El Grupo Cepas automatizó procesos y mejoró la experiencia del usuario con InvGate Service Management

Grupo Cepas, una empresa argentina líder en bebidas, necesitaba modernizar sus procesos de IT tanto en beneficio de los empleados como de los usuarios finales. 

Anteriormente, la organización dependía de flujos de trabajo manuales, como formularios en papel y comunicaciones por correo electrónico, que a menudo creaban cuellos de botella y retrasaban las operaciones. Además, el sistema de tickets se limitaba a gestionar solicitudes tecnológicas específicas, desatendiendo los requerimientos de la gente. 

Para superar estos obstáculos, la compañía buscó una herramienta de Gestión de Servicios que equilibrara la funcionalidad backend robusta con un frontend intuitivo para lograr una alta adopción por parte de las personas.

Con InvGate Service Management, logró agilizar los procesos, automatizar los flujos de trabajo y mejorar la satisfacción del usuario. Asimismo, su facilidad de uso le permitió sustituir métodos anticuados por un sistema moderno que proporciona servicio a múltiples departamentos.

En las siguientes líneas profundizamos cómo Grupo Cepas transformó sus flujos laborales gracias a InvGate.

La historia de éxito

Descubre la forma en que Grupo Cepas automatizó sus procesos y elevó la satisfacción de sus empleados con InvGate.

Acerca de Grupo Cepas

Grupo Cepas es una destacada empresa argentina especializada en la producción y distribución de bebidas. Con un staff de más de 1.000 empleados y una fuerte presencia en la región, apuesta por la innovación y la excelencia operativa.

La transformación de las operaciones mediante la automatización y el diseño centrado en el usuario

Los obstáculos de la empresa antes de implementar InvGate

Antes de dar este paso, Grupo Cepas se enfrentaba a importantes ineficiencias en sus procesos operativos y de IT, como los siguientes:

• Un sistema de tickets que sólo servía para los requerimientos de IT, dejando sin satisfacer las demandas de los usuarios finales.
• Flujos de trabajo manuales, incluidos formularios en papel, que provocaban cuellos de botella y retrasos.
• Ningún sistema de priorización estandarizado para procesar las solicitudes.

En consecuencia, la organización necesitaba una solución que fuera altamente personalizable, fácil de usar por los empleados y capaz de automatizar los procesos de múltiples departamentos.

Cómo ayudó InvGate

En 2021, Grupo Cepas implementó InvGate Service Management en modo SaaS, completando la configuración y el lanzamiento en menos de un mes. 

Las características clave de la solución que aplicó la empresas fueron:

• Single Sign-On (SSO): simplificó el acceso de los usuarios al sistema, con la intención de fomentar una rápida adopción.
• Marca personalizada: la herramienta se renombró como “CAS” (Centro de Atención de Servicio). Así, se creó una identidad fácil de usar, alineada con la cultura de la compañía.
• Gestión del Conocimiento: se capacitó a los empleados para resolver problemas comunes de forma independiente a través de una base de conocimiento. Esto contribuyó a reducir la dependencia con el soporte de IT.
• Automatización del flujo de trabajo: se automatizaron procesos como la aprobación de solicitudes, la priorización de tickets y el seguimiento del SLA, lo cual implicó una mejora significativa de la eficiencia.
  
  

Extensión de la herramienta al resto de los departamentos

El éxito de InvGate Service Management en el departamento de IT llevó a su adopción por otras áreas, que aprovecharon las capacidades para su uso propio. Aquí, los detalles:

• Recursos Humanos: en reemplazo de las aprobaciones manuales en papel, se establecieron flujos de trabajo automatizados que agilizaron el proceso de incorporación de empleados, los cuales ahora son gestionados por el SLA.
• Administración contable: se digitalizaron procedimientos como el registro de activos fijos y la apertura de proyectos de capital, mejorando la precisión y la eficiencia.
• Área Comercial: se introdujeron formularios para informar sobre reclamos, gestionar acuerdos con clientes y agilizar las aprobaciones.

Esta implementación interdepartamental puso de manifiesto la flexibilidad de la herramienta y su capacidad para adaptarse a los requerimientos diversos de cada área.

Resultados clave de la adopción de la herramienta de InvGate

Gracias a la puesta en marcha de InvGate Service Management, Grupo Cepas obtuvo los siguientes logros:

• Alta adopción por parte de los usuarios: las interfaces simplificadas y el SSO los empleados incorporaron rápidamente la herramienta.
• Mayor eficiencia: los flujos de trabajo automatizados sustituyeron a los procesos manuales, lo cual implicó una reducción de los cuellos de botella y los retrasos.
• Más capacidad de autoservicio: la base de conocimiento permitió a los trabajadores resolver problemas comunes sin ayuda de IT.
• Procesos estandarizados: un sistema de priorizaciones garantizó que las solicitudes se gestionaran de forma eficaz y justa.
• Incorporación interdepartamental: otras áreas como Recursos Humanos, Contabilidad y Ventas integraron la herramienta en sus flujos laborales.
• Tiempos de resolución más rápidos: el seguimiento de los SLAs y las asignaciones automatizadas mejoraron la gestión de los tickets y los índices de respuesta.

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