Ativos de IT (ITAM) e, mais especificamente, Gerenciamento de Ativos de Hardware (HAM). Enquanto o primeiro se concentra em gerenciar ativos de software e hardware para garantir que estejam devidamente licenciados, utilizados e mantidos, o HAM é um subconjunto do ITAM que lida distintamente com os ativos de hardware de uma organização, incluindo sua aquisição, implantação, manutenção e disposição.
Mas o ITALM vai além dessas duas práticas: ele adota uma abordagem holística para gerenciar os ativos de TI ao longo de todo o seu ciclo de vida, desde o planejamento e a aquisição até a disposição e desativação (mais sobre isso abaixo, prometemos!).
Adotar o Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT pode oferecer vários benefícios à sua organização, pois rastreia os ativos de IT de forma abrangente e integrada.
Aqui estão os principais lucros:
Agora, é hora de aprender como começar com o Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT. O processo pode ser organizado em nove etapas-chave que consideram todo o ciclo de vida de um ativo.
Aqui está uma visão detalhada de cada uma.
A primeira etapa começa com um funcionário solicitando hardware por meio do service desk. Lembre-se de garantir que as solicitações de hardware sejam feitas de maneira organizada e controlada, para que cada solicitação seja tratada o mais rapidamente e adequadamente possível.
É importante que esse processo esteja alinhado tanto com o plano de Gerenciamento de Ativos de IT da organização quanto com o orçamento.
A integração do InvGate Insight com o InvGate Service Desk - que, aliás, é um processo simples e rápido - fornecerá a possibilidade de criar fluxos de trabalho para todo esse processo, que inclui recursos de automação em ambas as soluções.
A etapa de aquisição, como você provavelmente pode deduzir pelo nome, é quando a organização compra, aluga ou adquire um ativo. Deve-se garantir que sejam obtidos de maneira econômica.
Para fazer isso, é muito útil estabelecer um processo de aquisição bem definido e documentar o valor e a depreciação do ativo no InvGate Insight. Não se esqueça de incluir todas as variáveis ao calcular isso, como o valor periférico, que pode ser suporte, manutenção e outros. Isso é fundamental para calcular o Custo Total de Propriedade de um ativo.
Depois de adquirir o ativo e recebê-lo do fornecedor, lembre-se de verificá-lo e rotulá-lo com uma etiqueta de ativo, para identificá-lo.
Existem várias maneiras de adicionar um ativo ao seu inventário no InvGate Insight:
Depois de concluir seu inventário, use o InvGate Insight para criar e anexar códigos QR. Desta forma, você pode escaneá-los para acessar o perfil do ativo em sua instância e garantir que o hardware seja contabilizado e rastreado ao longo de todo o seu ciclo de vida.
Com o recurso de Gerenciamento de Contratos do InvGate Insight, esse processo é simples, pois você pode vincular os acordos a outros CIs para ver rapidamente se a garantia está sendo cumprida.
Instalar e configurar software no hardware correspondente é fundamental para garantir seu funcionamento e manutenção adequados. O InvGate Insight permite que você instale, configure e atualize o software simultaneamente em vários computadores ou servidores. Com sua Implantação de Software, você pode automatizar o processo criando scripts para serem executados em vários computadores ao mesmo tempo. Além disso, oferece integrações nativas com vários desktops remotos para ter acesso fácil a qualquer computador que esteja sendo monitorado.
Durante a fase de suporte BAU (Business as Usual), você deve fornecer suporte contínuo para o ativo por meio de práticas padrão de Gerenciamento de Incidentes, para garantir que esteja disponível e funcionando corretamente para os funcionários que precisam dele. Adicione os contratos relacionados ao seu inventário e automatize notificações relacionadas ao Gerenciamento do Ciclo de Vida do Software.
A manutenção regular é necessária para manter os ativos de hardware funcionando em níveis óptimos e estender sua vida útil. Isso inclui manutenção proativa, como atualizações programadas, e manutenção preventiva, bem como manutenção reativa para resolver problemas ou falhas inesperadas.
Para manter isso funcionando sem problemas, as Regras de Saúde e as tags inteligentes do InvGate Insight são a melhor opção. Enquanto as primeiras mostram o estado de saúde dos ativos monitorados, as segundas são atribuídas automaticamente aos ativos que atendem às condições da tag.
Conforme os ativos de hardware se aproximam do final de sua vida útil, eles precisam ser aposentados de maneira controlada. Isso envolve determinar a melhor ação a ser tomada, como vender ou doar o hardware, e garantir que quaisquer dados sensíveis sejam apagados com segurança antes que o hardware deixe a organização.
Você pode automatizar notificações para lembrá-lo quando um ativo atingir certos anos de uso, e alterar o estado e a propriedade do ativo assim que for aposentado.
Depois de decidir que um ativo de hardware deve ser aposentado, você também deve garantir que seja descartado corretamente. Para fins de sustentabilidade, isso envolve garantir que quaisquer materiais perigosos sejam descartados em conformidade com os regulamentos locais e que quaisquer materiais recicláveis sejam reciclados adequadamente. Para esta etapa, você também deve considerar se há algum dado confidencial que deve ser levado em conta. Finalmente, investigue se o ativo pode ser vendido ou doado, pois isso terá um impacto positivo em seu Custo de Propriedade.
Implementar um processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT pode ser uma empreitada complexa, mas é essencial para as organizações gerenciarem efetivamente seus ativos de IT. Aqui estão algumas etapas para ajudar as organizações a implementarem um processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT:
Agora que você sabe como implementar o Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT, tenha em mente que existem algumas melhores práticas a seguir:
Como mencionado anteriormente, um software específico de ITAM é seu melhor aliado para apoiá-lo em todo o processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT.
Quando se trata de automação, o InvGate Insight oferece vários recursos para realizar esse processo:
O Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT é um framework abrangente para gerenciar os ativos de IT de uma organização ao longo de todo o seu ciclo de vida, que começa com sua aquisição e termina com sua disposição. Quando feito efetivamente, pode ajudar sua organização a:
Uma implementação bem-sucedida deve incluir tanto ter um processo bem definido desde o início, com etapas, papéis e responsabilidades claramente definidos, quanto ter a ferramenta de ITAM certa para apoiar seu trabalho.
Para cada etapa do caminho, você pode contar com o InvGate Insight como seu software de ITAM.
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Um plano de Gerenciamento de Riscos deve incluir o Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT como um componente chave, uma vez que os ativos de IT podem desencadear vários riscos para uma organização, como violações de segurança, perda de dados e violações de conformidade.
Os três principais tipos de Gerenciamento de Ativos são Gerenciamento de Ativos de Hardware (HAM), que se concentra em gerenciar ativos físicos como computadores e servidores, Gerenciamento de Ativos de Software (SAM), que gerencia licenças de software, e Gerenciamento de Serviços de IT (ITSM), que é orientado para serviços de IT e garantindo que atendam às necessidades da organização.
A primeira etapa no ciclo de vida de ativos de IT é a fase de Solicitação de Hardware, onde um funcionário solicita o hardware por meio do service desk. Isso envolve reunir informações sobre as necessidades de hardware, como o tipo de equipamento, quantidade e o prazo de entrega.