ITAM 101: 3 tips para la gestión de licencias de software

InvGate enero 24, 2018
- 4 min read

El software puede ser un gran gasto para las organizaciones y, por lo tanto, administrarlo eficazmente puede marcar una gran diferencia en lo que se gasta en él cada año.

Pero la gestión de licencias no es solo acerca de ahorrar dinero, se trata también de cumplimiento: tener la capacidad de garantizar que el software utilizado en tu organización tenga licencia y se use de forma optimizada.

Para ayudarte con ello, este artículo te ofrece algunos tips prácticos acerca de tres áreas, sobre cómo obtener un mejor control de tus licencias de software.

1. Decide y comunica tu capacidad de licencias de software inicialmente y a futuro: “Esto es lo que estaremos haciendo”

Al establecer el alcance para un proceso de gestión de licencias de software, o un software de gestión de activos de software (SAM, por sus siglas en inglés), nos encanta tener presente la frase de David Allen, gurú de la productividad y gestión eficiente del tiempo: “Tú puedes hacer algo, pero no puedes hacerlo todo”.  En otras palabras, haz foco en lo que es importante, en lugar de tratar de abarcar todo de una sola vez.

Así que orienta tus esfuerzos, elige una o más de tus áreas de riesgo, tu top cinco de proveedores de software, o con el que más gastas.

Para cada vendedor o proveedor de software, define qué aplicaciones usa tu organización, números de versión y acuerdos de licencias. Asegúrate de que el alcance de tu SAM esté documentado, aprobado y acordado para que no haya confusión o posibilidad de error.

2. Sobrecarga tus políticas, procesos y documentación SAM

Las licencias de software y SAM viven y mueren en la documentación de políticas y procesos.

Tu política establece las reglas que todos -desde la alta gerencia hasta un nuevo empleado- deben seguir en su primer día; estas podrían incluir:

  • Criterios para solicitar software
  • Cómo se bloquean las PC y las laptops
  • Disposiciones para dispositivos móviles
  • Uso de software en la nube
  • ¿Qué sucede si se descubre un software no utilizado en una PC? ¿Se puede reutilizar?
  • ¿Cuánto tiempo debe usarse el software antes de ser reclamado por el departamento de compras o el equipo de SAM?
  • Reglas para la carga de costos de software entre departamentos o líneas de negocios.

Una vez que ya tienes tus políticas en su lugar, es hora de ocuparte de tu/s proceso/s de SAM y de cómo se maneja el software en tu organización. Y cuando configures tu/s proceso/s SAM, asegúrate de que los siguientes ítems estén cubiertos:

  • Cómo solicitar un nuevo software
  • El proceso para verificar la disponibilidad de licencias existentes
  • Aprobación para comprar nuevo software
  • Software de pedidos
  • Recepción de la compra de software
  • Instalación
  • Soporte
  • Retiro/recambio

Asegúrate de que tus procesos admitan otras funciones para evitar la duplicación. Por ejemplo, las solicitudes de un nuevo software podrían incluirse en el proceso de cumplimiento de solicitudes, por lo que debes consultar con tu departamento de servicio de TI para ver qué está funcionando.Trabaja con los equipos de compras/ adquisiciones para garantizar que exista un trackeo de auditoría para las solicitudes hasta su retiro / eliminación. Trabaja con seguridad de TI para asegurarte que tus políticas de uso estén sincronizadas. Por ejemplo, ¿necesita el SAM tener su propia política de uso de software, o será parte de la política general de gestión de seguridad de TI?

Finalmente, cuando estés trazando tu proceso de SAM, no olvides incluir la gestión de cambios y de releases como principales puntos de control. La gestión de cambios puede utilizarse para garantizar que la necesidad de licencias se tenga en cuenta en la etapa de aprobación; por otro lado, la gestión de releases garantiza que solo se instale un software licenciado y autorizado desde un punto de instalación central o una biblioteca de medios definitiva (DML).

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3. Aprovecha la tecnología fit-for-purpose

Una vez que tu organización alcance cierto tamaño, necesitarás un conjunto de herramientas para respaldar tu proceso y procedimientos de SAM.

Comienza con lo que ya tienes. Si tu departamento de soporte de TI tiene una herramienta de gestión de servicios de TI (ITSM), ¿tiene también una base de datos de la gestión de configuración (CMDB, por sus siglas en inglés) o un sistema de gestión de configuración (CMS)? Quien ocupe el rol de encargado de la configuración debe ser capaz de sostener el proceso de SAM y proporcionar la información pertinente de la CMDB/CMS.

Si tu base de datos SAM y CMDB/CMS son bases de datos separadas, entonces deberás establecer un proceso para compartir información, de manera que puedas garantizar que la relación entre el software licenciado y el hardware en el que se encuentra es correcta y está actualizada, tanto por motivos de cumplimiento como para las consultas de soporte día a día. 

Teniendo en cuenta la película completa, respecto de tecnologías de SAM, el siguiente paso es buscar herramientas dedicadas para manejar tus obligaciones de licencias de software. Los elementos a considerar incuyen:

  • Descubrimiento: entender qué software existe en tu entorno.
  • Conciliación: la capacidad de conciliar las instalaciones de software en su entorno con las licencias adquiridas del proveedor.
  • Medición: entender qué software se usa y con qué frecuencia, lo que ayuda con la optimización del software; es decir, garantizar el valor óptimo, o incluso un nivel aceptable de valor, obtenido de los activos de software.
  • Gestión de contratos: para almacenar, gestionar y hacer referencia a tus contratos y acuerdos de usuario, además de la capacidad de aprovechar los datos de uso para optimizar las renovaciones.
  • Mantenimiento e implementación de software automatizado: la capacidad de implementar pequeños cambios o parches de mantenimiento; además, si es necesario, la posibilidad de implementación automatizada de software.
  • Gestión de procesos: automatizar tu proceso SAM minimizando el esfuerzo manual, siempre que sea posible.
  • Reportes: proveer información de licenciamiento para quienes la necesiten, cuando lo requieran y con el formato adecuado.

En definitiva, se trata de aprovechar la tecnología para optimizar las actividades de SAM a fin de colaborar para que los registros de licencias se puedan capturar con precisión mantenida en el tiempo, así como para que los registros se actualicen fácilmente cuando se compra un nuevo software (o se realizan cambios). Además, esto ayuda a la optimización del uso de activos de software y a la verificación de los registros para las futuras auditorías de proveedores.

 ¿Qué piensas de estos tres consejos? ¿Agregarías alguno más para ayudar a las personas que comienzan con SAM? Por favor, ¡haznos saber tu opinión en los comentarios!

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