¿Qué hay de nuevo en InvGate Service Desk 5.6.12?

Sabrina Pagnotta enero 18, 2018
- 6 min read

Empezamos el nuevo año trabajando duro para incluir nuevas funcionalidades en InvGate Service Desk, pensadas para seguir facilitando tu prestación de servicios de TI.

En esta ocasión queremos contarte las novedades que estarán disponibles a partir de la versión 5.6.12 del producto, y cómo te ayudarán en tu trabajo diario. Echemos un vistazo a lo que hay de nuevo.

Exportación de campos de procesos

Ahora es posible exportar datos de las etapas de un proceso, lo que te permitirá obtener información de los campos que se completaron en cada formulario. Así, podrás hacer consultas masivas de los valores de las variables que más te interesen, como análisis de presupuestos o del éxito de tu proceso de alta de empleados, por ejemplo.

Anteriormente solo era posible exportar los campos personalizados de las solicitudes, pero no los de procesos creados. Ahora, en cada pantalla que ofrecía la posibilidad de exportar solicitudes a XLS, hemos agregado la opción de los campos de los procesos, así que al acceder a esta opción podrás elegir los que sean de tu interés.

En este breve video te mostramos cómo usar esta función:

Saltos a etapas de procesos

Esta funcionalidad fue pensada para que puedas saltar a ejecutar una etapa anterior o posterior dentro de un proceso, de manera que el recorrido ya no tendrá que ser exclusivamente lineal. De esta manera, los criterios condicionales facilitarán saltos que serán de utilidad para los procesos específicos de tu organización.

Basta con elegir uno de los condicionales y luego la flecha roja que se incorporó en el panel de la derecha. Desde allí podrás elegir a qué etapa se debe saltar bajo qué condiciones. Por ejemplo, si un usuario completó en forma incorrecta algún campo, con esta funcionalidad podrás hacer que vuelva a la etapa anterior hasta que lo complete en forma correcta.

¡Ya no hace falta agregar etapas de rework para corregir los campos! Conoce el funcionamiento de esta opción en el siguiente video:

 

Recordatorios de aprobaciones

Seguramente habrás notado que cuando los usuarios no responden aprobaciones, ya sea de solución o estándares, las solicitudes y los procesos se traban; por eso implementamos los recordatorios. Funcionarán como notificaciones automáticas, que recordarán a los encargados de aceptar, rechazar o cancelar las aprobaciones que su respuesta está pendiente.

El recordatorio podrá ser una notificación interna del sistema o un correo electrónico, y al activarlo podrás elegir la cantidad de días que deben pasar para enviarlo desde que se solicitó la aprobación.

Esta funcionalidad aplica a los tres tipos de aprobaciones existentes:

    • De solución, para que el cliente acepte la solución propuesta por el agente.
    • Personalizadas, para que los técnicos pidan aprobaciones con propiedades y criterios especificados en una plantilla, utilizadas comúnmente para aprobaciones recurrentes.
    • Espontáneas, cuando el agente elige a una persona específica para aprobar cierto pedido, aunque esto no forme parte del proceso habitual.

Para comenzar a usarla, ve a Admin → Solicitudes → Aprobaciones y marca la casilla de Recordatorios en la sección de cada tipo de aprobación (la casilla aparecerá para los tres tipos).

reminder-approval.jpg

Elegir categorías a las que relacionar activos

Ahora se pueden limitar las categorías de servicios en las que se permitirá relacionar activos. Esta es una buena noticia porque anteriormente la opción de relacionar activos aparecía en todas las solicitudes, aunque no tuvieran correspondencia directa con el pedido.

¿Alguien está pidiendo un cambio de tóner? ¡Muéstrale los activos de impresora relacionados para que pueda elegir el indicado! ¿Alguien está pidiendo vacaciones a Recursos Humanos? ¡No le muestres ningún activo sugerido!

A la vez, si estás familiarizado con nuestros productos, sabrás que, tradicionalmente, una instancia de InvGate Service Desk solo podía tener relacionada una instancia de InvGate Assets, para contar con información detallada de los activos vinculados a tickets. Pero, a partir de esta nueva versión, una instancia de InvGate Service Desk podrá administrar solicitudes relacionadas a activos de diferentes instancias de InvGate Assets, que aparecerán como sugerencias al cargar un ticket.

Para implementar esta integración, ve a Admin → Integraciones, donde podrás configurar las categorías que desees, como verás en la siguiente captura:

categories-assets.png

Esta funcionalidad es muy importante para nosotros, porque es parte de nuestra búsqueda continua de integrar InvGate Service Desk con más herramientas de ITAM. En el futuro, la comunicación con las plataformas más conocidas será mucho más fácil y eficiente para tu trabajo, así que presta atención a las actualizaciones de los próximos meses.

Gráfico de uso de licencias

Ahora podrás medir el uso de las licencias adquiridas de InvGate Service Desk, con el fin de optimizarlas. Este gráfico te mostrará si hay Agentes que no se están usando o si, por el contrario, necesitas más; también mostrará cantidades de Agentes con licencias concurrentes y nominales que se conectan, y un histórico de su uso.

Para llegar a ver este gráfico, ve a Admin → Sistema → Licencia. Se verá similar al siguiente:

grafico-licencias.png

Así, podrás concluir que si tus licencias concurrentes están cerca de la línea (es decir, del límite) tendrás que comprar más, porque te estarías por exceder. Pero ¡tampoco queremos que compres licencias de más! InvGate siempre está pensando en tu experiencia como usuario.

Drag & drop de campos personalizados

Ahora, como administrador del sistema, podrás modificar el orden en el que aparecerán los campos personalizados en una solicitud, arrastrándolos hacia la posición que desees.

Anteriormente aparecían en el orden en que fueron creados y era necesario borrarlos y crearlos de nuevo para modificar el orden de una solicitud, por lo que esta funcionalidad te ahorrará tiempo y facilitará la concreción de pedidos. ¿No es genial?

Drag&drop.gif

Estas son todas las novedades por ahora, pero recuerda que seguimos trabajando en integración con más herramientas de ITAM y en la mejora de tu experiencia como usuario, así que no te pierdas el próximo “Qué hay de nuevo?” en este blog. Mientras tanto, sigue accediendo a nuestras novedades, mejores prácticas y sugerencias de la industria en nuestro sitio web. ¡Suscríbete hoy para obtener noticias e información del producto!

¡Obtén la última versión de InvGate Service Desk!

Read other articles like this : license management, aprobaciones, gestión de procesos, Service desk

Evaluate InvGate as Your ITSM Solution

30-day free trial - No credit card needed