La gestión de activos de TI (ITAM) como una capacidad, es algo que realmente puede ayudar a tu organización a manejar lo que se está utilizando en tu entorno de TI. Bien hecha, puede ahorrarle dinero a tu organización (incluida la inversión de terceros), impulsar la eficiencia operativa y mitigar el riesgo.
Con demasiada frecuencia, la gente se empantana en los detalles del ITAM o encuentra excusas (que a menudo terminan siendo mitos) que les impiden comenzar lo que debería ser un viaje exitoso de ITAM. Así que, separemos el hecho de la ficción, con una buena caza de mitos.
Mito 1: ITAM no se aplica para mí
En la vida real: noticia de último momento, ITAM se aplica a todas las organizaciones. No importa quién eres, qué hace tu organización, o si es grande o pequeña: como mínimo, si tiene software, debe tener el número adecuado de licencias y estar sujeto a auditorías del proveedor de software (con las multas asociadas por incumplimiento).
Mito 2: ITAM es demasiado difícil y costoso para implementar
En la vida real: la verdad es que es mucho más difícil y costoso lidiar con el resultado de no contar con los controles ITAM correctos. Las auditorías, las multas y las actividades de conciliación pueden agregar un estrés adicional a tu departamento de TI.
Por lo tanto, en lugar de considerar el ITAM como un desperdicio de recursos o un gasto, cambia tu punto de vista y míralo como una inversión en la calidad del servicio. Al implementar ITAM, evitarás la preparación apresurada y de último minuto para auditorías, multas y reelaboraciones y tareas manuales de inventario. No solo reducirás el riesgo de tener licencias insuficientes, sino que también fortalecerás la estabilidad de tu servicio al reducir la probabilidad de interrupciones del mismo debido a problemas de licencias.
Mito 3: Tendremos que comenzar con ITAM desde cero
En la vida real: observa lo que su organización ya tiene: te sorprenderá la cantidad de ITAM ad-hoc que ya hace.
¿Tiene tu mesa de servicio un proceso de cumplimiento de solicitud para administrar pedidos de nuevo hardware y software? ¿Tus equipos de soporte técnico usan identificaciones de activos para realizar un seguimiento de un kit de TI? ¿Tu equipo de finanzas tiene un proceso de compra de TI? Mira lo que tienes y construye desde eso.
Mito 4: Hago ITIL, ¿eso ya debería incluir ITAM, verdad?
En la vida real: me temo que no. ITIL es un marco de mejores prácticas de gestión de servicios de TI (ITSM) que analiza la ejecución de tus servicios de TI y comerciales desde la estrategia hasta la mejora continua del servicio (CSI). Mientras que ITAM es un conjunto de procesos (más personas y tecnología) para administrar, controlar y proteger tu entorno de TI.
Las herramientas de ITSM gestionan incidentes, problemas y cambios y, si tienes suerte, incluyen la base de datos de la gestión de configuración (CMDB). Las herramientas de ITAM son motores dedicados que pueden rastrear tus activos y pueden conciliar licencias de software con servicios relacionados. Intentar comparar los dos tipos de herramientas sería como comparar Batman con Ironman: dos superhéroes, pero desde universos completamente separados (en este caso DC versus Marvel sería como decir ITAM versus ITSM).
Mito 5: ITAM no tiene nada que ver con la Mesa de Servicio de TI
En la vida real: el foco de la mesa de servicio de TI es lidiar con incidentes y solicitudes de servicio, así como manejar la comunicación con los usuarios finales, por lo que se presta perfectamente a la causa de ITAM.
Las solicitudes de servicio son una gran oportunidad para incorporar las mejores prácticas de ITAM a los requerimientos de hardware y software. Si usas procesos manuales para gestionar las solicitudes de TI de los usuarios finales, entonces su proceso puede parecerse a esto (OK, podría haber exagerado un poco la complejidad de ping-pong, (pero quizás no):
- El cliente llama por teléfono a TI para solicitar una nueva laptop.
- TI le dice al cliente que necesitan hablar con el departamento de compras.
- El departamento de compras registra la solicitud y luego contacta a TI para obtener asesoramiento sobre las especificaciones técnicas.
- El departamento de TI responde al departamento de compras mientras hace malabares con llamadas, correos electrónicos y administración de colas de trabajo.
- El departamento de compras ordena una laptop.
- La computadora portátil llega y espera hasta que alguien tenga la oportunidad de procesarla.
- La laptop luego se envía a TI para la configuración.
- TI le pregunta al equipo de adquisiciones qué software se necesita.
- El equipo de adquisiciones lo charla con el cliente.
- Adquisiciones le pasa la respuesta a TI.
- TI se da cuenta de que se deberán comprar más licencias de software
- TI o el departamento de compras adquieren nuevas licencias
- El software y / o las licencias llegan.
- Se cargan las licencias, se instala el software necesario y la computadora portátil se envía al usuario.
Desarrollar el cumplimiento de las solicitudes en sus procesos ITAM y utilizar un portal de autoservicio, significa que la experiencia se vería más o menos así:
- Un usuario final necesita una nueva computadora portátil. Ingresa al portal de la mesa de servicio y registra una solicitud de servicio. El usuario final puede seleccionar las especificaciones de hardware y software de un catálogo de servicios. La herramienta ITSM envía por correo electrónico automáticamente la referencia de solicitud de servicio al cliente, envía una tarea de aprobación al gerente de este usuario y notifica a la mesa de servicio.
- Una vez que se aprueba la solicitud, tanto el cliente como la mesa de servicio son notificados. El agente de la mesa de servicio ve la solicitud y verifica el inventario existente a través de la herramienta ITAM. Si la laptop está en stock y el software necesario es parte de una versión estándar, con licencias disponibles, TI la configura y testea la computadora portátil. Si se necesita stock, se envía una solicitud al equipo de compras que levanta la orden de compra y ordena equipos nuevos (que luego se entregan a TI para configurar y testear).
- La computadora portátil se entrega al usuario final y, después de la confirmación de que todo está bien, la solicitud de servicio se cierra.
¡No sé tú, pero definitivamente yo prefiero la segunda opción!
Mito 6: es demasiado trabajo para tan poco beneficio
En la vida real: ITAM es en realidad una de las capacidades de gestión de TI en la que puedes ver los beneficios más rápidamente, y la mayoría de las empresas de consultoría de la industria plantean el retorno de la inversión en términos de meses en lugar de años.
Un pequeño pantallazo de los beneficios del ITAM incluye:
- La capacidad de administrar, controlar y proteger tu entorno de TI.
- La posibilidad de comprar, configurar, administrar, dar soporte y dar de baja, de manera proactiva, tus activos de hardware.
- Ser capaz de garantizar que acuerdas con las reglas de cumplimiento de software y de tener las licencias apropiadas.
- Tener un punto de referencia para todos tus activos de servicios críticos significa que puedes anticipar las fechas de finalización de la vida útil y renovar los contratos de soporte y licencias de forma automática ahorrando tiempo, dinero y doble trabajo.
Entonces, ahora que hemos cazado y dejado al descubierto los principales mitos de ITAM, ¿qué estás esperando? ¿Qué otros mitos de ITAM te gustaría que rompamos? ¡Por favor házmelo saber en los comentarios!
