La "colaboración" puede parecer una palabra trillada de gestión de TI en la actualidad, pero hay una razón por la cual a menudo necesitamos trabajar juntos, a través de los límites del equipo e incluso del negocio, para ofrecer mejores resultados comerciales. Y la gestión de activos de TI (ITAM) es definitivamente un área que está muy influenciada, en términos de éxito, por el nivel de colaboración efectiva involucrada.
Para ayudar con tu iniciativa (o programa) de ITAM, este artículo ofrece cinco sugerencias para aprovechar la colaboración al comenzar o mejorar tu gestión de activos de TI.1. Piensa en la introducción / mejora de ITAM como un cambio organizacional
Si recién estás comenzando con ITAM, o está tratando de formalizar y mejorar tus actividades actuales de ITAM, entonces estás implementando un cambio. Sin embargo, no se trata solo de un cambio basado en procesos, o un cambio tecnológico, sino que probablemente sea un cambio en la forma de trabajar, es decir, un cambio organizacional.
Y el cambio organizacional puede ser difícil, potencialmente amplificado a medida que el cambio impacta a más y más personas y equipos, especialmente cuando se cruzan los límites en la organización. Por ejemplo, en el caso del ITAM, necesita la cooperación de otras líneas de negocios, como compras, finanzas y recursos humanos (HR).
Por lo tanto, gran parte de la sabiduría recopilada sobre una mejor gestión del cambio organizacional (OCM, por sus cifras en inglés), incluyendo la reducción de la resistencia al cambio, se aplica a ITAM. Por ejemplo, las herramientas y técnicas de OCM que ayudan con la participación temprana, la comunicación efectiva, la aceptación inicial, la educación inicial y la orientación continua. Además, la necesidad de que todos los involucrados conozcan el "qué hay para mí" antes de que acepten el cambio.
Luego, hay otras prácticas recomendadas de gestión de proyectos y OCM, como los pequeños inicios y el desarrollo de éxitos a medida que se avanza.
2. Acuerda los elementos clave a través de los límites organizacionales
No es necesario ser un genio para comprender que si creas algo en tu torre de marfil, será difícil vender lo que sea a otros (que no tienen acceso a esa torre).
Entonces, ¿qué necesitas acordar? La respuesta es casi todo, incluso si ese acuerdo no requiere un alto nivel de participación por parte de todos los involucrados. Y es importante considerar esta participación requerida, y la posible necesidad de colaboración, desde el principio.
Toma la definición de lo que ITAM es (y no es) como un buen ejemplo. A primera vista, la gestión de activos de TI, ITAM podría parecer una cosa de TI. Pero, como ya lo expresamos, cuando aludimos a compras, finanzas y recursos humanos, es necesario comprender completamente el alcance y los requisitos para tus capacidades de ITAM, incluidos los requisitos de administración de riesgos corporativos y gobernanza, antes de comprometer cualquier definición y parámetros operativos.
Además, siempre existe la posibilidad de que la inclusión de más "jugadores", como parte de la colaboración, abrirá casos de uso adicionales para los procesos y datos de ITAM y los beneficios que estos obtendrán.
3. Crea métricas de nivel empresarial y KPI
Un área de TI podría estar orgullosa, e incluso emocionada por el hecho de que su base de datos de activos de TI sea 95% precisa. Pero a falta de métricas adicionales e indicadores de desempeño clave (KPI), más factores críticos de éxito (CSF); decir, “95% ¿Y qué? " no estaría fuera de lugar, porque la precisión de la base de datos por sí sola no contribuye a un mejor negocio.
Existe, por supuesto, una necesidad de precisión de la base de datos; pero el valor real de dicha precisión solo se produce cuando la información que contiene contribuye a alguna forma de éxito a nivel empresarial. Y medir este éxito requerirá la colaboración, desde la comprensión del status quo, el punto de partida (y la línea base) hasta la elaboración de un portfolio de métricas y KPI que aseguren que las actividades del ITAM funcionen contra un espectro potencialmente amplio de intereses creados (y requisitos).
Es importante destacar que esta colaboración en torno a la medición de la performance se requiere por adelantado, como parte de la planificación inicial. ¿Por qué decimos esto? Porque, desafortunadamente, no es raro que las métricas se decidan después del hecho, y esto no solo hace que sea potencialmente más difícil aceptarlas, sino que también se desaprovecha la oportunidad de acordar líneas de base y objetivos de éxito adecuados a corto plazo.
4. Equilibra el "¿Qué hay para mí?"
Es muy inusual en la vida que haya ganadores sin perdedores o que todos puedan obtener todo lo que desean y necesitan. La palabra clave es: Compromiso.
Si bien la colaboración a través de los límites organizacionales ayudará a que todos se acerquen más a lo que necesitan de ITAM, a menudo habrá instancias en las que algunas, sino todas las personas / roles involucrados deben comprometerse por el bien del negocio en general.
Por ejemplo, el soporte de TI podría querer que el equipo de compras se mueva extremadamente rápido, para ayudar a cumplir con las expectativas actuales de los usuarios finales sobre la velocidad de la provisión de nuevos servicios. Mientras que finanzas podría querer asegurar que los costos se minimicen (o al menos se optimicen), y los responsables de gobernanza podrían necesitar asegurarse de que la empresa no quede expuesta a ningún riesgo asociado con el procesamiento rápido de pedidos. Por ejemplo, errores de administración de licencias de software.
En definitiva, tus políticas, procesos y prácticas de ITAM deben encontrar el equilibrio adecuado entre las diversas partes interesadas del negocio.
5. Fija las funciones y responsabilidades de ITAM
Tu programa ITAM tendrá muchas partes móviles, repartidas en varias líneas de negocios y equipos dentro de la organización. Y es obvio que esas piezas móviles no siempre funcionarán bien juntas en una máquina ITAM bien engrasada, si no se ha llegado a un acuerdo y una definición clara de los roles y responsabilidades del ITAM involucrado .
Por ejemplo, ¿quién es responsable de guardar los comprobantes de licencias de manera que sean fácilmente accesibles (para su uso dentro de las auditorías de proveedores de software)? Seguro que puedes imaginar un escenario en el que algunas compras se llevan a cabo por adquisiciones, otras por TI, y otras se pierden por el viento.
Por lo tanto, el acuerdo, la documentación y la comunicación de las funciones y responsabilidades de todos los involucrados (y no solo de los miembros principales del equipo ITAM) ayudarán a garantizar que las expectativas estén establecidas y el programa ITAM funcione según lo previsto.
Por lo tanto, los acuerdos, documentación y la comunicación de las funciones y responsabilidades de todos los involucrados (y no solo de los miembros principales del equipo ITAM) ayudarán a garantizar que las expectativas estén establecidas y el programa ITAM funcione según lo previsto.
Entonces, esos son nuestros cinco tips para usar la colaboración para lograr el éxito de ITAM. ¿Qué agregarías? Por favor, déjanos tus comentarios.
