La gestión de activos de TI (ITAM), la gestión de activos de software (SAM), la gestión de licencias de software (SLM) y la optimización de licencias de software (SLO), a menudo se analizan desde una o dos perspectivas: 1. reducción de costos (u optimización) y 2. mejora de la gobernanza, incluido el cumplimiento. Sin embargo, hay una tercera perspectiva que no debe pasarse por alto: los beneficios de ITAM para optimizarnegocios, decisiones y actividades.
Este artículo ofrece algunos ejemplos y 10 consejos para comenzar a disfrutar los beneficios de ITAM en el corto plazo.
La visión más amplia proporcionada por las actividades de ITAM
Los beneficios de los datos y la información de ITAM no se limitan a la optimización de costos basada en activos mencionada anteriormente, ni a una mayor gobernabilidad. Por ejemplo:
Los agentes de la mesa de servicio pueden emplear datos de activos (hardware, software y servicios) para acelerar los tres procesos de resolución de incidentes y problemas y el aprovisionamiento de solicitudes de servicio.
El personal de gestión de cambios puede obtener una mejor perspectiva del impacto y los costos de los cambios propuestos.
El personal de finanzas puede comprender mejor el costo de TI desde diferentes perspectivas, como las unidades de negocios, las ubicaciones y los servicios; esto incluye el costo total de propiedad (TCO) o los cálculos del rendimiento de los activos empleados.
Los equipos de facilities pueden tomar decisiones mejor informadas sobre la utilización de la oficina (dado el nivel de provisión de dispositivos móviles por equipo) o incluso en el espacio del data-center y la optimización de utilidades.
Los equipos de compras pueden emprender la planificación de la demanda para negociar precios unitarios mejorados (especialmente a través de la estandarización) y garantizar que los nuevos gastos de activos se realicen solo cuando sea necesario. El personal de gestión de contratos también tiene un apalancamiento adicional con respecto a los contratos.
La gente de administración de riesgos puede tomar mejores decisiones en el contexto de cumplimiento y riesgo relacionado con los activos.
Los ejecutivos senior de TI pueden tomar decisiones a nivel empresarial sobre la mejor manera de administrar los activos de TI existentes y los gastos futuros. Por ejemplo, retrasar las actualizaciones del dispositivo de productividad personal por un año adicional para ciertos tipos de dispositivos y fabricantes.
Sin embargo, aunque todo esto es genial, no escapa al hecho de que muchas organizaciones requerirán un rendimiento muy visible y rápido de los fondos que inviertan inicialmente en actividades de ITAM. Esto se puede hacer de manera bastante simple, con importantes ganancias rápidas, como muestra el siguiente ejemplo.
Un ejemplo de los posibles rendimientos incluso de la inversión más básica en ITAM
Una organización para la que trabajé anteriormente emprendió un pequeño proyecto para verificar la existencia y el uso productivo de las PC y las computadoras portátiles entregadas (y cobradas) por un proveedor de servicios subcontratado. Esto identificó un "desperdicio" significativo, es decir, gastos innecesarios de TI, debido a:
Facturación excesiva, donde el proveedor externo estaba facturando involuntariamente los activos de TI que se habían retirado debido a una actualización o reemplazo.
Una falta de control sobre quienes abandonan la compañía, con activos dejados in situ o dejando a la organización con el empleado (en ambos casos, los activos no productivos aún se cobraban).
Otros activos no productivos: donde simplemente "acumulaban polvo" o los individuos tenían múltiples activos sin una necesidad real. Una vez más, estos activos todavía estaban siendo cobrados por el subcontratista.
Para nosotros fue relativamente fácil eliminar este "desperdicio" utilizando tres fuentes de datos clave:
La fuente de datos de facturación del agente externo: su registro de activos de TI
El directorio de empleados de la organización (que fue alimentado por el sistema corporativo de recursos humanos)
Datos de escaneo de red proporcionados por el proveedor externo.
Con estos datos se identificaron los activos pagados que no se habían escaneado recientemente, que se componían de los tres tipos de "desperdicio" anterior. Además, los datos de recursos humanos se utilizaron para identificar a las personas que abandonaron (y sus activos) y el registro de datos de activos para contactar a los empleados con múltiples dispositivos o donde se hayan intercambiado, pero donde los dos dispositivos estaban vigentes.
Este proyecto inicial de ITAM dio como resultado una reducción neta de 7,000 activos de TI cobrados en 18 meses, con una caída asociada en las tarifas de externalización de £10 millones por año. Y realmente no fue tan difícil.
Entonces, ¿qué puede hacer tu organización?
10 consejos para obtener ganancias rápidas de ITAM
Esta no es de ninguna manera una lista definitiva, pero esperamos que estos 10 consejos sean suficientes para iniciar la inversión de tu organización en ITAM, de modo que pueda ofrecer rápidamente beneficios suficientes para respaldar las actividades y mejoras en curso.
1. Sigue el ejemplo anterior
Toma las tres fuentes de datos (o dos si aún no existe algún tipo de inventario de activos) para comprender qué se está utilizando y qué no. Este es un proceso sistemático que involucra muchos de los otros consejos que siguen para encontrar activos de TI "faltantes" e improductivos.
2. Crea un inventario oficial de activos
Comienza con los datos de escaneo si es posible (con un mínimo de detalles de activos y el último usuario conocido). De lo contrario, busca otras fuentes de datos, como los registros de soporte de TI y los datos de compra de activos conocidos. Estas fuentes de datos también se pueden usar para complementar (y hacer una referencia cruzada) los datos de escaneo para identificar activos que no se han conectado (recientemente) a la red.
3. Ten en cuenta quiénes abandonaron
Pon en marcha un proceso formal para conocer quiénes abandonaron la compañía, además de utilizar una lista de saltos anteriores provista por RR.HH. para rastrear sus activos de TI, es decir, ¿fueron recopilados por TI, se fueron con un gerente o colega o se los llevaron con ellos? Con el tiempo, esta actividad puede extenderse a los promotores para garantizar que los empleados en nuevas funciones solo tengan los activos de TI adecuados para realizar su trabajo.
4. Ejecuta un sorteo de premios para los activos devueltos
Por ejemplo, en el caso que expusimos más arriba, el sorteo mensual resultó en el retorno de alrededor de 100 activos poco utilizados por mes a cambio de un premio mensual único para la consola de juegos. Por supuesto, cada envío se verificó para garantizar que los activos productivos no se devolvieran por error.
5. Apela a la mesa de servicio / o una verificación de activos a través de soporte de TI
Es tan simple como preguntarle a la persona que llama (o al usuario de autoservicio) sobre los activos que actualmente tienen en su poder. Esto saca a la luz los activos previamente desconocidos y ayuda a garantizar que los datos de activos existentes sean precisos.
6. Usa los datos de recursos humanos para identificar personal sin activos de TI conocidos
Esto no solo destaca los activos productivos que no se están escaneando (o similar), sino que también resalta los activos que se pueden devolver a TI.
7. Mantén tu inventario al día
Asegúrate de que los nuevos activos siempre se agreguen al inventario, ya sea de compras o datos de aprovisionamiento de TI.
8. Monitorea los cambios
Pon en práctica procedimientos de gestión de cambios de activos, que van desde cambios en sus propiedades hasta el seguimiento de activos que se monitorearon en algún momento, pero ya no.
9. Ve más allá del hardware para evaluar el uso del software
Mientras que tu organización idealmente ya está asegurando que su posición de licencia sea de cumplimiento, no significa que su uso del software sea óptimo. Una tecnología de seguimiento del uso del software o una simple conciliación de los datos de escaneo con los roles de los propietarios de activos puede seguir marcando oportunidades para desinstalar / recuperar software costoso, pero innecesario.
10. Usa los datos ITAM para tomar decisiones informadas sobre las renovaciones de mantenimiento
Esto debe reflejar tanto los volúmenes como los niveles de uso, siendo este último un indicador del valor del gasto de mantenimiento.
Entonces, ¿cómo está la capacidad de gestión de activos de TI de tu organización? Si tienes una herramienta para ayudar, entonces genial. Si no es así, prueba estos 10 consejos para comenzar (o para mejorar) y para respaldar tu futura inversión en actividades ITAM aún más productivas.
