Previamente, en nuestro blog ITAM 101, hicimos una introducción a la Gestión de Activos de IT (ITAM en inglés), a la vez que te proporcionamos una lista de beneficios ITAM y algunas pequeñas victorias para un comienzo rápido.
El siguiente paso es encarar la creación del caso de negocio para ITAM, en otras palabras, mostrar como tu herramienta de toma de decisiones se alinea en el caso de ITAM con los resultados y requerimientos de tu empresa. Esta es la mejor manera de tener éxito con una iniciativa ITAM, no sólo en términos de justificar una inversión sino también acordando el alcance y las métricas utilizadas para lograr el éxito.El caso de negocio de ITAM no es distinto de cualquier otro y será más exitoso (y la iniciativa también) si incluye las siguientes secciones:
● Patrocinio
● Objetivos de negocio
● Alcance
● Costos
● Beneficios (tangibles e intangibles)
● Enfoque recomendado
● propuesta para un plan de proyecto
Patrocinio (y Soporte)
No puedes hacer ITAM tú solo. ITAM bien hecho es una responsabilidad de todos,
además, para poder disponer de los fondos, prever y evitar gastos innecesarios por falta de apoyo, necesitarás respaldo.
Para tener las mejores chances de éxito necesitarás tener apoyo de toda la organización. En primer lugar, desde la gerencia, idealmente de alguien que pueda llevar el tema a la junta. Tener apoyo desde la gerencia significa, para bien o para mal, que tu caso será tomado en serio debido al nivel al que se ha llevado el tema. Si tienes una "meta propia" reciente, tal como un hallazgo desfavorable en una auditoría de licencias o un incidente embarazoso grave, causado por la falta de administración de activos, entonces tanto mejor. Nada brinda más sentido de gravedad en un caso de negocio que haber pasado por un fracaso reciente (y posiblemente público).
Si bien el apoyo de la alta dirección es importante, también lo es el de tus colegas en los equipos de servicio, compras y soporte técnico, ya que ellos estarán involucrados con sus políticas y prácticas de ITAM en el día a día. Trata de involucrarlos desde el principio en el proceso y continúa llevándolos contigo. Es mucho mejor que presentarles un "acuerdo hecho".
Además, si se sienten como si hubieran sido incluidos en el proceso de toma de decisiones, entonces es más probable que compren tu solución y la defiendan en el futuro.
El último grupo de personas de las que necesitará apoyo es la comunidad de usuarios finales. Como ya hemos dicho, ITAM es responsabilidad de todos. Tendrás que hacer el proceso de solicitud de software tan fácil e indoloro como sea posible. El mensaje clave aquí es potenciar a tus usuarios en lugar de hacer que se sientan limitados, mejorar el acceso al software podría ser tu primera victoria rápida.
Objetivos de Negocio
Debes alinear tu caso de ITAM a los objetivos de negocio actuales y futuros. Si presentas un caso de negocio orientado a la tecnología y no comunicas los resultados positivos del negocio, entonces fracasarás porque nadie será capaz de entenderlo y mucho menos de comprarlo.
Algunos ejemplos de objetivos de negocio incluyen:
- Mejorar el desempeño de la auditoría, con reducción o eliminación de hallazgos desfavorables.
- Asegurar la cantidad correcta de licencias de software (para lograr ahorro de dinero y / o garantizar el cumplimiento)
- Optimizar el uso de los activos de TI con los ahorros financieros asociados
- Tener una mejor posición de negociación al momento de una renovación de contrato (ahorro financiero, de nuevo)
- Estar mejor ubicados para negocios y / o transformación. Los modelos de adquisición de activos que se corresponden con las necesidades actuales y futuras del negocio apoyarán la actualización y la planificación de la migración
- Lograr un entorno más seguro, ya que sólo puede instalarse software apropiado sin virus en el entorno de producción.
Alcance (y Prioridad)
Para la mayoría de las organizaciones, ITAM es una iniciativa demasiado grande para adoptar un enfoque big bang. Así que en su lugar tendrás que priorizar tus esfuerzos y las áreas a ser dirigidas.
En la etapa de caso de negocio de cualquier proyecto ITAM, busca ganancias rápidas para demostrar el retorno de inversión más rápido y efectivo. Además, céntrate en tus áreas más grandes, podría ser tus herramientas "estrella", tales como Microsoft, Oracle y Adobe; luego prioriza la atención por riesgo a la organización en general.
Otro enfoque es mirar las áreas que le causan más dolor. Si tiene un ítem relacionado con un activo en tu registro de riesgo, atácalo primero y obtén un mapa del entorno.
La clave es asegurarse de que tu alcance está claramente definido desde el principio, ya que ITAM es muy amplio y por ende siempre puede suceder que el alcance de tu proyecto crezca de forma continua y descontrolada, lo que en inglés se denomina como scope creep.
Costos
*Suenan trompetas* No se trata sólo de la herramienta y lo que cuesta, también es acerca de los procesos de apoyo, así como las personas necesarias para ejecutarlos. Esto también tiene un costo.
Tu proyecto de ITAM es absolutamente dependiente de la gente. Incluso si cuentas con una herramienta ITAM sólida, a menos que tenga las personas adecuadas, es probable que tu proyecto ITAM sea un fracaso en comparación con los objetivos de negocio. Así que asegúrate de que el presupuesto para reclutar y capacitar a la gente sea suficiente como para ejecutar los procesos involucrados. Y no olvides el factor del costo de la formación.
La creación de procesos también incurrirá en costos. Sea un desarrollo propio o por medio de terceros, que pueden ofrecer una solución más rápida y potencialmente mejor.
Beneficios
En la primera parte de esta serie, hemos abordado los beneficios de alto nivel de ITAM. Pero, en la etapa del caso de negocio, aquí es donde necesitas adaptar los beneficios a tu organización, la construcción de diferentes líneas de los escenarios de beneficios de negocio. Algunos ejemplos podrían incluir:
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Departamento |
Beneficios |
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Riesgo y Compliance |
Se Facilita el cumplimiento de las directivas regulatorias SOX, IL3 y / o las normas ISO. Tener sólidos procesos de ITAM también significa que la gente de riesgo y compliance está mejor preparada para las auditorías, ya que la documentación correcta y los controles ya están en su lugar. |
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HR |
Se consigue asociar ITAM a la política de uso de TI aceptable, de tal manera que todo el mundo sepa qué hacer y qué no hacer para usar equipamiento de trabajo. ITAM también ayuda a los empleados a mejorar el cumplimiento de las regulaciones y políticas corporativas que minimizan los riesgos legales y de seguridad. |
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Mesa de Ayuda |
Se obtiene información de activos que ayuda con la administración de incidentes. El agente de Mesa de Ayuda sabrá más acerca de un activo afectado y, por lo tanto, podría diagnosticarlo y solucionarlo más rápidamente. Una fuente central de software aprobado y soportado puede ser utilizada para iniciar un proceso de cumplimiento de solicitud consistente. |
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Equipos de Soporte Técnico |
Se adquiere una lista central de software aprobado - que se despliega centralmente por una biblioteca de medios definitiva (DML) lo que hace más fácil, más rápido y más seguro instalar software. |
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Seguridad |
Sólo se autoriza el uso de hardware y software autorizados y seguros para el entorno de producción, lo que reduce el riesgo de amenazas cibernéticas. |
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Compras/adquisiciones |
Se conforma proceso central y estándar para la compra de hardware y software que proporciona una mejor comprensión del hardware y la posición de licencia, que a su vez permite una negociación de contratos más eficaz. Hay mayor capacidad de rastrear activos y costos, a lo largo de todo su ciclo de vida. |
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Continuidad del Negocio |
Se posibilita disponer de datos sobre los activos críticos para la empresa como insumo clave en los planes de continuidad de los servicios de TI. |
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Negocio |
Se logra una mejor planificación presupuestaria de los gastos proyectados, haciendo que el gasto en TI sea más transparente y seguro. |
Enfoque Recomendado
Aquí es donde se describe tu enfoque preferido en términos de herramienta, asesoría y personal adicional. Asegúrate de que las opciones consideradas y los resultados preferidos se establezcan con claridad, sean fáciles de entender y estén estrechamente alineados con las metas y directrices de negocio.
Así, tu caso de negocio es, efectivamente, donde se establece la ventana de tu tienda ITAM. Al alinear ITAM con los objetivos de negocio, como ahorro de costos, mayor cumplimiento con los requisitos normativos, mitigación de riesgos y un modelo de funcionamiento más simplificado, no sólo comunicarás los beneficios de ITAM sino también darás a tu iniciativa ITAM la mejor oportunidad posible de éxito en los resultados, en términos de aprobación y ejecución de la financiación.
