Cuando miran blogs y artículos que comparten las mejores prácticas y consejos de administración de activos de IT (ITAM), a menudo asumen que existe una herramienta de ITAM, o al menos una herramienta de administración de servicios de IT (ITSM), implementada. Sin embargo, como proveedor de herramientas ITSM y de herramientas ITAM, sabemos que no siempre es así. Y de muchas maneras, puede ser difícil justificar una nueva herramienta ITSM o ITAM cuando aún no la tienes, incluso si simplemente desde la perspectiva de "si no está roto, no lo arregles". Por supuesto, hay muchos beneficios que vienen con las herramientas ITSM e ITAM, pero esos no son para este blog. En su lugar, queremos compartir algunas formas sencillas en las que tu organización puede comenzar a administrar mejor sus activos de IT, incluso si no existe una herramienta ITSM o ITAM en su lugar.
1. Empieza por comprender la necesidad organizativa del ITAM
Puede parecer algo obvio, pero es importante darse cuenta de las muchas funciones o beneficios del ITAM. Porque esto influirá en cómo lo hace con ITAM y en las personas/equipos que necesita involucrar en la configuración de sus capacidades iniciales de ITAM. Por ejemplo, ITAM se puede utilizar para:
- Proteja los activos de la empresa de pérdidas
- Garantizar el cumplimiento de la legislación y los acuerdos de licencia de software
- Apoyar la mesa de servicio de IT y sus actividades de reparación y aprovisionamiento
- Identificar los activos que necesitan ser reemplazados (o potencialmente "sudar" para obtener un mayor valor de ellos)
- Negociar mejores ofertas de abastecimiento
- Invocar acuerdos de soporte y mantenimiento de terceros cuando sea necesario
- Ahorrar dinero
- Informar la toma de decisiones basada en proyectos
Además, ayudará a garantizar que ITAM no sea algo que estés haciendo sólo porque “esté bueno hacerlo".
2. "Empieza por donde estás"
Si has estado expuesto a ITIL 4, entonces reconocerás que este subtítulo está tomado de los siete principios rectores de ITIL 4. Significa que probablemente no sea necesario empezar de cero, ya que existen muchas actividades útiles y fuentes de información.
Por ejemplo, es posible que ya exista una lista de hardware de Excel o Google Sheets en algún lugar de la organización, tal vez en manos de la persona/equipo de adquisiciones. O la mesa de servicio de IT puede registrar los detalles de los activos, ya sea el número de serie o la etiqueta de activos, mientras brinda servicios de soporte o aprovisionamiento. O las herramientas de escaneo de red pueden estar registrando los activos, tanto hardware como software, en la red y quién los está usando.
Esta evaluación del statu quo se puede combinar con el primer punto, en el que se resuelve dónde ayudará el ITAM y a quién involucrar, ya que es probable que haya una superposición.
3. Acuerde las áreas clave para el enfoque inicial
ITAM puede ser un poco como el proverbial "hervir el océano". Entonces, por ejemplo, si tu organización está buscando reducir los costos de los activos de IT a corto plazo, entonces está el trabajo de determinar qué brindará los mayores beneficios comerciales de la lista potencialmente larga de oportunidades y combinar esto con los recursos disponibles y las fuentes de información.
Oportunidad de utilizar ITAM para evitar gastos en nuevos activos a menos que sea absolutamente necesario. Esto comienza considerando la mejor manera de utilizar esos recursos y datos para comprender cómo se ve actualmente el patrimonio de activos de IT de tu empresa.
4. Reúne un inventario de activos lo antes posible
Gran parte de lo que harás con ITAM dependerá de que tu organización tenga una fuente confiable de información sobre activos de IT. Esto probablemente será la consolidación de información de varias fuentes, algunas de las cuales ya hemos mencionado.
Entonces, comienza por encontrar inventarios/registros de activos existentes. Probablemente estarán incompletos e inexactos, pero es un comienzo. Incluye los datos de solicitudes de servicio e incidentes de la mesa de servicio de IT o los registros de su equipo de soporte de IT. Incluye también cualquier dato de compra relacionado.
Una ventaja rápida sería usar datos de monitoreo de red si están disponibles. Porque esto no sólo muestra los activos que se utilizan en la red, sino también por quién. También te permite marcar los activos que tu organización aún debería tener, pero que aparentemente no se están utilizando en la red. Éste es un excelente punto de partida para reclamar y redistribuir activos en lugar de tener que comprar otros nuevos.
5. Apuntar a los activos inactivos para su redistribución
Continuando con el ejemplo de tu organización que desea reducir el gasto en activos de IT, la lista de activos que no aparecieron en la red en el último mes, por ejemplo, es una gran plataforma para identificar ahorros de costos. Aunque es posible que debas poner este umbral más atrás si el trabajo home office está afectando los resultados de las herramientas de monitoreo de red.
La lógica aquí es que si un activo de IT no se ha visto en la red, es posible que no se esté utilizando y el desafío es rastrearlo. Es posible que todavía se esté utilizando, pero con poca frecuencia, especialmente si algunos empleados tienen varios dispositivos cuando no los necesitan. O es posible que se haya dejado inactivo en un escritorio o en un cajón; si tienes los datos del "último usuario conocido", se pueden rastrear rápidamente.
También puede haber problemas con los procedimientos de abandono de tu organización, que los activos de IT no se recuperan cuando los empleados se van. O pueden estar en el cajón de un gerente de línea. Realiza un seguimiento de estos activos – el análisis de los datos de RRHH sobre los empleados que renuncian también es una buena manera de identificar estos activos "faltantes" e intentar devolverlos para su redistribución.
Al hacer todo esto, tu inventario de activos de IT comenzará a ser más claro en términos de qué activos de IT se están utilizando legítimamente y cuáles están inactivos y listos para ser reutilizados, cuáles son problemas duplicados (y nuevamente están listos para su reutilización), cuáles han "dejad ” la organización y aún tienen esperanzas de recuperación, o cuáles están“ perdidos” y deben ser cancelados.
6. No olvides los activos de software
Por cada activo de hardware físico recuperado, también hay activos de software que se pueden "volver a cosechar" y redistribuir para ahorrar más dinero. Pero esto es sólo el comienzo del arte de la posible gestión de activos de software (SAM). Podrás leer más sobre esto en un futuro blog sobre ITAM.
Este blog ha tomado una ruta enfocada a lo que se puede hacer para mejorar ITAM sin una herramienta ITAM (y quizás incluso una herramienta ITSM). Por supuesto, se puede hacer más, con o sin herramientas adecuadas para su propósito, pero, con suerte, esto te hará pensar en cómo tu organización puede comenzar a tomar el control de sus activos de IT.
Si deseas obtener más información sobre ITAM, déjanos tus comentarios con tus preguntas. Alternativamente, si está buscando invertir en la herramienta ITAM, comunícate con nosotros para una prueba gratuita de 30 días.
